Inlezen concept werknemers m.b.v. XML loonaangifte

Introductie
Bij het starten met een nieuwe administratie is Dit kan een tijdrovende taak zijn als het per werknemer moet worden gedaan. Om dit proces te vereenvoudigen, biedt Loket de optie om werknemers in bulk te importeren via een XML-loonaangiftebestand. Deze functie stelt je in staat om concept werknemers aan te maken die je later kunt aanvullen en definitief kunt opslaan. Let op! Dit kan alleen als je de administratie overneemt of overzet vanuit een vorige verwerker en je beschikking hebt over de laatse loonaangifte.

Hoe werkt het?

Importeren van concept dienstverband

• Ga naar Werkgever > Collectief >  Werknemers>  Importeren concept dienstverband via loonaangiftebericht.

• Selecteer bestand, Dit is het XML-loonaanaangiftebestand van de vorige verwerker. De werknemers worden vervolgens aangemaakt als concept werknemers.

Concept werknemers beheren

• Je kunt de concept werknemers benaderen via Werkgever> HRM > Concept werknemer. Ze zijn ook zichtbaar als concept werknemer bij het toevoegen van een nieuw dienstverband.

• Selecteer de concept werknemer om de vooraf ingevulde velden vanuit de loonaangifte zichtbaar te maken.

Aanvullen en opslaan
Vul de aanvullende gegevens in en controleer de ingevulde velden voordat je de werknemer definitief opslaat.

Belangrijke aandachtspunten

• Voeg zelf een eventuele partnernaam toe en pas het veld Gebruik achternaam aan.

• Controleer het basisloon in kolom 3 van de loonstaat; dit omvat het bruto loon inclusief vaste vergoedingen.

• Voor oproepkrachten is het basisloon niet gevuld; muteer het juiste bedrag.

• Afwijkend aantal uren: controleer en pas dit veld aan bij vaste werknemers.

• Vul het fiscaal jaarloon handmatig in.

• Het personeelsnummer wordt automatisch bepaald, maar kan overschreven worden indien nodig.

• Werknemers met meerdere dienstverbanden worden als aparte conceptwerknemers ingelezen. Verwijder indien ongewenst de extra conceptwerknemers en voeg de dienstverbanden handmatig samen.

• Zorg dat het IBAN-nummer en het e-mailadres van de werknemers zijn ingevuld.

Meer weten?
Heb je vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor voor verdere ondersteuning.