Inlezen concept werknemers m.b.v. XML loonaangifte

Wanneer je start met Loket is het toevoegen van je werknemers één van de eerste stappen die gezet moet worden. Het is een tijdrovende klus om dit per werknemer te moeten doen.
Om het je wat makkelijker te maken hebben we een optie in Loket verwezenlijkt waarmee je aan de hand van een XML loonaangifte bestand, werknemers kunt importeren in Loket.
Dit via Werkgever -> Collectief -> Importeren concept dienstverband via loonaangiftebericht. De beschikbare werknemers worden dan aangemaakt als concept werknemers.

Deze concept werknemers zijn vervolgens te benaderen via HRM -> Concept werknemer of worden zichtbaar als concept werknemer bij het toevoegen van een nieuw dienstverband. 

De concept werknemer kan je vervolgens selecteren en direct worden de vooraf ingevulde velden vanuit de loonaangifte zichtbaar. 

Na het invullen van de aanvullende gegevens en controleren van de gegevens kun je de werknemer opslaan.  Je dient rekening te houden met onderstaande aandachtspunten voordat je de werknemer opslaat:

• Alleen de geboortenaam is bekend vanuit de loonaangifte, eventuele partnernaam dien je zelf toe te voegen. Vergeet niet om het veld Gebruik achternaam aan te passen.
• Basisloon is gevuld met het loon zoals genoemd in kolom 3 van de loonstaat. Dit is het bruto loon inclusief eventuele vaste vergoedingen. Controleer dit veld daarom goed.  
• Bij oproepkrachten is het basisloon niet gevuld en dient nog te worden gemuteerd met de juiste waarde.
• Afwijkend aantal uren is bij oproepkrachten gevuld met 0 , bij vaste werknemers dit veld goed controleren en eventueel aanpassen.
• Fiscaal jaarloon dient handmatig gevuld te worden. 
• Personeelsnummer wordt automatisch bepaald op basis van het laatst uitgegeven personeelsnummer. Indien je een ander nummer wilt hanteren kun je dit veld overschrijven.
• Werknemers met 2 of meer dienstverbanden worden als aparte conceptwerknemers ingelezen, indien dit niet gewenst is kan je de overige conceptwerknemers verwijderen de overige dienstverbanden handmatig toevoegen bij de werknemer
• Het IBAN dient nog gevuld te worden
• Het e-mailadres van de werknemer dient nog vastgelegd te worden.

Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.