FAQ Januari

Introductie
Dit artikel biedt antwoorden op de meest gestelde vragen van januari over verschillende processen binnen Loket. Van CAO-wijzigingen en administratieve veranderingen tot specifieke loonberekeningen en jaarovergangen. 

1. Wanneer leveren jullie de CAO-wijzigingen op, zoals salarisschalen en premiewijzigingen?
Wij leveren CAO-wijzigingen zo snel mogelijk nadat we hierover zijn geïnformeerd. Dit gaat volgens strikte stappen, inclusief het 4-ogenprincipe voor nauwkeurigheid. Blijf via deze sectie op de hoogte welke wijzigingen zijn opgeleverd.

2. Ik heb een werkgever die van loonmodel/tijdvak/loonheffingsnummer wisselt. Hoe pak ik dit aan?
Het is noodzakelijk om een nieuwe administratie aan te maken bij een wijziging van loonmodel/tijdvak/loonheffingsnummer:

• Meld de werknemers uit dienst bij de oude administratie en voer hen opnieuw in met de nieuwe indiensttredingsdatum bij de nieuwe administratie. Gebruik ‘Historische datum uit dienst’ voor de oorspronkelijke indiensttredingsdatum. Zie: Import werknemers.
• Bij een nieuwe administratie onder dezelfde werkgever, behoudt de werknemer het ESS-account. Maak dan enkel een nieuwe IKV aan.
• Verwijder het loonheffingsnummer en een eventueel klantgroepnummer bij de oude administratie. Neem bij foutmeldingen contact op met de helpdesk.
• Gebruik Qwoater dossiervorming om dossiers over te zetten. Zie: Genereren en verwijderen volledig dossier (Qwoater).
• Verlofsaldi importeren kan via de geïmporteerde sheets. Zie: Importsheet verlof.

3. De collectieve verlofopbouw heeft niet plaatsgevonden, waar zou dit aan kunnen liggen?
Controleer of een 'aanstelling t/m datum’ is gevuld en of deze datum in het verleden ligt, in dat geval bouwt Loket geen verlof op. Bij automatische opbouw controleer of ‘dag verlofopbouw’ correct is ingevoerd.

4. Kan een verkeerd gekozen loonmodel nog aangepast worden?
Bij een foutief gekozen loonmodel moet een nieuwe administratie worden opgebouwd. Neem contact op met de helpdesk om de verkeerde administratie te laten verwijderen.

5. Ik krijg de melding: Loonaangifte is niet mogelijk.
Dit kan komen doordat ‘Testjaar’ nog op ‘ja’ staat. Verwijder dit in Adm - Algemeen - Inrichting - jaar. Een andere mogelijkheid is dat het loonaangiftenummer nog bij een oude administratie staat, waarvoor je een ticket dient in te dienen.

6. Melding 'Geen Sepa bestand aanwezig', wat nu?
Mogelijke oorzaken:

1. Het jaar staat nog op Testjaar 'ja’. Zet dit op 'nee'.
2. Een run is gedraaid voordat een rekeningnummer was ingevoerd. Verwijder en herhaal de run.

7. De salarisrun is niet zichtbaar voor de werkgever.
Controleer de rechten en het ‘Test Output zichtbaar’. Testjaar moet op ‘nee’ staan voor zichtbaarheid voor de gebruiker.

8. Jaarovergang terugdraaien, kan dat?
Een jaarovergang kan niet teruggedraaid worden. Gebruik ‘Verlonen voorgaande jaren’ voor mutaties. Bij gemaakte loonaangifte: ‘Aanmaken voorgaande jaren’.

9. Variabelen niet zichtbaar voor voorgaand jaar, hoe pas ik dit aan?
Gebruik Wg - Bedrijfsinformatie - Overige Contactgegevens - Jaar filter om eerdere jaren in de variabele gegevens te zien.

10. Overgang van oproepkracht naar vaste kracht, hoe werkt dat?
Maak een nieuw dienstverband aan en verhoog het IKV. Verlof moet verrekend worden tussen dienstverbanden. Account op werknemer.loket.nl blijft gelijk.

11. Melding 'Verzoek tot afsluiting gedaan', wat houdt dit in?
Dit wijst erop dat Verzoek tot afsluiting op 'ja’ staat voor dat jaar. Pas dit aan in Adm - Algemeen - Inrichting - jaar.

12. Loonrun van voorgaand jaar verwijderen, wat nu?
Neem contact op met de helpdesk voor assistentie met verwijderen.

13. Inrichting generatiepact/vitaliteitsregeling?
Bekijk ons artikel hierover: Vitaliteitsregeling generatiepact.

14. Juiste verwerking van wijzigingen op de jaaropgave?
Bij goedgekeurde loonruns worden wijzigingen automatisch verwerkt op de jaaropgave.

15. Afboeking van vakantiegeldreservering zonder uitbetaling?
Bij de mutatie gebruik je het bijzonder tarief en zet je zowel BEREK. VAKTSL en VAKANTIE TOESL op 0. Bij afwijkende grondslagen zie: Loonmodelniveau Fondsen.

16. Opvoer van vakantietoeslag vanuit andere administratie?
Zie: Opvoeren cumulaties van grondslagen.

17. Zorgbonus verwerking voor ZZP'er en vrijwilligers?
Gebruik componenten 266 EH PUBLR.UITK en component 360 BASIS EH PUBL.

18. Eindheffing over geschenken verwerken?
Gebruik de juiste looncomponenten voor fiscale bijtellingen/aftrek en berekening van eindheffingen.

19. Handleiding verlofregeling?
Online artikelen: Begin met Stap 1: Het aanmaken van de verlofregeling.

20. Werknemers behouden ESS-account bij CAO-wijziging?
Bij nieuwe administratie onder dezelfde werkgever, maak een tweede IKV aan. Voorkom invoer van volledig nieuwe dienstverbanden om een nieuw ESS account te vermijden.

Handig om te weten
Wanneer niet onmiddellijk voldoende, biedt Loket aanvullende artikelen en werkt lokaal samen via de helpdesk. Zorg ervoor dat verwijzingen naar helpdeskartikelen verwerkt zijn voor complete ondersteuning.

Meer weten?
Voor meer gedetailleerde instructies en documentatie, raadpleeg de diverse artikelen op de helpdeskwebsite van Loket.