Het gebruik van signalen

Activeren signalen

Op gebruikersniveau kan er aangegeven worden welke signalen er naar de betreffende gebruiker verstuurd moeten worden. Dit kan op 2 manieren toegekend worden:

1. Via een signaal set
2. Door signalen handmatig toe te voegen

Signaal set

Vaak heeft je accountants- of administratiekantoor al een signaal set aangemaakt voor jou als werkgever. In een signaal set zitten een aantal voor gedefinieerde signalen, die al volledig zijn ingericht.

Ga bij de werkgever naar Gebruikers -> Gebruikersoverzicht en kies de gewenste gebruiker. Ga bij die gebruiker naar Signalen en kies voor kies voor Wijzigen. Bij de betreffende werkgevergebruiker selecteer je de gewenste signaal set, klik je op de button Toepassen en sla je de mutatie op.

De signalen uit de signaal set worden geactiveerd.

Daarnaast is er de mogelijkheid om signalen te exporteren. Wanneer je dit downloadt, krijg je een overzicht van signalen op werkgeverniveau.

Handmatig koppelen

Ga bij de werkgever naar Gebruikers -> Gebruikersoverzicht en kies de gewenste gebruiker. Ga bij die gebruiker naar Signalen en kies voor kies voor Wijzigen. Via het zoekveld kun je zoeken naar een bepaald signaal wat je wilt toevoegen.

Als het signaal "12,5 jarig dienstverband" moet worden toegevoegd, kun je deze simpelweg aanvinken. Behalve het zoeken via het zoekveld, kun je ook door de lijst met signalen scrollen tot je het signaal hebt gevonden wat je zoekt. 

Aanpassen signalen

Het is uiteraard ook mogelijk om de instellingen van een signaal aan te passen. Ga hiervoor naar Gebruikers -> Gebruikersoverzicht en kies de gewenste gebruiker. Ga bij die gebruiker naar Signalen en kies voor kies voor Wijzigen. De aanwezige signalen worden getoond.

Hieronder een korte toelichting over de instellingen die je per signaal kunt aanpassen.

Soort:
Hier selecteer je het het betreffende signaal wat je wilt gaan activeren.

Signaleringsperiode:
Hier kun je aangeven wanneer je het signaal wenst te ontvangen. Je geeft het aantal kalenderdagen op voorafgaand aan de gebeurtenis (of in sommige gevallen na de gebeurtenis) waarop je het signaal wenst te ontvangen.

Mail versturen:
Standaard worden de signalen uitsluitend in Loket getoond. Wil je hier ook actief per mail over worden geïnformeerd, dan kun je dit veld op Ja zetten.

Alleen afdeling signalen:
Dit veld is specifiek voor de afdelingsmanager. Wanneer je dit veld op Ja zet, zorgt dit er voor dat de gebruiker uitsluitend signalen krijgt van zijn of haar afdeling. 

Door het aanpassen van de standaard instellingen, kun je de werking van het signaal zo instellen dat het voldoet aan jouw wensen.

Standaard signalen

Hieronder volgt een opsomming van de standaard signalen die we in Loket ondersteunen:

Standaard signaleringen op persoonsniveau

Verjaardagen op basis van de geboortedatum en niet overleden.

• Verjaardag
• Verjaardagen bij leeftijden 50, 55 en 59 t/m 65 jaar
• AOW gerechtigde leeftijd

Huwelijksjubileum indien burgerlijke staat is gehuwd en op basis van ingangsdatum partner.

• 12,5 jarig huwelijk
• 25 jarig huwelijk
• 40 jarig huwelijk

Geldigheidsdatum HRM modules:

• Einde geldigheid opleiding
• Einde geldigheid dossier
• Einde lease contract
• Vervolg beoordeling
• Einde geldigheid verstrekking

Standaard signaleringen op dienstverbandniveau:

Dienstjubileum op basis van historische datum in dienst of datum in dienst als de historische datum leeg is.

• 5 jarig dienstverband
• 10 jarig dienstverband
• 12,5 jarig dienstverband
• 15 jarig dienstverband
• 20 jarig dienstverband
• 25 jarig dienstverband
• 30 jarig dienstverband
• 40 jarig dienstverband
• 45 jarig dienstverband
• Aanbod vaste uren oproepkracht

• Einde proefperiode (signalering 1 week vooraf)

Loket bepaalt de proefperiode als volgt:

• Indien de datum "aanstelling tot" leeg is (dus onbepaalde tijd): 2 maanden proeftijd
• Indien de datum "aanstelling tot" >= 2 jaar na in dienst datum: 2 maanden proeftijd
• Indien de datum "aanstelling tot" < 2 jaar na in dienst datum: 1 maand proeftijd
• Indien de datum in dienst > historische datum in dienst, geen proeftijd mogelijk

Ingangs- en eindmoment fonds en grondslag:

• Indien een fonds of grondslag in een profiel is opgenomen, zal er bij het bereiken van de ingangs- of einddatum een signaal verschijnen dat het betreffende fonds en/of grondslag is geactiveerd of beëindigd.
• In de overige gevallen verschijnt er een signaal dat begin of einddatum is bereikt. De gebruiker dient zelf zorg te dragen voor activering van betreffende fonds en/of grondslag.

Pensioen gerelateerde signalen

• Bereiken maximale pensioenleeftijd
• Bereiken minimale pensioenleeftijd
• Bereiken pensioenleeftijd
• Bereiken prepensioenleeftijd
• Bereiken toetredingsleeftijd pensioen

Salaris gerelateerde signalen

• Salarisperiodiek

Signalering Auto van de zaak: 

• Auto eerste toelating 60 maanden

 Signalering einde proeftijd of contract:

• Einde contract / aanzegtermijn op basis van aanstelling tot
• Einde contract / dienstverband
• Einde opzegtermijn op basis van aanvang opzegtermijn
• Einde opzegtermijn werkgever
• Einde opzegtermijn werknemer, opzegtermijn w en wg en periode opzegtermijn

Standaard signaleringen m.b.t. Ziekteverzuim / Wet Poortwachter

Eigen signalen

Naast de standaard signaleringen kun je in Loket ook eigen signalen vastleggen bij een werknemer. Ga bij de werknemer naar HRM -> Eigen signalen. Het aantal eigen signalen is onbeperkt. Een eigen signaal is zichtbaar voor alle Loket gebruikers.

Je kunt een eigen signaal beperken tot één keer signaleren door een vervaldatum in te geven. Het signaal zal dan automatisch op / vanaf die datum vervallen. 

Als niet bekend is wanneer het eigen signaal eindigt, kun je een patroon van herhaling instellen. Door het veld Stel patroon in de waarde Ja te geven, kun je de frequentie van het eigen signaal opgeven via de velden Herhalen over en Periode. Vervolgens kun je zelf een aantal herhalingen opgeven, of het eigen signaal als oneindig definiëren. 

De eigen signaleringen worden opgenomen in de dagelijkse procedure van de standaard signalen. Het signaleringsmoment van de eigen signaleringen kan uiteraard ook zelf bepaald worden. De signalering blijft actief totdat de behandelaar van de signalen het signaal in het Takencentrum met de button Markeren als gelezen kwalificeert.

Het eigen signaal wordt dan in het Takencentrum verplaatst van Openstaand naar Historisch.

Wanneer de werknemer uit dienst gaat, dient het eigen signaal verwijderd te worden. Deze stopt niet automatisch na het vullen van de uit dienst datum. 

Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.