Documentgeneratie (Qwoater)

Introductie
Qwoater Extended biedt de functionaliteit voor documentgeneratie, waarmee je standaard documenten zoals arbeidsovereenkomsten en beloningsbrieven kunt aanmaken met behulp van templates.

Hoe werkt het?

Stap 1: Template opbouwen

• Templates maken: Begin met het creëren van één of meerdere templates in een tekstverwerker, zoals Word. Zorg dat deze bestanden de extensie .docx hebben en geen documentbeveiliging bevatten bij het opslaan.

• Structuur en placeholders: Voeg standaardteksten en het logo van de werkgever toe, indien gewenst. Gebruik placeholders om persoonsgegevens zoals voornaam, achternaam en geboortedatum correct te verwerken. Plaats deze placeholders tussen de tekens: <Voorbeeld>.

• Logo opnemen: Het in Loket opgeslagen werkgeverlogo kan opgenomen worden in templates voor documentgeneratie. Dit is niet mogelijk in Loket Classic.

• Beschikbare placeholders: Bekijk het volledige overzicht van placeholders via deze link.

Stap 2: Templates uploaden

• Upload naar Loket: Na het opslaan van je template als .docx, upload je deze naar Loket via Werkgever -> HRM -> Dossiervorming -> Templates. Klik op "Toevoegen" en gebruik het pop-upvenster om de template te uploaden.

• Collectieve templates: Het is mogelijk om templates voor meerdere werkgevers in te zetten via consolidatie. Maak hiervoor een 'dummy werkgever' (moederbedrijf) en leg daar de templates vast. Koppel dochterbedrijven aan het moederbedrijf zoals uitgelegd in de Handleiding geconsolideerde overzichten.

Stap 3: Document genereren

3.1 Document genereren individueel

• Individuele generering: Voor de werknemers kan een gepersonaliseerd document gegenereerd worden. Ga naar HRM -> Werknemersdossier -> Documentgeneratie, en kies de juiste template. Zorg dat de autorisatiematrix geschikt is voor het type gebruiker zoals uitgelegd in Inrichting Dossiervorming (Qwoater).

• Voorbeeld bekijken: Vraag een voorbeelddocument op voordat je definitief een document genereert. Dit blijft in het digitale dossier van de werknemer als 'Voorbeeld documentgeneratie*' en kan daarna naar een definitief documenttype omgezet worden.

• Peildatum instelling: Bij werknemers die in de toekomst in dienst treden, vul de peildatum met de indiensttredingsdatum om onvolledige velden in het document te voorkomen.

• PDF-versie: Documenten worden in PDF aangeboden aan werknemers om wijzigingen te voorkomen.

3.2 Document genereren collectief

• Collectieve generering: Gebruik de optie Werkgever -> HRM -> Documentgeneratie voor collectieve documentgeneratie op werkgeverniveau. Kies de juiste template en selecteer de relevante dienstverbanden.