Inrichting van Workflows voor doorgeven wijzigingen van vaste gegevens door de werknemer

Het is heel gemakkelijk voor een werknemer om zaken zoals een adreswijziging door te geven aan een werkgever via het Werknemerloket. We leggen hiermee de mutatie bij de bron waardoor de kans op fouten aanzienlijk verkleind wordt. De werkgever kan hiervoor een zogenaamde workflow inrichten in het nieuwe Loket. We leveren hiermee een eerste versie op. Laat vooral weten wat je ervan vindt!

Inrichting workflow

Allereerst zal het product Workflows (1040) moeten worden geactiveerd door de provider in Loket classic. Daarnaast moeten alle werkgevergebruikers die de Workflows moeten gaan behandelen het recht Beheer dienstverbanden hebben, dit kan je ook eventueel in Loket classic toekennen aan de gebruikers.

Hierna navigeer je in het nieuwe Loket naar Werkgever -> Beheer -> Workflows om de workflow per gebeurtenis in te richten.

Op dit moment kennen we de volgende Gebeurtenissen:

• Doorgeven van een adreswijziging
• Het doorgeven of wijzigen van contactgegevens zoals een telefoonnummer of e-mailadres.

Daarnaast kun je aangeven of een werknemer mag initiëren. Op basis van deze indicatie komt de mogelijkheid in Werknemerloket vrij voor het doorgeven van mutaties voor alle medewerkers. 

Daarnaast heb de keuze uit de volgende 3 HR Workflowtemplates:

• Direct doorvoeren: Bij het doorvoeren van bijvoorbeeld een adreswijziging door een werknemer via het Werknemerloket wordt de wijziging direct doorgevoerd in Loket. Let op, Loket.nl past niet standaard de woon-werk afstand aan na wijzigen door werknemer. Dit geldt ook voor de andere workflowtemplates. 
• Doorvoeren na akkoord afdelingsmanager: Bij het doorvoeren van bijvoorbeeld een adreswijziging door een werknemer via het Werknemerloket zullen alle afdelingsmanagers die toegang hebben tot de gegevens van de betreffende medewerker een e-mail ontvangen om de wijziging te accorderen.
• Doorvoeren na akkoord werkgever: Bij het doorvoeren van bijvoorbeeld een adreswijziging door een werknemer via het Werknemerloket zullen alle werkgever gebruikers een e-mail ontvangen om de wijziging te accorderen.

Gegevens wijzigen via het Werknemerloket

In het Werknemerloket kun je via de menuoptie Wijzigingen doorgeven bijvoorbeeld je nieuwe adres of e-mailadres heel eenvoudig doorgeven. Nadat je gekozen hebt voor de menuoptie kies je één van beide buttons. Onder Overzicht ingediende wijzigingen staan de reeds ingediende wijzigingen met daarbij de status.

Bij een adreswijziging vul je bij Wijzig je adres de volgende gegevens in, uiteraard wordt het adres op basis van postcode huisnummer automatisch aangevuld.

De systematiek bij het doorgeven of wijzigen van contactgegevens is hetzelfde.

Na de keuze voor indienen wordt de wijziging direct doorgevoerd of krijgt de behandelaar hiervan een bericht.

E-mail templates:

De volgende e-mail templates zijn toegevoegd:

• Workflow - Verzoek ontvangen Bericht aan de indiener van de wijziging, in dit geval de werknemer via het Werknemerloket.
• Workflow - Nieuw behandelverzoek Bericht aan de behandelaar van de wijziging, in dit geval de afdelingsmanager of gebruiker werkgever, afhankelijk van de inrichting van de workflow.
• Workflow - Verzoek behandeld Bericht aan de indiener van de wijziging, in dit geval de werknemer via het Werknemerloket. (Alleen bij niet direct doorvoeren van de wijziging).
• Workflow - Verzoek verwerkt Bericht aan de indiener van de wijziging, in dit geval de werknemer via het Werknemerloket. (Alleen bij wel direct doorvoeren van de wijziging).

Daarnaast nog 2 e-mail templates waar nog geen functionaliteit achter hangt:

• Workflow - Nieuwe taak
• Workflow - Taak uitgevoerd

De default teksten voor de e-mail templates zijn terug te vinden in ons uitgebreide artikel. Het is mogelijk om op de gebruikelijke wijze op providerniveau af te wijken van deze standaard teksten.

Wijzigingen afwikkelen in Loket.nl

Nadat een werknemer een wijziging heeft doorgevoerd via het Werknemerloket ontvang je als behandelaar een e-mail. Vervolgens log je in en zie rechtsboven de wijziging staan (driehoek met uitroepteken).

Vervolgens kun je de wijziging goedkeuren of annuleren

Nadat je de wijziging hebt goedgekeurd wordt de wijziging doorgevoerd in Loket. Daarnaast wordt het mutatieverslag netjes bijgewerkt.

Uiteraard hebben ook een video opgenomen waarin door Jan alles stap voor stap wordt uitgelegd.