Tips en trucs uitbetaling vakantietoeslag

De tijd van uitbetaling van de vakantietoeslag komt er weer aan, het kan voorkomen dat de verwerker of de klant de berekening van de vakantietoeslag niet helemaal kan herleiden. Daarom zetten we een aantal aandachtspunten voor je op een rij:

• Deeltijdfactor grondslag met peilmethodiek

  De grondslag voor de vakantietoeslag met een peilmethodiek wordt berekend aan de hand van de grondslagdeeltijdfactor i.c.m. het salaris uit de vaste gegevens. De vakantieuren (componenten 27 Uren nab.verlf, 67 Uitb.vak.uren en 496 Ink.vak.uren) werden niet meegenomen in deze deeltijdfactor, waardoor dit apart bijgehouden moest worden. Vanaf de verloning 2019 worden deze uren componenten meegenomen in de grondslagdeeltijdfactor. Nabetaald verlof wordt dus voortaan meegenomen in de hoogte van het vakantiegeld.

  Er zijn wel voorwaarden voor deze berekening:

  1) Het gaat om een grondslag die de 'Soort ivm loonaangifte' Vakantiebijslag heeft.

  2) De berekening van de grondslag is een peilmethodiek; Berekening via Deeltijd = Ja.

  3) De deeltijdfactor kan wel hoger zijn dan 100 in de periode, maar niet lager dan 0 (negatief).

  4) Deze deeltijdfactor wordt niet gebruikt voor de toetsing van het min./max vakantietoeslag

  Let op, het gaat om de uren. Alleen een boeking van de output heet geen invloed.

   

• Lijkt de uitbetaling van de vakantietoeslag te hoog? In veel gevallen is op cao niveau een minimum aan vakantietoeslag gedefinieerd in de grondslag vakantietoeslag. Controleer de inrichting dus goed.
• Ben je ervan op de hoogte dat veel zaken rondom de inrichting van vakantietoeslag automatisch kunnen worden ingeregeld? Denk hierbij aan de periode van uitbetaling, berekening en opbouw, de strook van uitbetaling en het automatisch uitbetalen bij het uit dienst treden van personeel. Een goede inrichting is het halve werk.
• Geldt er een loonbeslag? Denk na over of het loonbeslag ook mee moet tellen voor de vakantietoeslag. Loket neemt loonbeslag mee op de 'Normale strook', niet op de 'Bijzonder tarief strook'.
• Wanneer je in de grondslag vakantietoeslag kiest voor voor een 'Berekening via deeltijd', dan moet de 'Grondslag basis' gevuld zijn met gegevens die als herkomst hebben 'Bedragen uit vaste gegevens'. Dat is de vaste combinatie. 
  Dat geldt andersom ook voor de instelling 'Cumulatief', daar is dan de combinatie met componenten in de 'Grondslag basis' als  'Berekende bedragen in de grondslag'. Als je deze vaste combinaties aanhoudt, dan zijn de bedragen aan vakantietoeslag altijd direct te herleiden.
• Werk je met een peilperiode om de vakantietoeslag te berekenen en is de opgegeven peilperiode (bijvoorbeeld 6) nog niet bekend in het lopende jaar, zal Loket kijken naar de periode 6 van het voorgaande jaar.
• Grijp je handmatig in op de automatische berekening en uitbetaling van Loket.nl? Of geef je het vakantiegeld zelf op? Let op: Loket start dan de volgende periode weer een nieuwe referteperiode op voor het volgende jaar. Deze komt niet overeen met datgene wat in is gesteld op grondslagniveau. Je zult dan perioden te kort komen.
• Ligt de periode einde opbouw NA de periode van berekenen, dan zal Loket op basis van de in het systeem bekende gegevens extrapoleren.
• Is er sprake van een betalingslimiet bij de bank waar je het SEPA bestand wil inlezen? Het is mogelijk om bij de bank de betalingslimiet (eenmalig) te laten wijzigen. Natuurlijk kan je er ook voor kiezen om de vakantietoeslag te verlonen in een separaat SEPA bestand, maar enkel als eerst de reguliere verloning van de periode van uitbetaling gedaan is. Let er hierbij op dat je bij automatische processen de instelling 'grondslag activeren' op nee laat staan. Nadat de periode regulier is verloond dienen de automatische processen nogmaals geactiveerd te worden met alleen grondslag activeren op ja. In de grondslag kan worden aangeven of de uitbetaling op een bijzonder tariefstrook moet worden gedaan. Hierna kan de verloning van de vakantietoeslag in een extra run over de uitbetalingsperiode worden gedaan waarbij dus ook een apart SEPA bestand te downloaden is.
• Wanneer bij het uitbetalen van vakantietoeslag op basis van een grondslag waarin de indicatie 'periode uitbetaling' een andere indicatie is dan 'n.v.t'. staat en bij het dienstverband de indicatie 'berekenen uren' op "nee" staat, wordt de automatische uitbetaling van vakantiegeld niet geactiveerd zonder variabele gegevens in de betreffende periode. Oftewel een oproepkracht die in de periode van uitbetaling niet werkt, krijgt niet automatisch vakantietoeslag uitbetaald!

Wil je nog eens rustig doornemen welke mogelijkheden er zijn betreffende de inrichting van (vakantietoeslag) grondslagen?

Raadpleeg dan onze Handleiding Grondslagen.