Verlonen: Stap 1 Automatische processen en uitvoeren loonberekening – Loket voor Werkgevers

Wanneer alle variabelen ingevoerd zijn en de vaste gegevens kloppen voor een bepaalde periode, ben je klaar om te gaan verlonen. Het verwerken van een loonrun bestaat uit totaal 3 stappen. Wanneer je naar een werkgever gaat, vind je onder Salarisverwerking de verloningscarrousel terug. Er worden standaard 3 periodes getoond waarbij de middelste kolom de laatst verwerkte periode weergeeft. In de carrousel vind je eenvoudig de status van de verschillende processen terug.

In bovenstaande schermafdruk kun je zien dat periode 2 geheel is afgerond. De verloning heeft namelijk een groen vinkje en de loonaangifte heeft ook een groen vinkje. Dit betekent dat het bijbehorende proces succesvol is afgerond. Voor periode 3 is de verloning afgerond maar de loonaangifte nog niet. Echter omdat periode 3 als laatste is verloond, is het voor deze periode nog mogelijk om een aanvullende (correctie)loonrun te verwerken. Vandaar dat je hier de button Starten alsnog ziet staan.

Stel dat we april willen gaan verlonen. Wanneer je in de carrousel bij periode 2021-04 op de button Starten klikt, verschijnt onderstaand scherm.

Bovenin worden de verschillende processen getoond en deze worden al automatisch voor je aangezet.

Berekenen uren:
Wanneer het het aantal uren niet handmatig zijn ingevoerd, maar nog automatisch berekend moeten worden, moeten eerst de automatische processen worden afgewikkeld. Voor de salarisverwerking heeft Loket namelijk gewerkte uren van een periode nodig om het salaris te kunnen berekenen. Worden er geen gewerkte uren doorgegeven, dan zal er geen bruto salaris worden vastgesteld. Loket berekent deze gewerkte uren per periode automatisch met de functie Berekenen uren. Dit proces zorgt ervoor dat Loket gaat rekenen met de ingevoerde vaste gegevens, zoals roosters, arbeidstijd, (periode)salaris. Voordat je de automatische processen kunt afwikkelen, kun je eerst eventuele aanvullingen en afwijkingen van de gewerkte uren ingevuld, zoals overuren, uren onbetaald verlof, etc. opvoeren.

Grondslagen activeren:

De indicatie Grondslagen activeren zorgt ervoor dat een grondslag in de betreffende periode wordt berekend en/of uitbetaald als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

De grondslag (zoals bijvoorbeeld vakantietoeslag) is bij de werknemer(s) geactiveerd;
Op het moment van uitvoeren van de actie Automatische processen activeren zijn er variabele gegevens aanwezig voor de betreffende verloningsperiode;
In de inrichtingsgegevens is bepaald dat in de betreffende verloningsperiode een grondslag berekend en/of uitbetaald moet worden.

Jaargrondslag fondsen bepalen:

Indien bij een werkgever een rekenregel is gedefinieerd bij een fonds dan staat de optie Jaargrondslag fondsen bepalen standaard op Ja. Op het tabblad Fondsen op werknemerniveau is na het uitvoeren van dit proces de berekende jaargrondslag te raadplegen.

Verlofuren op basis van uren bepalen:

De indicatie Verlofuren op basis van uren staat op Ja als er een verlofregeling is ingericht met Soort opbouw Uren. Zodra in een periode deze indicatie op Ja geplaatst gaat worden, zijn er onderstaande mogelijkheden:

Voor werknemers die gekoppeld zijn aan een verlofregeling met Soort opbouw Uren waarbij de indicatie Verlofuren direct uitbetalen op Nee staat, zal er op basis van de vastgelegde uren opbouw van vakantie uren berekend worden en op de verlofkaart getoond worden.
Voor werknemers die gekoppeld zijn aan een verlofregeling met Soort opbouw Uren waarbij de indicatie Verlofuren direct uitbetalen op Ja staat, zal er op basis van de vastgelegde uren in de variabele gegevens een variabele mutatie worden aangemaakt.

Het is ook mogelijk om de automatische processen te starten voor de laatst verloonde periode en de periodes ervoor. We hebben het mogelijk gemaakt om voor alle voorgaande periodes de automatische processen te kunnen draaien.

Werknemerloket
Wanneer het product Employee Self Service (500) bij de werkgever is geactiveerd, verschijnt er een veld Salarisstroken waarbij standaard de systeemdatum is gevuld en kan worden aangegeven of er op de betreffende dag een mailtje naar de werknemer moet worden gezonden dat er een nieuwe salarisstrook ter beschikking staat in het Werknemerloket. Als het de bedoeling is dat de werknemers pas op een later tijdstip de salarisstroken kunnen zien in het Werknemerloket, kan hier een afwijkende datum ingevuld worden. Indien de salarisstrook op een vaste dag in het Werknemerloket moet worden getoond, kan deze vaste dag in Loket Classic worden vastgelegd op werkgeverniveau onder -> Arbeidsvoorwaarden -> Administraties -> Administratie voor salarisverwerking. Ook kan je op het scherm Bedrijfsinformatie bij het veld WNL mail aangeven of je standaard wil dat de werknemers een mail ontvangen zodra er een nieuwe salarisstrook ter beschikking staat voor de werknemers.

Bericht instellingen
Bij berichtinstellingen kun je eventueel een tekst toevoegen voor een bepaalde loonstrook.

Tekst periodestrook is voor de normale loonstrook.
Tekst bijzonder tarief strook is voor de eventuele bijzonder tarief strook.
Tekst excasso is voor een omschrijving die meegegeven kan worden in het SEPA betaalbestand.

Email instellingen
Bij email instellingen kun je een emailadres ingeven waardoor Loket een geautomatiseerd mailtje zal sturen wanneer de bijbehorende actie wordt uitgevoerd. Deze emailadressen zijn ook default in te richten via Loket Classic, Werkgever - Salarisverwerking - Emailadressen.

E-mail starten: Er wordt een mail gestuurd wanneer de verloning wordt uitgevoerd
E-mail gereed: Er wordt een mail gestuurd wanneer de verloning klaar staat ter controle
E-mail goedkeuren: Er wordt een mail gestuurd wanneer de verloning goed wordt gekeurd.

Zie ook Verlonen: Stap 2 Mutatieverslagen bekijken

Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.