Inrichten koppeling Journalisering Exact Online

Deze beschrijving helpt je de koppeling met Exact Online in Loket vast te leggen.

Het proces bestaat uit twee stappen:

1. Het aanmaken van de koppeling
2. Het koppelen van de koppeling aan de administratie

Stap 1: Het aanmaken van de koppeling

Om de nieuwe OAuth-koppeling in te richten, dien je eerst een keuze te maken:

• Je hebt als kantoor inloggegevens van Exact Online voor één of meer werkgevers → zie A
• De werkgever heeft zelf inloggegevens van Exact Online → zie B

A. Koppeling aanmaken door een AK-gebruiker (kantoor)

Op providerniveau kun je bestaande koppelingen van gebruikers terugvinden via: Teams en gebruikers → Gebruikers AK → Koppelingen.

Om zelf een nieuwe koppeling aan te maken, doe je dit via je eigen profiel:

1. Klik op de initialen in Loket, rechtsboven, en kies Mijn profiel.
2. Ga naar Mijn koppelingen en druk op Initieer koppeling.
3. Vul bij het veld Omschrijving een omschrijving in die duidelijk aangeeft om welke koppeling het gaat.
4. Klik op Verbinden. Er verschijnt een inlogscherm van de externe applicatie.
5. Log in met jouw inloggegevens van Exact Online. Als de koppeling succesvol is, word je automatisch teruggestuurd naar Loket.

Je kunt ook voor een andere gebruiker een koppeling initiëren. Dit doe je dan via Provider > Beheer > Gebruikers > Selecteer gebruiker > Initieer koppeling. 

We adviseren om voor de koppeling met Exact Online een nieuwe gebruiker aan te maken. Deze gebruiker heeft geen rechten nodig, en er is op providerniveau ook geen koppeling met teams of werkgevers nodig. Het is mogelijk om de koppeling bij een bestaande gebruiker vast te leggen, maar dit raden wij af.

Let op: koppelingen die op AK-niveau zijn gemaakt, zijn te raadplegen door iedere AK-gebruiker met het recht Beheer Journaalapplicatie.

B. Koppeling aanmaken door de werkgevergebruiker (WG)

1. Navigeer naar Loket.
2. Klik op de initialen in Loket, rechtsboven, en kies Mijn profiel.
3. Ga naar Mijn koppelingen en druk op Initieer koppeling.
4. Vul bij het veld Omschrijving een omschrijving in die duidelijk aangeeft om welke koppeling het gaat.
5. Klik op Verbinden. Er verschijnt een inlogscherm van de externe applicatie.
6. Log in met jouw inloggegevens van Exact Online. Als de koppeling succesvol is, word je automatisch teruggestuurd naar Loket.

Stap 2: Het koppelen van de koppeling aan de administratie

Bij het vastleggen van de nieuwe OAuth-koppeling op werkgeverniveau (methode B) krijgt de werkgevergebruiker automatisch de door hem/haar gerealiseerde koppeling te zien bij de administratie. 
Een AK-gebruiker (methode A) kan bij de administratie een selectie maken uit de verschillende koppelingen die op AK-niveau beschikbaar zijn.

Leg de koppeling vast onder: Werkgever → Beheer → Journaal → Journaalinrichting → Journaalapplicatie.

Heb je als werkgever de koppeling zelf via je initialen gemaakt (methode B)? Dan ben jij ook de enige die deze koppeling hier kan vastleggen — een AK-gebruiker ziet jouw koppeling niet.