Hoe richt ik MijnLoket slim in per klant?

Introductie
Voordat je MijnLoket inricht voor een klant, is het noodzakelijk om hun wensen en werkwijze goed te doorgronden. Dit artikel helpt je bij het formuleren van de juiste vragen en biedt drie herkenbare situaties als voorbeelden om MijnLoket doelgericht en effectief in te richten.

Waarom eerst goed afstemmen met je klant?
MijnLoket biedt uitgebreide flexibiliteit, waarbij je workflows kunt instellen, rollen toewijst en bepaalt welke functionaliteiten de klant gebruikt. Een gedegen inzicht in de huidige processen bij de klant is echter noodzakelijk om deze flexibiliteit optimaal te benutten. Gerichte vragen helpen je om dit snel te achterhalen.

Vragen die je kunt stellen aan je klant

• Preboarding: Hoe worden nieuwe medewerkers momenteel aangemeld? Ontvangen jullie tijdig alle benodigde gegevens vóór de eerste werkdag?
• Workflows: Hoe worden mutaties of wijzigingen op dit moment doorgegeven? Wie is verantwoordelijk voor het controleren en goedkeuren van deze aanvragen?
• Declaraties: Via welk kanaal dienen medewerkers momenteel hun declaraties in? Gebeurt dit nog via e-mail of papieren formulieren?
• Verlof: Hoe wordt verlof aangevraagd en verwerkt? Is er inzicht in teamverlof, of komt het vaak voor dat verlof dubbel wordt aangevraagd?
• Rollen en goedkeuringen: Moeten bepaalde mutaties worden goedgekeurd door HR of directie? Wie heeft welke bevoegdheden in het proces?

Voorbeeldsituaties

Klant A – MKB met veel seizoensmedewerkers
Deze klant werkt voornamelijk met tijdelijke krachten die vaak kort in dienst zijn. Gegevens worden nu geleverd via WhatsApp, e-mail, of Excel.

MijnLoket wordt ingericht met:

• Preboarding voor het aanleveren van ID en loonbelastingverklaring.
• Workflows voor mutaties zoals adreswijzigingen en declaraties.
• De Digitale HR-assistent voor het beantwoorden van veelgestelde vragen.

Voordeel: minder handmatige verwerking en alle informatie direct op één centrale plek.

Klant B – Klein team, weinig wijzigingen
Deze klant heeft weinig mutaties, maar wenst wel controle over declaraties. MijnLoket wordt ingericht met:

• Workflow voor declaraties die door de directeur worden goedgekeurd.
• Declaratiecomponenten met herkenbare namen.
• Verlofaanvragen en teamoverzicht via de kalender.

Voordeel: Meer overzicht en vermindering van los e-mailverkeer.

Klant C – Grotere organisatie met meerdere rollen
Deze klant heeft HR, directie en teamleiders die allen een rol spelen in het HR-proces. MijnLoket wordt ingericht met:

• Rollen voor HR, Directie, en Afdelingshoofden.
• Workflows die meerdere stappen bevatten, zoals goedkeuring en controle.
• Procesbeheer voor inzicht in openstaande taken.

Voordeel: Duidelijke verantwoordelijkheden en directe inzage in de status van wijzigingen.

Tip: Noteer bij de configuratie altijd wat de klant belangrijk vindt en hoe je MijnLoket daarop hebt afgestemd. Dit bevordert herkenning en tevredenheid bij gebruik.