Automatisch verwerken

Introductie
Automatische verwerking in Loket biedt de mogelijkheid om administraties automatisch te verlonen, de loonaangifte te verwerken en pensioenaangiftes af te handelen. Deze functionaliteit is handig voor mutatie-ongevoelige verwerkingen, zoals veel DGA-verloningen en verwerkingen van kleinere werkgevers. Het proces kan worden ingesteld per administratie en automatisch worden goedgekeurd op een door jou ingestelde datum.

Let op: als je handmatig ingrijpt op het proces wordt het automatische proces overschreven c.q. stopgezet!

Inrichting Automatisch verwerken
Om te beginnen, ga naar Administratie --> Beheer --> Automatisch verwerken. Hier kun je per administratie de instellingen configureren:

• Dagnummer instellen: Geef aan op welk dagnummer van de periode (maand of 4-weken) de processen verlonen, loonaangifte en pensioenaangifte automatisch uitgevoerd moeten worden.
• Acties vastleggen: Leg per proces twee acties vast: één voor de aanmaak en één voor bevestigen/goedkeuren.
• Volgende periode: Geef aan of het dagnummer betrekking heeft op de huidige of volgende periode (let op, dit is geen datum!).
• Weekend- en feestdagen: Stel in of processen verplaatst moeten worden bij weekend- of feestdagen. Standaard staan beide instellingen op "nee". Zorg ervoor dat de verplaatsing naar een passende werkdag gebeurt.

Inrichting automatisch verwerken voor meerdere werkgevers
Voor verzoeken om voor grote groepen werkgevers de data voor automatisch verwerken van een vooraf ingerichte werkgever te kopieren, hebben wij onderstaande zaken nodig:

• Excel-bestanden worden aangeleverd met cliëntnummer en naam.
• Maak aparte bestanden voor het verlonen, loonaangifte en/of pensioenaangifte.
• Zelf de velden bij 1 of 2 basiswerkgevers inrichten. Deze werkgevers niet in Excel-bestand opnemen, maar aangeven in het ticket.
• Welke werkgevers mogen niet in de Excelsheet zijn opgenomen:
• Werkgevers die als basis dienen voor de inrichting.
• Werkgevers waarvoor het jaar van automatische verwerking niet bestaat in de inrichting van de salarisverwerking.
• Werkgevers waarvoor de laatste perioden verloning / loonaangifte is gevuld.
• Werkgevers die geen loonheffingennummer hebben (alleen ingeval van automatisch loonaangifte).
• Werkgevers waarvoor reeds een inrichting voor de betreffende automatisch verwerking is ingericht.

Handig om te weten

• Resultaat van de inrichting: Op basis van de inrichting wordt per periode een datum bepaald en weergegeven in een kalender. Ga in Loket naar Adm --> Beheer--> Automatisch verwerken om de kalender te bekijken. De data worden bepaald direct nadat op het scherm Automatisch verwerken gekozen is voor de optie Opslaan. Ook is het mogelijk om handmatig data aan te passen voor de huidige en toekomstige perioden. Deze data worden in rood en dikgedrukt weergegeven.
• Afwijkende dagen: Bij overgang naar een nieuw jaar kunnen afwijkende dagen opgegeven worden voor meer controle.
• Stoppen van processen: Bij fouten, zetten loonaangifte- en pensioenaangifteprocessen zich stil voor dezelfde dag om vergissingen te voorkomen.

Meer weten?
Het overzicht van de inrichting vind je onder Salarisverwerking -->Rapporten --> Inrichting salarisverwerking