Auto van de zaak

Introductie
In Loket kun je de auto van de zaak voor werknemers op twee verschillende manieren vastleggen afhankelijk van of de auto puur administratief is of onderdeel is van het fiscale proces. Hieronder leggen we uit hoe je dit kunt doen.

Administratie vastlegging
De auto van de zaak kan puur ter registratie worden toegevoegd. Dit doe je via de verstrekkingen op werknemerniveau. Ga hiervoor naar HRM -> Verstrekkingen -> Auto WN

 Fiscale vastlegging
Wanneer de fiscale bijtelling van de auto onderdeel is van het loonadministratieproces, leg je dit vast in de vaste gegevens van de werknemer. Hierbij heb je twee mogelijkheden voor het vastleggen hiervan.
Ga hiervoor naar Salarisverwerking -> Fiscale gegevens -> Werknemer auto.

• Met kenteken: Vul het kenteken in en de RDW koppeling vult automatisch het bijtellingspercentage en de fiscale waarde indien deze gegevens bekend zijn in het register.
• Zonder kenteken: Bij het ontbreken van een kenteken voer je de ingangsdatum, fiscale waarde en bijtellingspercentage handmatig in. Loket berekent dan de bijtelling.
• Let op: Als de auto ouder is dan 60 maanden, dient de bijtelling handmatig te worden ingevoerd.

Kenteken niet bekend
De website van het RDW loopt helaas niet altijd synchroon met de webservice. De RDW stelt een database ter beschikking voor dergelijke koppelingen zoals met Loket. Echter, is het wel zo dat deze database minder vaak wordt geupdate door de RDW dan voor ons wenselijk zou zijn.

Met andere woorden, een auto die je wilt opvoeren, kan wel bekend zijn bij het RDW maar nog niet bekend in de webservice-database. Indien dit de oorzaak is kunnen we helaas enkel wachten tot de RDW de database een update geeft.

Soms zijn ook de milieuprestaties van een auto NIET GEREGISTREERD bij de RDW.Dit is de informatie waarop Loket de auto kan indelen in bijtellingscategorie. Aangezien deze gegevens soms als NIET GEREGISTREERD zijn weggezet bij de RDW kan Loket de auto niet indelen. Het handmatig ingeven van de gegevens van deze auto is uiteraard wel mogelijk.

Overig
Het is naast deze automatisering ook mogelijk om het uiteindelijke bedrag aan bijtelling zelf op te geven. In de vaste gegevens kan dat op werknemerniveau in het veld Fiscale bijtelling. 
Met behulp van de variabele gegevens kan je voor een periode de fiscale bijtelling opgeven op het looncomponent FISC.BYT.AUTO.

Met het looncomponent WN.BYDR.AUTO kan de bijdrage privé gebruik in de variabele gegevens opgegeven worden. De bijdrage privé gebruik wordt automatisch in mindering gebracht op de fiscale bijtelling.

Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto's
Als twee of meer werknemers door de aard van het werk een bestelauto doorlopend afwisselend gebruiken, kan het moeilijk zijn om de regeling voor privégebruik individueel toe te passen. In dat geval betaalt de werkgever eindheffing over de bijtelling privégebruik auto.

Op werknemerniveau vul je bij alle werknemers het record Werknemer auto in het veld Reden geen bijtelling de indicatie (5) (miv 2007) Doorl. afwis. gebruik bestelauto opgeven.

In de vaste en de variabele gegevens kan de eindheffing worden gemuteerd op het looncomponent EH BESTELAUTO. Let op: vul hier niet het jaarbedrag, maar het maandelijkse of 4-wekelijkse bedrag aan eindheffing in.

Let op: De auto van de zaak gegevens worden niet meer afgedrukt op de loonstrook wanneer code reden geen bijtelling op (5) (miv 2007) doorl. afwis. gebruik bestelauto is gekozen. Bij de andere coderingen reden geen bijtelling dus wel.

Reden geen bijtelling
Het kan zijn dat de werknemer geen fiscale bijtelling heeft voor de betreffende auto. Hiervoor dient wel aangegeven te worden waarom er geen fiscale bijtelling van toepassing is.
Vul in dat geval ook de reden geen bijtelling.

Signalen: 60 maanden criterium
Loket heeft een signaal om gebruikers te attenderen op het verlopen van de 60 maanden termijn voor auto’s van de zaak. Die termijn van 60 maanden is gebaseerd op de datum éérste toelating. Bij het invoerscherm van Werknemer auto (Dienstverband -> Salarisverwerking -> Fiscale gegevens -> Werknemer auto) is het veld Datum eerste toelating daarvoor essentieel om te vullen.