Documentgeneratie

Documentgeneratie in Loket
Loket biedt de functionaliteit documentgeneratie aan waarmee je, met behulp van templates, standaard documenten zoals arbeidsovereenkomsten of beloningsbrieven kunt genereren.

Hoe werkt het?

Stap 1: Template opbouwen
Om gebruik te maken van documentgeneratie moet je eerst beschikken over één of meerdere templates met de extensie .docx. Zorg ervoor dat er geen documentbeveiliging is toegepast bij het opslaan van de template (bijv. alleen lezen of wachtwoordbeveiliging). Het template vormt de basis voor het te genereren document. Gebruik een tekstverwerker zoals Word om het bestand op te bouwen met standaardtekst en/of een logo.

Door specifieke placeholders te gebruiken, kun je gegevens zoals de voornaam, achternaam of geboortedatum op de juiste plaats in de template verwerken. De placeholders zijn in het document te herkennen aan de tekst die tussen de volgende tekens staat: 

Een lijst met beschikbare placeholders is te vinden in dit artikel. 

Stap 2: Templates uploaden
Na het aanmaken en opslaan van de template als een .docx bestand, moet je de template uploaden in Loket via Werkgever → HRM → Dossiervorming → Templates. Klik nu op de knop Toevoegen, waarna een pop-upvenster verschijnt waarin je de template kunt uploaden.

Stap 3: Document genereren
3.1 Document genereren individueel

Met de beschikbare templates kunnen gepersonaliseerde documenten voor werknemers worden gegenereerd. Ga naar het dienstverband waarvoor je een document wilt genereren. Documentgeneratie bevindt zich onder HRM → Werknemersdossier → Documentgeneratie. Een gebruiker kan alleen documenten genereren die bij een categorie horen waarbij in de autorisatiematrix is bepaald dat het document zichtbaar is voor de gebruiker.

Je kunt vooraf een voorbeeld van het document opvragen.

Let op dat bij het genereren van een document voor een werknemer die in de toekomst in dienst treedt, de peildatum de in dienst datum moet zijn. Een datum voor de datum dat de werknemer in dienst treed zorgt er voor dat bepaalde velden niet gevuld worden. 

Met de knop Genereerd document wordt het document direct gegenereerd en opgeslagen in het werknemersdossier.

Opmerking: Wanneer je een document genereert voor een werknemer, dan wordt dat document altijd als PDF-versie aan de werknemer aangeboden.  Werknemers kunnen de Word-versie niet openen, zodat het document niet gewijzigd kan worden.

3.2 Document genereren collectief
Het collectief genereren van documenten kan op werkgeverniveau via Werkgever → HRM → Documentgeneratie. Klik op Genereer document(en) en kies vervolgens in het vervolgscherm de template en de dienstverbanden.

Handig om te weten
Alle gegenereerde documenten worden als PDF opgeslagen in de werknemersdossiers om wijzigingen door werknemers te voorkomen.

Meer weten?
Mocht je na het lezen van dit artikel nog vragen of opmerkingen hebben, neem dan contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.