Journalisering Visma eAccounting op basis van OAuth – Loket voor Werkgevers

Maak gebruik van Journaalprofielen

Wil je met de koppeling Visma eAccounting aan de slag dan moet je gebruik maken van Journaalprofielen. (De nieuwe manier van journaliseren).

Aandachtspunten inrichting Loket.nl

Om de nieuwe OAuth koppeling in te richten dien je eerst een keuze te maken:

Je hebt als kantoor inloggegevens van Visma eAccounting voor één of meer werkgevers. Zie A
De werkgever heeft zelf inloggegevens van Visma eAccounting. Zie B

LET OP:

eAccounting staat het gebruik van meerdere administraties in één koppeling vanuit Loket niet toe. De techniek van autorisatie tussen Loket en eAccounting gaat uit van unieke gebruikers. Dit is door eAccounting bepaald.

Deze koppeling werkt dus helaas anders als de koppelingen met Exact of Twinfield.
De koppeling zal dan per administratie gemaakt moeten worden, dus ook evenveel gebruikers.
Als een 1 op 1 koppeling dus. Dan heb je de koppeling zuiver en kan het journaal van een werkgever maar 1 kant op.

Dat betekent dus dat je kunt kiezen om op AK-niveau voor iedere werkgever een unieke AK-gebruiker met koppeling aan te maken. Of om iedere werkgevergebruiker zelf de koppeling tot stand te laten brengen en deze vast te leggen in Journaalapplicatie.

A (gebruiker AK)

Op providerniveau leg je bij de gebruikers de link met Visma eAccounting, Teams en gebruikers --> Gebruikers AK --> Koppelingen. We adviseren een nieuwe gebruiker aan te maken voor de koppeling met Visma eAccounting. Deze gebruiker heeft geen rechten nodig. Ook is er is op providerniveau geen koppeling met teams of werkgevers nodig. Het is mogelijk om de koppeling bij een bestaande gebruiker vast te leggen maar dit raden wij af.

Navigeer naar Loket.nl!
Klik op de initialen in Loket, rechtsbovenin en kies dan voor Mijn profiel.
Ga dan naar Mijn koppelingen en druk op Initieer koppeling.

Geef bij het veld Omschrijving een omschrijving die duidelijk aangeeft om welke koppeling het gaat. Nadat je op Verbinden klikt verschijnt een inlogscherm van de externe applicatie

Log in met jouw inloggegevens van Visma online. Als de koppeling succesvol is je automatisch teruggestuurd worden naar Loket.nl

Leg op het inlogscherm van Visma eAccounting het e-mailadres en het wachtwoord vast die je als kantoor hebt waarmee je de boekingen voor je werkgevers in Visma eAccounting verwerkt. Klik hierna op Log in.

Klik vervolgens op Yes, Allow. Je komt dan weer automatisch terug in Loket en je ziet de melding, “De koppeling is succesvol tot stand gebracht”.

B (gebruiker WG)

Navigeer naar Loket.nl!
Klik op de initialen in Loket, rechtsbovenin en kies dan voor Mijn profiel.
Ga dan naar Mijn koppelingen en druk op Initieer koppeling.

Geef bij het veld Omschrijving een omschrijving die duidelijk aangeeft om welke koppeling het gaat. Nadat je op Verbinden klikt verschijnt een inlogscherm van de externe applicatie

Log in met jouw inloggegevens van Visma Online. Als de koppeling succesvol is je automatisch teruggestuurd worden naar Loket.nl

Hier verwerkt de werkgever de eigen inloggegevens (e-mailadres en wachtwoord) en klikt op de button Log in.

Klik vervolgens op Yes, Allow. Je komt dan weer automatisch terug in Loket en je ziet de melding, “De koppeling is succesvol tot stand gebracht”.

Koppelen externe applicatie

Bij het vastleggen van de nieuwe OAuth koppeling op werkgeverniveau gaat de werkgevergebruiker naar Loket en dan naar tabblad Beheer-->Journaal en klikt hier de regel onder Journaalinrichting aan. Er verschijnt dan een nieuw veld waarin voor de Journaalapplicatie gekozen kan worden. Hier kan dan voor Visma eAccounting gekozen worden waarbij je in het veld 'Koppeling' de naam van de koppeling selecteert welke je zojuist hebt aangemaakt. Let op, om dit te kunnen doen is minimaal het recht 'Beheer journaalapplicatie' benodigd.

Let op, een AK-gebruiker kan NIET de koppeling tot stand brengen die door een werkgevergebruiker is vastgelegd middels het tandwieltje. Dit kan enkel de werkgever doen. De AK-gebruiker kan enkel de koppeling maken waarvan een connectie tot stand is gebracht middels een AK-gebruiker.

Een gebruiker AK kan een selectie maken uit verschillende koppelingen op AK-niveau (indien aanwezig). Via Administratie --> Journaal --> Journaalinrichting -> Journaalapplicatie legt de gebruiker AK de koppeling vast die bij deze werkgever gebruikt moet worden voor Visma eAccounting.

Aanvullende informatie

Foutieve koppeling gemaakt?

Heb je per abuis een foutieve koppeling gelegd dan kun je deze op gebruikersniveau of via Mijn koppelingen (middels tandwiel rechtsboven) verwijderen. De koppeling kun je niet verwijderen indien deze in gebruik is bij een werkgever. Een gebruiker waar een koppeling actief is kun je niet verwijderen.

Het veld Laatst gebruikt op op providerniveau

Na het opgeven van een omschrijving voor de koppeling, registreert Loket het moment van aanmaken van de koppeling. Het veld Laatst gebruikt op toont automatisch de datum van de laatste verbinding met Visma eAccounting. In de praktijk is dit het moment van verzending journaalbestand naar Visma eAccounting.