Inrichting dossiervorming (Qwoater)

Qwoater is een afzonderlijke module (product) waarbij per werkgever en per dienstverband een dossier kan worden opgebouwd. In het dossier kunnen documenten worden opgeslagen in diverse formaten zoals bijvoorbeeld docx, jpg, pdf of xml. De documenten kunnen geüpload worden en worden opgeslagen met o.a. de datum van uploaden, categorie, kenmerk en een korte omschrijving. Daarnaast wordt ook de naam van de gebruiker en originele bestandsnaam vastgelegd.

Voorbeelden van op te nemen documenten:

• Kopie van identiteitsbewijs
• Arbeidsovereenkomst
• Pasfoto’s
• Cao-teksten
• Arbeidsvoorwaardenregelingen
• Pensioenregelingen
• E-mail

Product en autorisatie

Alvorens gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit zal het product Dossiervorming Qwoater Lite (904) geactiveerd moeten worden. Je kan een product (laten) activeren in Loket Classic via Werkgever -> Beheer -> Producten -> Beschikbaar product totaal.

De mogelijkheid bestaat om in het Werknemerloket toegang te verkrijgen tot documenten die in Loket onder het werknemers- of werkgeverdossier zijn opgeslagen. Hiervoor moet het product Personeelsdossier in ESS (790) bij de werkgever geactiveerd worden.

Tevens bestaat de mogelijkheid om gebruik te maken van de optie Documentgeneratie (zie artikel Documentgeneratie (Qwoater)). Hiervoor moet product Dossiervorming Qwoater Documentgeneratie (909) geactiveerd worden.

Met het product Dossiervorming Qwoater extended (970) kan er op werkgeverniveau een overzicht
opgevraagd worden van de documenten die zowel in het werkgeverdossier als in het
werknemerdossier zitten. In de toekomst zullen nieuwe functionaliteiten voor Qwoater aan dit product worden gekoppeld. 

Om gebruik te maken van de module Qwoater Lite en Extended moeten tevens rechten geactiveerd worden (afhankelijk van de bevoegdheid van de gebruiker).

Op gebruikers- of teamniveau kunnen de volgende rechten worden aangezet:

• Beheer WG dossier
• Raadplegen WG dossier
• Beheer WN dossier
• Raadplegen WN dossier
• Dossiervorming Qwoater templatebeheer
• Genereer document Qwoater
• Ondertekenen documenten

Met behulp van de autorisatiematrix (zie hieronder) kunnen de autorisaties binnen Qwoater
geregeld worden. Om de autorisatiematrix te kunnen muteren dient het volgende recht
aan te staan:

• Beheren Qwoater Autorisatiematrix

Autorisatiematrix

Op werkgeverniveau kunnen autorisaties voor de verschillende categorieën worden gedefinieerd. Deze dossiercategorieën kunnen worden gebruikt om snel bepaalde soorten documenten te groeperen. De autorisatiematrix tref je aan in Loket Classic bij: Werkgever -> Beheer -> Dossiervorming. In Loket vind je dit bij: Werkgever -> HRM -> Dossiervorming. Per categorie kan vastgelegd worden wat voor soort gebruiker deze documenten mag raadplegen.

De volgende indicaties zijn opgenomen:

Vanzelfsprekend is de toegankelijkheid van een gebruiker tot de documenten in een categorie ook afhankelijk van de autorisatie van de gebruiker tot dossiervorming in zijn algemeen. De indicaties gelden voor alle documenten in de desbetreffende categorie.

Let op: er is een aantal categorieën waarvan de autorisaties niet beheerd kunnen worden. Die categorieën zie je wel bij het toevoegen / opvragen van documenten, maar niet in de autorisatiematrix. Doordat de rechten op deze categorieën niet gewijzigd kunnen worden, ben je er zeker van dat andere soorten gebruikers nooit toegang tot documenten in deze categorieën kunnen krijgen. Er zijn twee soorten categorieën waarvan de rechten niet gewijzigd kunnen worden:

• Categorieën gemarkeerd met een asterisk (*): deze categorieën zijn alleen beschikbaar voor de Providergebruiker (tenzij expliciet anders vermeld, bv “Gedeeld tussen provider en werkgever")
• Categorieën beginnend met de tekst “Extra”: deze categorieën zijn alleen beschikbaar voor werkgevers. Hierdoor kunnen werkgevers Qwoater gaan gebruiken als intern DMS om documenten op te slaan en uit te wisselen met hun personeel. De provider ziet deze documenten niet.

De documenttypes waarbij de indicatie zichtbaar voor Essgebruiker aangevinkt is, zullen voor de werknemer zichtbaar worden in het Werknemerloket (als product 790 is geactiveerd bij de werkgever). Voor het werknemersdossier zullen vanzelfsprekend alleen de documenten zichtbaar zijn die aan de desbetreffende werknemer zijn gekoppeld.

Voorbeeld:

Bij de autorisatiematrix is aangegeven dat de categorie Algemene overeenkomst / - reglement ook beschikbaar is voor de werknemer. Vervolgens is het arbeidsvoorwaardenreglement onder deze categorie in het werkgeverdossier opgenomen. Doordat in de matrix is aangegeven dat de werknemer hier ook toegang toe heeft, zal het arbeidsvoorwaardenreglement voor iedere werknemer in het Werknemerloket zichtbaar zijn.