E-mailteksten opmaken met Loket

Algemeen

Voor een aantal acties bestaat de mogelijkheid om hiervan e-mailberichten te genereren. In de volgende gevallen kunnen mailberichten worden verstuurd:

1. Verlonen
2. Loonaangifte
3. Toegang Loket.nl
4. Toegang Werknemerloket
5. Verlofaanvraag
6. Signalen.
7. Pensioenaangifte
8. Nieuwe journaalprofiel
9. Downloaden Werkgevergegevens
10. Workflows
11. Signaal bij toegevoegd document
12. Klaar met muteren
13. Overig
14. Preboarding

In Loket kan per bovengenoemde categorie op providerniveau of op werkgeverniveau (voor afwijkende teksten) een afzonderlijk e-mailbericht worden gedefinieerd. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een afzendmailadres op te geven.

LET OP: Bij een afwijkend afzendmailadres moet Loket toestemming hebben om mails te versturen vanuit dat mailadres. Meer informatie hierover vind je hier. Als dit niet ingesteld is, kan het zijn dat de mail niet aankomt of als onveilig bestempeld wordt.

Soorten e-mailteksten

Van alle soorten e-mailteksten hebben we al een voorbeeld uitgewerkt, inclusief het gebruik van Placeholders. 

Om het overzichtelijk voor je te maken, hebben we alle voorbeelden van de soorten e-mailteksten in vier groepen onderverdeeld. Op die manier staan de voorbeelden van de soorten e-mailteksten die functioneels gezien met elkaar te maken hebben bij elkaar.

1. E-mailteksten Verloningscarroussel         : voorbeelden van deze groep e-mailteksten vind je hier.
2. E-mailteksten ESS                                     : voorbeelden van deze groep e-mailteksten vind je hier.
3. E-mailteksten Beheer                               : voorbeelden van deze groep e-mailteksten vind je hier.
4. E-mailteksten HRM                                  : voorbeelden van deze groep e-mailteksten vind je hier.

E-mailteksten onderhouden op Providerniveau

Het is mogelijk om e-mailteksten te onderhouden op Providerniveau. Dit kan handig zijn wanneer je als accountantskantoor voor een aantal van de hierboven genoemde acties voor alle werkgevers dezelfde  (standaard) e-mailteksten wilt gebruiken. Indien nodig kun je op Werkgeverniveau uiteraard alsnog een afwijkende e-mailtekst bij één of meer acties gebruiken.

Ga in Loket naar Provider -> Beheer -> E-mail -> Emailteksten 

In onderstaand voorbeeld gaan we de e-mailtekst "Verloning goedkeuren" aanpassen.

Als je een e-mailtekst hebt geselecteerd om aan te passen kun je allereerst bepalen of je het Onderwerp en/of de Afzender wilt wijzigen.

Vervolgens is het mogelijk om de e-mailtekst te onderhouden. De onderhoudsoptie kun je starten door op de "verticale drie puntjes" te klikken. Voor het onderhoud heb je drie mogelijkheden:

 

1. E-mailtekst bewerken

Deze optie kun je gebruiken als je alleen de e-mailtekst wilt bewerken en al dan niet één of meerdere Placeholders wilt toevoegen. Placeholders lezen de exacte waarde uit van het corresponderende veld in Loket. De placeholders zijn in de e-mailtekst te herkennen aan de tekst die tussen de volgende tekens staat: <Voorbeeld>. 

Na het kiezen voor deze optie wordt links het onderhoudsscherm van de e-mailtekst getoond. Rechts zie je in het resultaatscherm hoe de e-mailtekst er daadwerkelijk uit komt te zien na bewerking.

In deze e-mailtekst gaan we de volgende wijzigingen aanbrengen:

• De tekst "Klant" automatisch laten vullen met de naam van de klant
• Meer informatie over welke loonperiode de salarisgegevens klaar staan
• Verbetering van de opmaak
• Link naar een instructievideo
• Logo van het accountantskantoor

Klant automatisch laten vullen

In het onderhoudsscherm verwijderen we het woord "klant". Vervolgens kun je keuzemenu "Placeholder" openen en zoeken naar de juiste Placeholder om hier de naam van de klant automatisch te laten vullen. Naast het zoeken in de tabel kun je ook een zoekgegeven ingeven als je op zoek bent naar een specifieke Placeholder.

In dit voorbeeld selecteren we de Placeholder "AdministratieNaam". Teven voegen we een lege regel toe, zodat de tekst na deze aanhef al netter oogt. Na de aanpassingen kun je in het resultaatscherm direct zien hoe de e-mailtekst er nu uit ziet.

Informatie loonperiode & Verbetering opmaak

Op dezelfde manier voegen we nu ook nog de informatie over het loonjaar en de loonperiode toe, zodat het voor de klant duidelijk is van welke salarisverwerking de gegevens klaar staan. Tevens passen we de opmaak nog verder aan door een aantal lege regels toe te voegen, zodat de tekst prettiger leest. Het eindresultaat zou er dan bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:

Link toevoegen

Nu de opmaak gereed is, willen we nog een stukje tekst toevoegen met een verwijzing naar een handige instructievideo hoe de salarisgegevens gecontroleerd kunnen worden. Bijvoorbeeld met de tekst: "Wil je weten hoe je de salarisgegevens het beste kunt ophalen en inzien? Bekijk dan deze instructievideo op het Helpdeskportaal.", waarbij het stukje "deze instructievideo" als hyperlink willen inrichten.

Allereerst plaats je de gewenste tekst op de juiste plek in het onderhoudsscherm. Vervolgens zoek je op het Helpdeskportaal het juiste artikel en kopieer je de url. In het onderhoudsscherm selecteer je nu de tekst "deze instructievideo" en klik je op het hyperlink icoontje in de bewerkingsopties.

In het vervolgscherm kun je achter "Enter link" de url plakken van het artikel op het Helpdeskportaal wat je zojuist hebt gekopieerd.  

Na het opslaan kun je de werking van de hyperlink direct testen door in het resultaatscherm op de hyperlink te klikken en te controleren of het juiste artikel van het Helpdeskportaal wordt getoond.

Logo toevoegen

Als laatste willen we ook nog het logo van het accountantskantoor toevoegen. Allereerst kopieer je het gewenste logo als afbeelding. Hierbij is het belangrijk dat je eerst de juiste grootte van het logo bepaalt of indien nodig aanpast, voordat je het logo kopieert. De grootte van het logo kun je in Loket niet aanpassen in de editor.

Vervolgens plaats je de cursor op de juiste plek in het onderhoudsscherm en plak je het logo op de gewenste plek. In het resultaatscherm zie je direct het resultaat.

Voor het overige heb je nog de beschikking over een aantal opmaak opties, zoals je die gewend bent in reguliere tekstverwerking software. Je vind deze in de knoppenbalk naast het eerder genoemde hyperlink icoontje. De werking van deze opties beschouwen we als bekend en lichten we daarom niet verder toe.

Met de knop "Tussentijds opslaan" kun je na elke (deel)bewerking van de e-mailtekst die aanpassing telkens opslaan, voor je verder gaat met de volgende aanpassing. Is de e-mailtekst naar tevredenheid aangepast, sla je de definitieve versie op met de knop "Opslaan".

Let op: deze methode werkt alleen wanneer je logo op een website staat die openbaar toegankelijk is. 

2. E-mailtekst bewerken met code-editor

Deze optie kun je gebruiken als je de e-mailtekst verder wilt bewerken door het aanpassen van de HTML-code van de e-mailtekst. Bijvoorbeeld als je bepaalde stukken tekst een andere kleur wilt geven en/of als je zelf het logo via de HTML-editor wilt toevoegen om het vervolgens te vergroten of verkleinen.

Na het kiezen voor deze optie wordt links het onderhoudsscherm van de HTML-code getoond. Rechts zie je in het resultaatscherm hoe de e-mailtekst er daadwerkelijk uit komt te zien na bewerking van de HTML-code.

In deze e-mailtekst gaan we de volgende wijzigingen aanbrengen:

• Logo grootte aanpassen
• Tekst een andere kleur geven

HTML-code aanpassen

Heb je gedegen kennis van HTML-code? Dan zou je rechtstreeks in het onderhoudsscherm aanpassingen kunnen doorvoeren. Hierbij enkele voorbeeldcodes:

• Enter:     <br/>
• Link:       <a href="url">link tekst</a>
• Logo:     <img align=“none” src=“http://www.loket.nl/voorbeeld.jpg" alt=“Naam van logo" style="width:300px;height:200px">
• Bold:      <b>Deze tekst is vetgedrukt.</b>  of  <strong>Deze tekst is vetgedrukt.</strong>
• Cursief:  <i>Deze tekst is cursief.</i>  of  <em>Deze tekst is cursief.</em>
• Kleur:     <font color="#339900">Hier komt de tekst.</font>

Van onderstaande voorbeelden is de gehele HTML code terug te vinden in de bestanden "Voorbeeld1.txt" tot en met "Voorbeeld4.txt" onderaan dit artikel.

Voorbeeld 1:	Voorbeeld 2:
Voorbeeld 3:	Voorbeeld 4:

 

HTML converter gebruiken

Het werken met een html code oogt lastig. Heb je geen of weinig kennis van HTML-code? Dan kun je het jezelf makkelijker maken door gebruik te maken van een HTML-converter op internet. In dit artikel is het gebruik van één zo'n HTML-converter stapsgewijs toegelicht. Met behulp van deze HTML-converter ga je de hierboven gemaakte e-mailtekst verder bewerken.

Stap 1: Kopieer de bestaande HTML-code

Door de bestaande HTML-code te kopieren, kun je deze straks in de HTML-converter direct gebruiken. 

Selecteer en kopieer de complete HTML-code uit het onderhoudsscherm van Loket van de betreffende e-mailtekst.

Stap 2: Ga naar de URL: https://www.tiny.cloud/docs/demo/full-featured/. 

Stap 3: Verwijder alle tekst in het aangegeven venster.

Stap 4: Plak de HTML-code bij de HTML-converter in het tabblad "TinyMCE".

Je zojuist gemaakte e-mailtekst wordt afgebeeld, inclusief het logo.

Stap 5: Pas de grootte van het logo aan.

LET OP: Het aanpassen van de grootte van het logo kan in de HTML-converter alleen als het logo ook online staat! Het kopiëren en plakken van een afbeelding zoals we net in Loket hebben gedaan, is in de HTML-converter NIET mogelijk! Wil je alleen maar de grootte van het logo aanpassen? Maak het jezelf dan makkelijk en pas dan de grootte van het logo alsnog aan, zoals hierboven al is uitgelegd, als de e-mailtekst helemaal naar wens is aangepast in de HTML-converter en in Loket is gemuteerd. 

Heb je nog geen logo toegevoegd en wil je het logo alsnog toevoegen via de HTML-converter, dan MOET de afbeelding die je als logo wilt toevoegen online staan. Je dient de gewenste afbeelding dan dus ook eerst online op te zoeken. Heb je de gewenste afbeelding die je als logo wilt gebruiken gevonden, klik je met de rechtermuisknop op de afbeelding. Vervolgens kies je de optie "Adres van afbeelding kopiëren".

Ga vervolgens in de HTML-converter naar Insert -> Image.

Hierna verschijnt het scherm waar je de gegevens van de afbeelding in kunt vastleggen.

Plak de gekopieerde url van het adres van de afbeelding in het veld "Source".

In het veld "Width" kun je de breedte van de afbeelding bepalen. Een breedte van "150" is gangbaar, maar dat kun je uiteraard zelf bepalen.

De waarde in het veld "Height" (hoogte) wordt automatisch aangepast op basis van de opgegeven waarde bij "Width".

Sla de gegevens van de afbeelding op met de knop "Save".

Stap 6: Pas de kleur van de tekst aan.

In de tekst direct na de aanhef wil je de tekst m.b.t. het loonjaar en de loonperiode een andere kleur geven, zodat dit direct opvalt in de e-mailtekst. Blader zover naar boven tot deze tekst in beeld staat.

Vervolgens selecteer je de tekst die je wilt aanpassen. 

Ga in de HTML-converter naar Format -> Text colour en selecteer de gewenste kleur. In dit voorbeeld kiezen we voor rood. 

Zou je op dit moment besluiten om de tekst bijvoorbeeld ook nog vetgedrukt te willen afbeelden, kun je dat hier ook direct doen. Uiteraard kun je dit ook eerder doen met behulp van de bewerkingsopties in Loket.nl

Stap 7: HTML-code inclusief aanpassingen genereren
Wanneer je klaar bent met het opmaken van de tekst, kan de vernieuwde tekst worden omgezet naar naar HTML-code.

Ga in de HTML-converter naar Tools -> Source code.

De HTML-converter toont je de HTM-code.

Stap 8: Kopiëren van de HTML-code

Kopieer de weergegeven source code met behulp van de knop "Copy code".

Stap 9: HTML-code in Loket plakken

Ga terug naar Loket en plak de gekopieerde HTML-code in het onderhoudsscherm van de e-mailtekst. De bewerkte tekst wordt nu rood en vetgedrukt weergegeven.

 

3. Terugzetten naar Loket standaard

Mocht je geen behoefte hebben aan een gepersonaliseerde e-mailtekst? Dan kun je heel eenvoudig de bestaande e-mailtekst vervangen door de standaard e-mailtekst van Loket. Deze is in de programmatuur opgenomen en kan niet worden verwijderd. Dit betekent dat altijd minimaal deze standaard e-mailtekst wordt verstuurd, als een e-mailtekst ook is voorzien van één of meerdere e-mailadressen van ontvangers.

Kies bij de e-mailtekst voor de optie "Terugzetten naar Loket standaard".

 

Omdat in dat geval de bestaande e-mailtekst definitief wordt verwijderd, vraagt Loket voor de zekerheid nog een keer of je de huidige e-mailtekst wilt vervangen. Kies je daadwerkelijk voor het teruzetten naar de standaard e-mailtekst, dan ziet deze e-mailtekst er in dit voorbeeld zo uit:

 

Mocht je per abuis een e-mailtekst verwijderen, kan dit NIET ongedaan worden gemaakt! Je zult dan de e-mailtekst weer compleet opnieuw moeten maken. Wel is het zo dat dus minimaal altijd de standaard e-mailtekst wordt gebruikt, zolang als de e-mailtekst niet is aangepast of hersteld.

 

E-mailteksten onderhouden op Werkgeverniveau

Het is mogelijk om e-mailteksten te onderhouden op Werkgeverniveau. Dit kan handig zijn wanneer je als accountantskantoor voor een specifieke klant/werkgever de op Providerniveau ingerichte e-mailtekst toch op één of meer punten wilt aanpassen. Of wanneer je voor een specifieke klant een compleet afwijkende e-mailtekst wilt gebruiken. 

Ga in Loket bij de werkgever naar Beheer -> E-mail -> Emailteksten 

In onderstaand voorbeeld gaan we de eerder op Providerniveau gemaakte e-mailtekst "Verloning goedkeuren" aanpassen. Deze e-mailtekst ziet er op Providerniveau zo uit:

 

In deze e-mailtekst gaan we de volgende wijzigingen aanbrengen:

• Het onderwerp van de e-mail tekst
• Extra tekstregel toevoegen

Aanpassen onderwerp

Stel dat je te maken hebt met een werkgever die een voorkeur heeft voor hip of modern taalgebruik, zou je het Onderwerp specifiek voor deze werkgever bijvoorbeeld als volgt kunnen aanpassen:

Het onderwerp van deze e-mailtekst op Providerniveau blijft uiteraard ongewijzigd.

 

Extra tekstregel toevoegen

Hetzelfde geldt voor het toevoegen van een extra tekstregel in de e-mailtekst voor deze werkgever. Je kunt de e-mailtekst op precies dezelfde manier onderhouden als op Providerniveau. De onderhoudsoptie kun je starten door op de "verticale drie puntjes" te klikken. Voor het onderhoud heb je ook hier dezelfde drie mogelijkheden:

Voor de complete uitleg van de bovenstaande drie mogelijkheden, verwijzen we je naar de hierboven uitgewerkte uitleg bij "E-mailteksten onderhouden op Providerniveau". In de uitwerking van dit voorbeeld beperkingen we ons daarom tot het toevoegen van een extra tekstregel.

 

E-mailtekst bewerken

In de e-mailtekst voegen we de extra tekstregel "We hebben ook deze maand weer ons best voor jou gedaan!" toe. Deze tekstregel moet ook vetgedrukt weergegeven worden.

Plaats de cursus in het onderhoudsscherm op de plek waar de extra tekstregel moet komen. Daar geef je vervolgens de tekst in en gebruik je de bewerkingsopties om de tekst vetgedrukt te maken.