Inrichting verlofmodule: Stap 1 Het aanmaken van de verlofregeling – Loket voor Werkgevers

Introductie
Om verlof te kunnen registreren en verwerken in Loket, moet eerst een verlofregeling worden aangemaakt. Deze regeling bepaalt hoe verlof wordt opgebouwd, afgerond en eventueel uitbetaald. Dit artikel beschrijft stap-voor-stap hoe je een verlofregeling instelt.

Hoe werkt het?

1. Voorwaarden voor gebruik

Zorg dat de juiste producten en rechten zijn geactiveerd door je accountant of administratiekantoor.
Ga naar Werkgever > Arbeidsvoorwaarden > Verlof om een nieuwe regeling toe te voegen.

Je kunt kiezen uit:

Een nieuwe verlofregeling
Een regeling op basis van een sjabloon (mits beschikbaar op providerniveau)

2. Instellen van de verlofregeling
Bij het aanmaken van de regeling vul je de volgende velden in:

Instelling	Uitleg
Naam	Kies een herkenbare naam voor de regeling
Eenheid	Uren of dagen (advies: gebruik uren voor duidelijkheid)
Manier van afronden	Logisch, naar boven of naar beneden
Afronden op	0,01 / 0,1 / 1,00 eenheden
Soort opbouw	Per uur, maand of jaar
Dag verlofopbouw	Dag van automatische opbouw. Vul je dit veld met een 0, dan wordt het niet automatisch opgebouwd en dien je altijd handmatig via Collectieve mutaties -> Verlofopbouw volgens regeling de rechten herrekenen.)
Verlof wettelijk	Aantal uren/dagen per jaar
Verlof bovenwettelijk	Aantal uren/dagen per jaar
ADV	Vul hier het aantal ADV-uren of -dagen per jaar in (indien van toepassing). Heb je geen ADV-regeling? Vul dan 0 in. Gebruik je geen ADV maar bijvoorbeeld wel LFB-uren? Dan kun je die hier invoeren. Vergeet in dat geval niet om bij Beheer > Tabellen > Verlofsoort afwijking de naam ADV te wijzigen naar LFB.
Gebruik verlofrooster	Binnen de verlofregeling is het mogelijk om een verlofrooster te definiëren. Dit verlofrooster kan aanvullend worden gebruikt op het arbeidspatroon dat op werknemersniveau is vastgelegd in het scherm Arbeidstijd. Wanneer er sprake is van een standaard werkweek van 40 uur, gelijkmatig verdeeld over maandag tot en met vrijdag (8 uur per dag), dan volstaat het om de optie Gebruik verlofrooster op Nee te zetten. Indien er echter sprake is van een afwijkende verdeling van de werkuren (bijvoorbeeld 4 dagen van 9 uur en 1 dag van 4 uur), dan is het gebruik van een verlofrooster aan te raden. In dat geval wordt bij het registreren of aanvragen van verlof automatisch het juiste aantal uren berekend, passend bij het werkpatroon van de medewerker.
Feestdagen	Bepaal of bij verlofaanvragen rekening moet worden gehouden met officiële feestdagen. Zet je deze optie op Ja, dan worden feestdagen automatisch uitgesloten bij een aanvraag. Standaard zijn erkende christelijke feestdagen al opgenomen. Wil je extra feestdagen toevoegen? Ga dan naar: Werkgever > Beheer > Tabellen > Feestdagen werkgever.
Verlof direct uitbetalen	Bepaal of verlof direct moet worden uitbetaald. Staat deze optie op Ja, dan wordt op basis van de ingevoerde uren automatisch een variabele mutatie aangemaakt (zie dit artikel voor uitleg). Deze functie is vooral handig bij het uitbetalen van verlof aan oproepkrachten.
Aantal peilmomenten	Bij leeftijdsgebonden verlofopbouw kun je één of twee peilmomenten instellen, zoals vereist in sommige cao’s (bijv. Metaal). Deze leg je vast via Peildag en Peilmaand. Let op: verlofrechten gelden altijd voor een heel jaar. Kies je voor twee peilmomenten, dan wordt het jaarlijkse aantal verlofuren automatisch door twee gedeeld. Houd hier rekening mee bij de inrichting.
Manier van toekennen	Is er extra verlof op basis van zowel leeftijd als dienstjaren? Geef dan in dit veld aan of beide regelingen moeten worden toegepast (Alles), of alleen de hoogste waarde van de twee (Alleen hoogste waarde).

3. Extra verlof op basis van leeftijd, dienstjaren of salaris
Na het opslaan van de regeling kun je extra verlofrechten toevoegen:

Klik op het plusje bij de gewenste categorie
Vul in: vanaf jaar/maand, tot en met jaar/maand, aantal verlof en ADV

⚠️ Let op bij het invullen van Vanaf maand en Tot en met maand:

Waarde 0 betekent de geboortemaand van de werknemer.
Waarde 11 betekent 11 maanden ná de geboortemaand.

Daarom kan Tot en met maand niet op 12 worden gezet en mag Vanaf maand niet starten met 1.

4. Automatische Verlofuren in ESS
De automatische vulling van verlofuren in ESS is afhankelijk van vier instellingen:

Verlofrooster ingesteld
Werkgever > Arbeidsvoorwaarden > Verlof > Verlofrooster = Ja
Verlof bepalen via arbeidspatroon
Werknemer > Arbeidstijd > Verlof bepalen m.b.v. arbeidspatroon
Afwijkende uren per week
Werknemer > Arbeidstijd > Afwijkend uren per week
Arbeidspatroon gevuld
Werknemer > Arbeidstijd > Arbeidspatroon

Verlofrooster ingesteld	Ind. verlof bepalen mbv arbeidspatroon	Afwijkende uren	Arbeidspatroon gevuld	Resultaat
nee	nee	nee	nee	ploeguren / 5
nee	nee	nee	ja	ploeguren / 5
nee	ja	nee	nee	ploeguren / 5
ja	ja	nee	nee	ploeguren / 5
nee	ja	ja	nee	afwijkende uren / 5
ja	ja	ja	nee	afwijkende uren / 5
nee	nee	ja	nee	afwijkende uren / 5
nee	nee	ja	ja	afwijkende uren / 5
nee	ja	ja	ja	o.b.v. arbeidspatroon
nee	ja	nee	ja	o.b.v. arbeidspatroon
ja	ja	nee	ja	o.b.v. arbeidspatroon
ja	ja	ja	ja	o.b.v. arbeidspatroon
ja	nee	nee	nee	o.b.v. verlofrooster
ja	nee	ja	nee	o.b.v. verlofrooster
ja	nee	nee	ja	o.b.v. verlofrooster
ja	nee	nee	nee	o.b.v. verlofrooster