Het verwerken van aanvullend geboorteverlof

Vanaf periode 7-2020 hebben partners recht op een aanvullend geboorteverlof. Voorheen kon je dit verwerken op het originele dienstverband. Sinds 2022 is het in Loket nodig om een tweede dienstverband aan te maken voor het aanvullend geboorteverlof. Zie ook het artikel Diverse aanpassingen 2022.

Het UWV bepaalt de hoogte van het dagloon op basis van het SV-loon over de afgelopen 261 dagen. Naast het salaris zijn hierin uiteraard nog een aantal looncomponenten opgenomen die het SV-loon beïnvloeden. Het dagloon zoals het UWV dit vaststelt is door Loket niet te bepalen.

Onderaan het artikel vindt je een voorbeelduitwerking voor het verwerken van aanvullend geboorteverlof.

Let ook op de aandachtspunten onderaan dit artikel!

Stap 1: Het aanmaken van het tweede dienstverband

Voor de verwerking van het aanvullend geboorteverlof in loket is het van belang dat er een tweede dienstverband wordt aangemaakt. Dit doe je door bij de werknemer waar het om gaat vanuit het originele dienstverband een nieuw dienstverband aan te maken.

Let hierbij op de volgende punten:

• Speciale inkomstenverhouding, hier mag je (31) Uitkering in het kader van de ZW en de vrijwillige verzekering ziektewet.  Deze indicatie zorgt er voor dat de juiste sociale premies worden berekend. Daarnaast geeft dit ook de indicatie mee in de loonaangifte dat het om een uitkeringsdienstverband gaat.
• De indicatie Externe partij PLO mag je vullen met niet aanleveren.
• Het basisloon dient ook in dit dienstverband gevuld te worden.
• Het fiscale jaarloon wordt bij het gebruik van meerdere dienstverbanden bij elkaar opgeteld. Let er dus op dat je hier niet het zelfde jaarloon vult als bij het originele dienstverband van toepassing is.
• De twee dienstverbanden dienen samen geteld te worden voor de loonheffingen, om dit mogelijk te maken dienen de twee dienstverbanden aan verschillende voorwaardes te voldoen. Hier vindt je de lijst met de voorwaardes waaraan deze dienen te voldoen.

Na het opslaan van het tweede dienstverband dien je het type dienstverband te wijzigen.

In Loket hebben wij het veld Type Dienstverband toegevoegd. Voor nu kan je dit veld alleen nog in Loket wijzigen, in Loket classic moet dit nog worden ingebouwd. Hierbij mag je kiezen voor het type dienstverband Aanvullend geboorteverlof. Wanneer je dit vult verschijnt het veld onderdeel van. Dit veld is verplicht te vullen bij een aanvullend geboorteverlof type dienstverband

LET OP: Je kan het hoofddienstverband alleen selecteren wanneer je vanuit dit dienstverband het nieuwe dienstverband hebt aangemaakt,  dezelfde administratie van toepassing is bij beide dienstverbanden en er geen uitdienstdatum gevuld is bij het hoofddienstverband. 

Stap 2: Arbeidstijd vullen in het tweede dienstverband

Wanneer in het dienstverband de arbeidstijd wordt gevuld met de uren die de werknemer opneemt aan aanvullend geboorteverlof per week, zal met het draaien van de automatische processen de uren automatisch in de variabele gegevens gevuld worden op component 4100 UREN AANV.GEBV.

Je kan hiervoor afwijkende uren opgeven of/en het rooster vullen.

Wanneer de werknemer geen vaste aantal uur opneemt per week kan je ook de uren in de variabele gegevens van het tweede dienstverband vullen op component 4100 UREN AANV.GEBV. Zorg er dan wel voor dat bij dit dienstverband de instelling berekenen uren op nee staat.

LET OP: Wanneer twee dienstverbanden samen moeten worden geteld voor de loonheffingen kan je geen tweede dienstverband met een gebroken periode toepassen. Je zal dan in die periode handmatig de uren moeten aanpassen in de variabele gegevens.

Stap 3: Sociale uitkering

Op werkgeverniveau/loonmodelniveau is de Sociale uitkering voor het aanvullend geboorteverlof vastgelegd. Alleen wanneer je hier op af wil wijken kan je dit op werknemerniveau doen. Het is NIET mogelijk om bij aanvullend geboorteverlof te suppleren. 

Wil je toch een hoger bedrag betalen aan de werknemer dan mag je de aanvulling op de uitkering verwerken op het originele dienstverband. 
LET OP: Ga je door het suppleren 100% van het loon doorbetalen voor de werknemer dan is de incidentiele inkomsten vermindering niet van toepassing en dien je geen code K mee te geven. 

Stap 4: Grondslagen en fondsen

Pensioen

De verwerking voor de pensioenpremie en -afdracht zullen doorlopen op het originele dienstverband. In dit artikel vind je de verwerking voor de verschillende fondsen op het originele dienstverband, Verwerking pensioenfondsen in combinatie met een uitkering. In het dienstverband voor het aanvullend geboorteverlof verwerk je GEEN pensioenpremie en -afdracht of andere fondsen. De indicatie Externe partij PLO vul je met niet aanleveren. 

Vakantiegeld
De uitkering vanuit het UWV is inclusief het vakantiegeld over de uitkering. Om dit in der verwerking van het betaald ouderschapsverlof te verwerken heb je drie opties.

- Optie 1: Het basisloon van de werknemer op het tweede dienstverband verhogen met het bedrag aan vakantiegeld per maand. Het is dan niet inzichtelijk voor de werknemer dat het een uitkering betreft inclusief vakantietoeslag. Daarnaast wordt dit dan ook afgekapt wanneer de werknemer boven het maximum dagloon verdiend.

- Optie 2: is om een grondslag voor het direct uit betalen van het vakantiegeld toe te voegen aan het tweede dienstverband. Op deze manier wordt per maand het vakantietoeslag boven op de uitkering betaald en is dit overzichtelijk voor de werknemer. Let op: voor deze optie dien je wel het component 1100 AANV.GEB.VERLF toe te voegen aan de grondslag basis van de grondslag. Bij deze optie wordt bij het betalen van het vakantiegeld geen rekening gehouden met het maximum dagloon. 

- Optie 3: is om per maand de opbouw aan het tweede dienstverband toe te voegen. Let op: ook hier dien je het component 1100 AANV.GEB.VERLF toe te voegen aan de grondslag basis van de grondslag. Bij deze optie wordt bij het betalen van het vakantiegeld geen rekening gehouden met het maximum dagloon. 

Stap 5: Het originele dienstverband

In het originele dienstverband vul je alleen de uren die de werknemer heeft gewerkt. Vervolgens mag je op het originele dienstverband onder Salarisverwerking > Diversen de incidentiele inkomstenvermindering Kinderverlof vullen. Op deze wijze loopt de juiste codering mee in de loonaangifte.

Een eventuele aanvulling op de uitkering mag je ook verwerken op het originele dienstverband. 

Het enige waar je dan wel nog rekening mee dient te houden zijn de pensioenen. Heb je een UPA pensioen dan dien je wel de uren op het eerste dienstverband te boeken op UPAVERLOF AGV, zie het artikel Registratie van verlof tbv UPA pensioenaangifte. Heb je APG als pensioenfonds dan dien je onder salarisverwerking > diverse de APG inkomsten verbijzondering in te vullen. 

Berekening in loket

Berekening zoals loket die doet:

De berekening op basis van het basisloon (basisloon / max uren periode) x opgenomen uren x 70%.

De berekening op basis van het max dagloon x sv-dagen die de werknemer opneemt x 70%.

Loket pakt vervolgens het laagste bedrag, dus is het bedrag op basis van het max dagloon lager dan op basis van het basis loon wordt de berekening op basis van het max dagloon toegepast. Is het bedrag op basis van het basisloon lager dan wordt die toegepast.

Rechtstreekse uitkering naar werknemer
Betaalt het UWV de uitkering rechtstreeks uit aan de werknemer? Dan verwerk je alleen wat hierboven staat beschreven bij stap 5. Een tweede dienstverband is dus niet nodig.

Zorg er hierbij wel voor dat je onder Salarisverwerking > Diverse de incidentiele inkomstenvermindering vult met kinderverlof.

In het kort: Wat verwerk je nu op welk dienstverband?

Het eerste dienstverband (het originele dienstverband). Hierop boek je alleen de gewerkte uren en vul je onder Salarisverwerking > Diversen de incidentiele inkomstenvermindering Kinderverlof. Daarnaast verwerk je op dit dienstverband de verwerking van het pensioenpremie en -afdracht.

Dienstverband voor het aanvullend geboorteverlof. Op dit dienstverband verwerk je de uitkering aan aanvullend geboorte verlof. Hierbij verwerk je de uren die de werknemer opneemt aanvullend geboorteverlof in de arbeidstijd of in de variabele gegevens van het dienstverband. Daarnaast geef je het type dienstverband aan, Aanvullend geboorteverlof. Op dit dienstverband verwerk je GEEN pensioenpremie en -afdracht.

Aandachtspunten

• De eerste periode van het aanvullend geboorteverlof is vaak halverwege de maand. Hierdoor kunnen de dienstverbanden niet samengeteld worden qua loonheffingen. Je kunt het dienstverband dan op de eerste van de maand laten starten of  het component 151  LB/PR.VOLKSVZ. vrij laten geven zodat je handmatig de loonheffingen kan opgeven.
• Vergeet niet op het originele dienstverband code K mee te geven door onder salarisverwerking de diverse te vullen.
• Let op: Indien een werknemer een hele periode/maand verlof opneemt kan het zijn dat bij het verwerken van een pensioenpremie of andere inhoudingen op het originele dienstverband het netto loon negatief op de strook staat. In Loket is het momenteel niet mogelijk om dit automatisch in de SEPA te laten verrekenen met het 2e dienstverband. Je zal hiervoor een netto vergoeding op het eerste dienstverband en een netto inhouding op het tweede dienstverband moeten verwerken. 
• Let op: Wanneer bijvoorbeeld het pensioenfonds doorloopt kan het zijn dat het nettoloon op het originele dienstverband negatief uit komt. Meerdere dienstverbanden worden in de SEPA niet met elkaar verrekend. Je kan dit oplossen door op het originele dienstverband een netto vergoeding te verwerken en op het tweede dienstverband houd je dit bedrag in via een netto inhouding.