Jaarafsluiting werkgever

Collectieve afsluiting Administraties

Vanaf 16 december 2025  bestaat de mogelijkheid om Administraties af te sluiten. De loonmodellen van 2025 zijn dan al aangemaakt. Let op, het verlonen van jaar 2025 kun je pas op 17 december.

In Loket kun je bij Collectief- Jaar - Jaarafsluiting meerdere administraties afsluiten. Op basis van onderstaande criteria kan een selectie opgegeven worden waaraan de werkgevers moeten voldoen om een jaarafsluiting aan te vragen. Bij Datum beschikbaar Jaaropgave kan de datum worden opgegeven waarop de jaaropgave beschikbaar moet zijn in WerknemerLoket en MijnLoket. Indien er geen datum vermeld is, zal hiervoor de datum van afsluiting worden gebruikt. 

Na de selectie worden de administraties gepresenteerd die voldoen aan de opgegeven criteria.

Op het Overzicht kun je ook aangeven of er wel of geen e-mail verstuurd dient te worden aan de werknemers met het bericht dat de jaaropgave klaar staat. 

Individuele afsluiting administratie

Het is ook mogelijk om de werkgever individueel af te sluiten. Deze optie is opgenomen onder Administratie - Beheer - Jaar afsluiten

Na afsluiting is het mogelijk om in het Werknemerloket en MijnLoket de jaaropgave te raadplegen. 
Door het veld Versturen mail jaaropgave op  Ja te zetten zal een mailtje worden verstuurd dat de jaaropgave voor hen beschikbaar is. Bij Datum beschikbaar Jaaropgave kan eventueel nog een datum worden ingevuld waarop de jaaropgave beschikbaar moet zijn in het Werknemerloket of MijnLoket. Als hier geen datum vermeld is, zal de datum van afsluiting gebruikt worden. (Let op, in dit laatste geval zal de e-mail een dag later verstuurd worden).
In het veld Datum mail jaaropgave op Administratie -> Beheer - Inrichting - Jaartal kiezen wordt de datum geregistreerd waarop het e-mailbericht t.b.v. de jaaropgave is verstuurd.

Er mag voor de af te sluiten werkgever, op het moment van verzoek tot afsluiting, geen loonrun meer openstaan. Mocht dat wel het geval zijn dan verschijnt onderstaande foutmelding.

Nadat het verzoek tot afsluiting is vastgelegd zal 's-nachts de jaarafsluiting plaatsvinden
waarbij onderstaande acties worden uitgevoerd:

• Aanmaken jaar 2026 voor de betreffende werkgever.
• Voor de in 2025 operationele werkgevers (veld Testjaar=Nee) zullen de cum-standen van de grondslagen en de cum-standen van verlof-, TVT- en ATV-saldo worden bepaald.
• Voor werkgevers waarvan het jaar 2025 op Testjaar=Ja heeft gestaan worden geen cumulaties vastgesteld. Deze gegevens dienen in 2026 te worden gemuteerd.
• De fiscale jaarlonen worden automatisch overgehaald. (m.u.v. de werkgevers waarvan het jaar 2025 op Testjaar = Ja heeft gestaan)

 Nadat de jaarwerkprocedure is afgerond zal het veld Afgesloten op Ja worden gezet en wordt de datum afgesloten gevuld. U kunt vanaf dat moment 2025 alleen nog verlonen via de Salaisverwerking - Salariscarrousel  - Acties - Verlonen voorgaand jaar

Aandachtspunten jaarafsluiting administratie

• Als op administratieniveau een periode Laatste verloning is gevuld zal, voor die administratie voor het jaar volgend op de laatste verloningsperiode, nog eenmaal een nieuw jaar worden aangemaakt. (Dit is noodzakelijk voor het aanmaken van de jaaropgaven). 
• Er mag geen loonrun openstaan op het moment van Verzoek tot afsluiting=ja.
• Indien de indicatie Testjaar voor het jaar 2025  op Ja staat, zal deze indicatie ook naar 2026 worden overgenomen.
• Zodra een werkgever in 2026 operationeel moet worden verloond, moet de indicatie Testjaar voor het jaar 2026 op Nee gezet worden.
• CAO wijzigingen zijn automatisch van toepassing voor de werkgevers die aan betreffende CAO gekoppeld zijn. Als op loonmodel- of werkgeverniveau is afgeweken, dan worden deze afwijkende gegevens overgenomen naar het nieuwe jaar. Je bent zelf verantwoordelijk voor het muteren van deze gegevens. Deze gegevens worden niet meer in de CAO-laag onderhouden.
• In Loket is een overzicht opgenomen waarin de afwijkende gegevens t.o.v. CAO e/o loonmodel zijn opgenomen. Administratie -> Diversen -> Overzichten -> Overzicht inrichting -> Inrichting afwijking