Stap 1: Opvoeren van een nieuwe werknemer via wizard

Het invoeren van een nieuwe werknemer bestaat uit 3 stappen:

• Het uitvoeren van de wizard Nieuwe werknemer
• Het eventueel toevoegen van individuele vergoeding, inhoudingen en/of excasso's
• Het eventueel toegang verstrekken tot MijnLoket/Werknemerloket

Stap 1: Het uitvoeren van de wizard Nieuwe werknemer

Het opvoeren van een nieuwe werknemer start met het openen van de wizard Nieuwe werknemer. Op werkgeverniveau tref je op de Overzicht pagina de optie "Nieuwe werknemer" aan. Door hierop te klikken opent de wizard zich. Vervolgens kun je aan de hand van 6 stappen de medewerker opvoeren.

 

Tip: Mocht je onverhoopt tijdens dit proces de wizard afbreken, weet dat de werknemer dan automatisch voor je wordt opgeslagen als een Concept werknemer.

 Uitleg velden nieuwe werknemer

 

Algemene gegevens
 

Personeelsnummer:

Loket zal zelf een personeelsnummer voorstellen. Dit personeelsnummer kan door de gebruiker worden overschreven. Dit nummer dient uniek te zijn binnen de werkgever en mag maximaal 10 posities bevatten.

 

Concept werknemer:
Met behulp van dit veld kun je eventueel een vastgelegde concept werknemer kiezen. Hierdoor worden de reeds vastgelegde velden overgenomen in de wizard nieuwe medewerker.
Lees meer hierover in dit artikel.

 

Contact & Identificatie

 

Adres:
Loket heeft een koppeling met Google maps waarmee automatisch de afstand woon- en werkadres wordt bepaald. 

 

Afwijkend postadres:
Indien een afwijkend postadres bekend is, zal deze op de loonstrook worden gepresenteerd.

 

Privé mailadres:
Het e-mailadres wordt tevens gebruikt voor de e-mailberichten t.b.v. het Werknemerloket.

 

Termijn & Hoedanigheden


 

Soort werknemer:
Op basis van de geselecteerde Soort werknemer worden er default een aantal velden betrekking hebbend op de sociale verzekeringen op de juiste waarde geplaatst.

 

Basis dienstverband:
Op basis van het geselecteerde Basis dienstverband worden er default een aantal velden zoals Afwijkende kleur LB tabel en diverse sociale verzekeringen op de juiste waarde geplaatst. Ook zullen de juiste regels voor het bepalen van de loonheffing worden toegepast.

Onbepaalde tijd vanaf:
Op dit moment kent Loket nog geen tijdafhankelijk scherm voor de dienstverbandgegevens. Echter dient er wel vastgelegd te kunnen worden per wanneer een werknemer een onbepaalde tijd contract heeft. Dit kan namelijk effect hebben op het mogen toepassen van de lage premie Awf (WAB).

Uitzondering:
Het veld Uitzondering kan gebruikt worden in de gevallen dat er wél verzekeringsplicht bestaat maar niet wordt toegepast.

Periode Salarisperiodiek:
De vastgelegde periode zal in de signaleringenmodule worden meegenomen en dient opgegeven te worden als een numerieke waarde. Bijvoorbeeld voor de maand april voer je een 4 in.
 

Email verlofaanvraag:
Bij gebruik van de verlofmodule kan hier één of meerdere e-mailadressen verlofaanvraag worden ingevuld. Als er voor het betreffende dienstverband een verlofaanvraag ESS wordt ingediend dan wordt er automatisch een mailtje gestuurd naar het e-mailadres dat bij het veld Email verlofaanvraag gevuld is.

 

Werknemerprofiel:
Indien hier een profiel aanwezig is en dit profiel wordt gekozen dan worden automatisch de voor dit profiel geldende (pensioen)fondsen, grondslagen en vaste vergoedingen/inhoudingen geactiveerd.
Daarnaast zorgt de activatie van het profiel ervoor dat Loket signaleert op het bereiken van de leeftijdsgrens van een fonds en/of grondslag.

Dit werkt als volgt:
Indien een medewerker bij het toepassen van een profiel jonger is dan de ingangsdatum van een fonds en/of grondslag dan zal deze niet direct worden geactiveerd. Op het moment van het bereiken van de leeftijdsgrens activeert Loket automatisch het fonds en/of grondslag. Je ontvangt hiervan een signaal in Loket. Het automatisch activeren is ook altijd te raadplegen in de mutatieverslagen.
Indien een medewerker de eindleeftijd van een fonds en/of grondslag bereikt zal op dezelfde manier dit worden beëindigd.
Fondsen en grondslagen kun je ook achteraf individueel activeren bij medewerkers. Dit betekent echter dat je ook individueel en handmatig opvolging moet geven aan het activeren en beëindigen van het betreffende fonds en/of grondslag wanneer de leeftijdsgrens wordt bereikt. 
Het meest voorkomende profiel kan worden ingesteld als 'Standaard profiel' in de wizard nieuwe medewerker/dienstverband. Maak je gebruik van de functionaliteit Dienstverband sjablonen? In het sjabloon kun je ook het juiste Werknemerprofiel opnemen.

 

Schriftelijke arbeidsovereenkomst:
In het kader van de WAB is het noodzakelijk om per 2020 vast te leggen of een werknemer een schriftelijke arbeidsovereenkomst heeft. Dit veld wordt standaard gevuld met de waarde 'Ja'.
 

Hoedanigheden

 

Het muteren van diverse velden onder Hoedanigheden heeft gevolgen voor andere velden.
Bijv. een DGA is niet verzekerd voor de diverse SV-verzekeringen. Dit wordt automatisch gegenereerd zodra de indicatie DGA op Ja wordt gezet. Bij de indicatie Oproep-/invalkracht wordt het veld Berekenen uren automatisch op Nee gezet.

 

Arbeidstijd

 

Berekenen uren:
Indien je berekenen uren op Ja zet dan zal Loket.nl, zodra je de uren gewerkt laat berekenen, voor deze werknemer het aantal normuren meenemen in de verloningsperiode. Bij een oproepkracht zal hier normaliter Nee ingevuld worden.

 

Afwijkend aantal uren per week:
Alleen invullen indien een werknemer in een vast patroon meer of minder uren werkt dan de normuren. De afwijkende uren per week worden automatisch bepaald indien gebruik gemaakt wordt van het arbeidspatroon en de indicatie Afw. dagen/uren m.b.v. rooster op Ja staat.

 

Afw SV-dagen per periode:
Alleen invullen indien een werknemer volgens een vast patroon niet op alle werkdagen werkt. Gemiddeld aantal dagen per loonperiode invullen. Indien dit veld gevuld is met een waarde >0 zal Loket deze werknemer, fiscaal gezien, behandelen als een parttimer. De SV dagen worden automatisch bepaald indien gebruik gemaakt wordt van het arbeidspatroon en de indicatie Afw. dagen/uren m.b.v. rooster op Ja staat.

 

Uren gebroken per. rooster (alleen van toepassing bij gebruik van rooster):
Indien er sprake is van een gebroken periode (werknemer in- of uit dienst gedurende de periode) en er zijn roostergegevens bekend, dan worden de normuren (en daarmee Uren gewerkt) en dagen sociale verzekering voor die periode bepaald met behulp van het betreffende arbeidspatroon. Dit gebeurt automatisch tijdens het uitvoeren van een verloning.

 

Uren periode mbv rooster (alleen van toepassing bij gebruik van rooster):
Indien deze optie wordt geselecteerd dan worden in iedere verloningsperiode het aantal gewerkte uren en dagen sociale verzekering bepaald met behulp van het arbeidspatroon.
Het gevolg hiervan kan zijn dat de betreffende werknemer een wisselend loon ontvangt per verloningsperiode. Er is immers steeds sprake van een wisselend aantal uren.

Let op! Wij adviseren je om deze optie uitsluitend te gebruiken bij werknemers met een uurloon die volgens een vast arbeidspatroon werken.

 

Dagen dagverg. mbv rooster (alleen van toepassing bij gebruik van rooster):
Deze indicatie zorgt er voor dat de looncomponent Dagen dagvergoeding wordt bepaald met behulp van het ingevulde arbeidspatroon. Indien bij een looncomponent de betalingsperiode Betaling per gewerkte dag actief is zal Loket rekenen met de bepaalde Dagen dagvergoeding.
De automatisch berekende component Dagen dagvergoeding zal zichtbaar worden in de variabele gegevens na het uitvoeren van de actie Automatische processen activeren -> Berekenen uren.
De component Dagen dagvergoeding kan uiteraard ook handmatig in de variabele gegevens worden opgegeven of aangepast. Deze looncomponent is beschikbaar onder de categorie Uren.

Afwijkende dagen/uren mbv rooster (alleen van toepassing bij gebruik van rooster):
Met deze indicatie kan het aantal Afw. SV-dagen per periode en Afwijkend aantal uren per week automatisch worden gevuld op het scherm Arbeidstijd. Indien deze indicatie op Nee staat, dienen deze velden handmatig te worden gevuld.

 

Arbeidstijd:
In het arbeidspatroon kan voor de even en oneven weken, de werktijd per dag worden ingevuld. Uiteraard is het niet verplicht om met het arbeidspatroon te gaan werken. Indien je wel gebruik gaat maken van het arbeidspatroon is het niet noodzakelijk om voor werknemers die op alle werkdagen hetzelfde aantal uren werkzaam zijn het arbeidspatroon te vullen.

Org. Eenheid & Basisloon

Functie:
De functie en functiegroep kunnen uit een opgebouwde functietabel opgehaald worden. Dit kan afgedrukt worden op de salarisspecificatie van de werknemer.

Afw. Functie / Afw. Functiegroep:
Indien op de salarisspecificatie een afwijkende functie e/o functiegroep moet worden weergegeven of er is geen functie geselecteerd, dan kan hier de betreffende waarde worden ingevuld.

Standaardfunctie:
Indien vanuit de cao de functies worden onderhouden kan hier uit een tabel de functie volgens cao gekozen worden. In de inrichting van de werkgever kan geregeld worden welke functie standaard op de strook geplaatst moet worden.

Basisloon:
Voer hier het fulltime loon van de werknemer in.

 

 Fiscale gegevens & verzekeringen

 

Jaarloon:
Geef hier een fiscaal jaarloon op voor een volledig jaar. Aan de hand hiervan wordt het percentage bijzonder tarief bepaald.

 

Afwijkende kleur LB:
Dient te worden gebruikt indien deze afwijkt van de standaard kleur LB tabel zoals deze op werkgeverniveau is ingesteld.

Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.