Zwangerschapsverlof vastleggen

Sinds 2022 is het in Loket nodig om een tweede dienstverband aan te maken voor het verwerken van het zwangerschapsverlof in Loket. Zie ook het artikel Diverse aanpassingen 2022.

Het UWV bepaalt de hoogte van het dagloon op basis van het SV-loon over de afgelopen 261 dagen. Naast het salaris zijn hierin uiteraard nog een aantal looncomponenten opgenomen die het SV-loon beïnvloeden. Het dagloon zoals het UWV dit vaststelt is door Loket niet te bepalen.

Let ook op de aandachtspunten onderaan dit artikel!

Stap 1: Het aanmaken van het tweede dienstverband
Voor de verwerking van het zwangerschapsverlof in loket is het van belang dat er een tweede dienstverband wordt aangemaakt. Dit doe je door bij de werknemer waar het om gaat vanuit het originele dienstverband een nieuw dienstverband aan te maken.

Let hierbij op de volgende punten:

• Speciale inkomstenverhouding, hier mag je (31) Uitkering in het kader van de ZW en de vrijwillige verzekering ziektewet.  Deze indicatie zorgt er voor dat de juiste sociale premies worden berekend. Daarnaast geeft dit ook de indicatie mee in de loonaangifte dat het om een uitkeringsdienstverband gaat.
• Het basisloon dient ook in dit dienstverband gevuld te worden.
• Het fiscale jaarloon wordt bij het gebruik van meerdere dienstverbanden bij elkaar opgeteld. Let er dus op dat je hier niet het zelfde jaarloon vult als bij het originele dienstverband van toepassing is.
• De twee dienstverbanden dienen samen geteld te worden voor de loonheffingen, om dit mogelijk te maken dienen de twee dienstverbanden aan verschillende voorwaardes te voldoen. Hier vindt je de lijst met de voorwaardes waaraan deze dienen te voldoen.
• Op dit dienstverband verwerk je geen fondsen en de Externe partij PLO zet je op niet aanleveren.

Op dit dienstverband kan je de uitkering voor het zwangerschapsverlof boeken in de variabele gegevens op component 99 UITK.VNET of je kan de uren die de werknemer opneemt boeken op het component 34 UREN ZIEK VNET. Het gebruik van component 34 zorgt er voor dat er automatisch de incidentiele inkomstenvermindering code Z mee wordt gegeven. 

Stap 2: Grondslagen en fondsen
Pensioen
De verwerking voor de pensioenpremie en -afdracht zullen doorlopen op het originele dienstverband. In dit artikel vind je de verwerking voor de verschillende fondsen op het originele dienstverband indien de pensioenopbouw 100% dient door te lopen, Verwerking pensioenfondsen in combinatie met een uitkering. In het dienstverband voor het zwangerschapsverlof verwerk je GEEN pensioenpremie en -afdracht of andere fondsen.

Vakantiegeld
De uitkering vanuit het UWV is inclusief het vakantiegeld over de uitkering. Om dit in der verwerking van het zwangerschapsverlof te verwerken heb je drie opties.

- Optie 1: Het basisloon van de werknemer op het tweede dienstverband verhogen met het bedrag aan vakantiegeld per maand. Het is dan niet inzichtelijk voor de werknemer dat het een uitkering betreft inclusief vakantietoeslag. Daarnaast wordt dit dan ook afgekapt wanneer de werknemer boven het maximum dagloon verdiend.

- Optie 2: is om een grondslag voor het direct uit betalen van het vakantiegeld toe te voegen aan het tweede dienstverband. Op deze manier wordt per maand het vakantietoeslag boven op de uitkering betaald en is dit overzichtelijk voor de werknemer.

- Optie 3: is om per maand de opbouw aan het tweede dienstverband toe te voegen.

Stap 3: Het originele dienstverband
In het originele dienstverband vul je alleen de uren die de werknemer heeft gewerkt.
Heeft de werknemer heel de maand niet gewerkt dan kan je het beste in het dienstverband uren berekenen op nee zetten. 
Het kan zijn dat je hiervan af dient te wijken, indien het verwerken van 100% pensioenopbouw door loopt op het eerste dienstverband. Houd dan de verwerking van stap 2 vanuit het artikel voor het verwerken van de pensioenopbouw aan. 

Rechtstreekse uitkering naar werknemer
Betaalt het UWV de uitkering rechtstreeks uit aan de werknemer? Dan verwerk je alleen wat hierboven staat beschreven bij stap 3. Een tweede dienstverband is dus niet nodig.

In het kort: Wat verwerk je nu op welk dienstverband?
Het eerste dienstverband (het originele dienstverband). Hierop boek je alleen de gewerkte uren. Daarnaast verwerk je op dit dienstverband de verwerking van het pensioenpremie en -afdracht.

Dienstverband voor het zwangerschapsverlof. Op dit dienstverband verwerk je de uitkering aan zwangerschapsverlof. Hierbij verwerk je de uren of het bedrag zwangerschapsuitkering in de variabele gegevens van het dienstverband. Op dit dienstverband verwerk je GEEN pensioenpremie en -afdracht.

Aandachtspunten

• De eerste periode van het zwangerschapsverlof is vaak halverwege de maand. Hierdoor kunnen de dienstverbanden niet samengeteld worden qua loonheffingen. Je kunt het dienstverband dan op de eerste van de maand laten starten of  het component 151  LB/PR.VOLKSVZ. vrij laten geven zodat je handmatig de loonheffingen kan opgeven.
• Heeft de werknemer niet gewerkt en geen pensioenopbouw op het eerste dienstverband vergeet bij APG dan niet om de verbijzondering APG aan te zetten op het originele dienstverband. 
• Let op: Indien een werknemer een hele periode/maand verlof opneemt kan het zijn dat bij het verwerken van een pensioenpremie of andere inhoudingen op het originele dienstverband het netto loon negatief op de strook staat. In Loket is het momenteel niet mogelijk om dit automatisch in de SEPA te laten verrekenen met het 2e dienstverband. Je zal hiervoor een netto vergoeding op het eerste dienstverband en een netto inhouding op het tweede dienstverband moeten verwerken. 
• Let op: Wanneer bijvoorbeeld het pensioenfonds doorloopt kan het zijn dat het nettoloon op het originele dienstverband negatief uit komt. Meerdere dienstverbanden worden in de SEPA niet met elkaar verrekend. Je kan dit oplossen door op het originele dienstverband een netto vergoeding te verwerken en op het tweede dienstverband houd je dit bedrag in via een netto inhouding. 
•