Werkgevergebruikers toegang geven tot Loket

Nieuwe gebruiker aanmaken

Ga naar Gebruikers -> Gebruikersoverzicht, klik op de button Toevoegen en kies voor de optie Gebruiker.

 

Om een nieuwe gebruiker uit te nodigen vul je eerst de benodigde gegevens in waarbij in het onderdeel "Persoonsgegevens" de velden Voorletters, Achternaam en E-mail verplicht zijn.

Daarnaast is bij het onderdeel "Inlogmethode" het veld Telefoonnummer voor verificatie verplicht. Vul, ter verificatie, het mobiele telefoonnummer in van de gebruiker die je wenst uit te nodigen. Gebruik een geldig Nederlands telefoonnummer, of voor een internationaal telefoonnummer het volgende formaat: +32612345678. Let op: het telefoonnummer wordt niet opgeslagen bij de gebruiker.

 

Sla de gegevens van de nieuwe gebruiker op. De uitnodiging met de benodigde informatie voor het verdere aanmeldproces wordt automatisch naar het e-mailadres van de nieuwe gebruiker gestuurd.

 

Verplicht stellen van two-factor authenticatie
Het is mogelijk om de two-factor authenticatie actief af te dwingen voor gebruikers. Dit kan al bij het aanmaken van de nieuwe gebruiker. Wanneer je dit doet, dan is het raadzaam om de e-mailtekst aan te passen die gestuurd wordt na het het uitnodigen van een nieuwe gebruiker. Op deze manier kun je de gebruiker op de hoogte stellen van de two-factor functionaliteit. Verwijs gerust naar dit artikel. 

 

LET OP: na 4 dagen vervalt de activatielink in de e-mail en kan de nieuwe gebruiker niet verder.

 

Je komt als gebruiker terug op onderstaand scherm, waarin je ook wordt geïnformeerd dat de uitnodiging aan de nieuwe gebruiker is verstuurd. Tevens zie je de status van de openstaande uitnodiging, bijvoorbeeld of de nieuwe gebruiker de e-mail met het verdere aanmeldproces al heeft opgepakt.

 

Opnieuw versturen of Intrekken

Via de optie Opnieuw versturen kun je de uitnodiging nogmaals per e-mail versturen. Vul hiervoor nogmaals het juiste telefoonnummer in ter verificatie. Is de uitnodiging onterecht? Kies dan voor de optie Intrekken om deze weer ongedaan te maken.

 

Blokkeren

Heeft een nieuwe gebruiker een gebruikersnaam en wachtwoord gekozen en daardoor de mogelijkheid om in te loggen? Via de optie Blokkeren is het als werkgever of provider mogelijk om deze persoon de toegang tot Loket te ontzeggen.

De gebruiker die is geblokkeerd ontvangt automatisch per mail een bericht, waarin de gebruiker wordt geïnformeerd over het blokkeren van de toegang tot Loket. Als de gebruiker is geblokkeerd kun jij dat als gebruiker ook in Loket terugzien bij de status van de geblokkeerde gebruiker.

 

Deblokkeren

Bij een geblokkeerde gebruiker ontstaat direct de keuze Deblokkeren om deze actie ongedaan te maken.

De gebruiker die wordt gedeblokkeerd ontvangt automatisch per mail een bericht, waarin de gebruiker wordt geïnformeerd over het opheffen van het blokkeren van de toegang tot Loket. De gebruiker kan hierna weer met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord inloggen.

 

Let op: Zorg dat je direct na het versturen van de e-mail via de optie Voeg rechten toe de nieuwe gebruiker de juiste rechten geeft. Of in het geval van een nieuwe AK-gebruiker dat de nieuwe gebruiker direct aan het juiste team wordt gekoppeld.

Wacht je daar (te) lang mee en de nieuwe gebruiker rondt het verdere aanmeldproces eerder af dan dat jij rechten toekent, dan kan de nieuwe gebruiker alleen maar inloggen in Loket, maar niet aan de slag binnen Loket. 

Daarnaast is het belangrijk dat je, als je een nieuwe gebruiker aanmaakt die ook afdelingsmanager is, de nieuwe gebruikers als afdelingsmanager ook gelijk aan de juiste afdeling hangt, omdat de nieuwe gebruiker als afdelingsmanager anders toegang heeft tot de gegevens van alle werknemers.

 

N.b. er zijn meldingen van klanten dat de verificatie sms niet aankomt bij sommige buitenlandse telefoonnummers. De meest-gebruikte landcodes zoals Nederland, België hebben ondervinden hier géén last van. 

 

Acties van de nieuwe gebruiker

Nadat de werkgever of provider de gebruiker heeft uitgenodigd, krijgt de nieuwe gebruiker een e-mail met daarin een activatielink. Zodra je klikt op deze link verschijnt onderstaande scherm en ontvang je op je telefoon (op het telefoonnummer dat de werkgever of provider heeft ingevoerd bij de uitnodiging) een sms bericht met een code. Vul deze code in op onderstaand scherm en kies voor Bevestigen.

Als nieuwe gebruiker kies je voortaan zelf je gebruikersnaam en wachtwoord. Let op: de gebruikersnaam moet uniek zijn. Achter het i icoontje staat beschreven waar een gebruikersnaam en wachtwoord aan moet voldoen.

Nadat je 2 keer hetzelfde wachtwoord hebt gekozen, kies je voor volgende en je kunt direct inloggen met de zojuist gekozen gebruikersnaam en wachtwoord.

Wanneer je uitgenodigd wordt om gebruiker te worden van Loket, vragen we je voornaam en je functie. Dit vragen wij om de onze applicatie te personaliseren en om meer inzicht te krijgen in de rol van onze gebruikers. De rol die je ingeeft, heeft geen invloed op de rechten die jij hebt en hoeft ook niet aangepast te worden wanneer je een nieuwe functie of rol krijgt in de organisatie.
Ook is er een optie om je te abonneren op de nieuwsbrief. Heb je dit tijdens de eerste registratie niet gedaan? Dan kun je dit eenvoudig dit eenvoudig via deze link later nog doen.

 

Toegang tot meerdere werkgevers

Let op, het is niet mogelijk om met één gebruiker zowel gebruiker werkgever als afdelingsmanager te zijn.

 
Werkgever gebruiker

Als een gebruiker WG toegang krijgt tot meerdere werkgevers dan kan dit via de volgende functionaliteit, Werkgever --> Gebruikers --> Toevoegen --> Gebruik van andere werkgever toevoegen.

Afdelingsmanager

Als een afdelingsmanager toegang krijgt tot meerdere werkgevers dan kan dit via de volgende functionaliteit, Werkgever --> Gebruikers --> Toevoegen --> Gebruik van andere werkgever toevoegen.

 

Blokkeren of verwijderen

Indien je een gebruiker WG blokkeert dan geldt dat voor alle werkgevers waartoe hij/zij toegang heeft.

Indien je een gebruiker WG verwijdert dan geldt dat alleen voor die betreffende werkgever.

Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor. 

 

Gebruikersnaam of wachtwoord vergeten

Als gebruiker is het nu mogelijk om zelf gebruik te maken van de Wachtwoord vergeten? of Gebruikersnaam vergeten? functionaliteit. Contact opnemen hierover met je werkgever of provider is verleden tijd.

 

Op de inlogpagina hebben we 2 opties toegevoegd:

1. Wachtwoord vergeten? Ben je je wachtwoord vergeten? Klik op deze optie, vul je gebruikersnaam in en vervolgens wordt er een e-mail gestuurd. Via de activatielink in de e-mail kun je nu een nieuw wachtwoord aanmaken.

2. Gebruikersnaam vergeten? Ben je je gebruikersnaam vergeten? Klik op deze optie, vul je e-mailadres in en vervolgens wordt er een e-mail gestuurd met daarin jouw gebruikersnaam.

Overzicht werkgevergebruikers

Ben je benieuwd naar een compleet overzicht van al je werkgevergebruikers? Vanaf 14 juli 2025 is het mogelijk om hiervan een overzicht te raadplegen op providerniveau. Ga hiervoor naar Rapporten - Werkgevergebruikers. Binnen dit overzicht kun je filteren en eventueel de gebruikers exporteren naar een overzicht.

 

Nieuwe e-mailteksten

Voor de volgende acties zijn er op Loket niveau default e-mailteksten gemaakt.

1. Loket toegang verlenen

2. Nieuw wachtwoord Loket gebruiker

3. Gebruikersnaam opvragen Loket gebruiker

4. Toegang tot Loket geblokkeerd

5. Toegang tot Loket gedeblokkeerd

Deze e-mailteksten zijn uiteraard zelf aan te passen. Het artikel over e-mailteksten is hierop aangepast. In Hoofdstuk 3 zijn de 5 standaard e-mailteksten toegevoegd.