Vakantiegeld later uitbetalen: hoe zit het dan met de salarisadministratie?

Als er betalingsproblemen zijn, kun je er als werkgever voor kiezen de vakantiebijslag op een later moment of in termijnen te betalen. Dit mag echter alleen als de medewerker hier ook toestemming voor heeft gegeven. Als dat het geval is, leg het dan schriftelijk vast, zodat er nooit verwarring over ontstaat. Natuurlijk is het ook van belang om te weten hoe je deze latere betaling van het vakantiegeld in de salarisadministratie inregelt.

Inregelen salarisadministratie

Bij uitstellen van het uitbetalen van vakantiegeld ontstaat er een punt van aandacht. De opbouw van de nieuwe rechten loopt namelijk gewoon door. Bij het opschuiven van moment van uitbetaling of bij het betalen van een voorschot dien je hiermee rekening te houden.

Om je administratief proces te borgen moet je eerst bepalen over welke periode het vakantiegeld wordt berekend. In sommige CAO's (zoals Beroepsgoederenvervoer) loopt de opbouw van periode 1 t/m periode 12 (of 13) van het kalenderjaar. In dat geval zou je eenvoudig de periode van uitbetaling kunnen aanpassen. Zolang het moment van uitbetaling maar valt binnen het kalenderjaar. Je kunt hiervoor de mutatie doorvoeren in de betreffende grondslag (bijvoorbeeld uitstel naar periode 8).

Daarnaast zou je eventueel een voorschot kunnen uitbetalen. Dit kan, in dit geval met looncomponent 431 VOORSC.VAK.TSL.

In de meeste CAO's loopt de opbouw van vakantiegeld over kalenderjaren heen, bijvoorbeeld van periode 6 van vorig kalenderjaar t/m periode 5 van het huidige kalenderjaar. In dat geval kun je niet zonder meer de periode van uitbetaling aanpassen. Er moet immers afgerekend worden t/m periode 5. Vanaf periode 6 bouw je alweer op voor volgend jaar.

Je kunt dit ook in dit geval eenvoudig invoeren door ervoor te zorgen dat Periode berekenen op het moment plaatsvindt dat het reguliere vakantiegeldjaar afloopt. In onderstaand voorbeeld dus periode 5.
De uitbetaling van het vakantiegeld vindt in dit voorbeeld pas plaats in periode 8. Je hebt dus een uitstel gecreëerd van 3 maanden.

Wil je in dit geval de medewerkers een voorschot verstrekken op hun vakantiegeld dan kan dat ook door gebruik van looncomponent 431 VOORSC.VAK.TSL.

Let hierbij wel op dat je de voorschotbetaling in de variabele gegevens boekt van (uiterlijk) de periode van berekenen (in bovenstaand geval dus periode 5). Hanteer je een latere datum? Dan wordt het voorschot in mindering gebracht op het vakantiegeld van het nieuwe jaar. Wil je het voorschot in meerdere keren betalen? Dan kan dat ook door opnieuw de variabele mutatie over (in dit voorbeeld) periode 5 door te voeren. Hierdoor ontstaat een herrekening, maar zal het voorschot op het berekende vakantiegeld in mindering worden gebracht.

Zorg er voor dat je volgend jaar weer de reguliere regeling gaat volgen!

De mutatie die je hebt doorgevoerd is hopelijk maar tijdelijk. Zorg er dus voor dat je het volgende jaar weer de betreffende CAO gaat volgen. 

Meer informatie over Grondslagen vindt je hier terug.