Video: Declareren door werknemer in Werknemerloket

Het is mogelijk dat werknemers zelf declaraties kunnen indienen via het Werknemerloket.

Voorbeelden hiervan zijn kilometers woon-werk verkeer maar ook uren kunnen gedeclareerd worden. Zo kan een werknemer zelf zijn gewerkte uren opgeven en kunnen deze na controle, verwerkt worden in de variabele gegevens door de salarisadministrateur. Deze declaraties kunnen worden beoordeeld door de werkgever waarna de salarisadministrateur deze kan doorvoeren in de salarisadministratie. Op deze manier kan men ervoor kiezen om de invoer van de mutaties/declaraties bij de werknemer neer te leggen, waardoor er niet alleen een extra controle ontstaat op de juistheid van de mutaties, maar er hierdoor ook dubbele invoer van mutaties wordt voorkomen. 

Je contactpersoon van het accountants- administratiekantoor kan dit voor je activeren.
Deze persoon dient een product te koppelen en jou als gebruiker te voorzien van aanvullende rechten om declaraties goed te kunnen keuren. 

Welke loonvariabelen kun je declareren via Werknemerloket? (Mutatieset ESS)

Niet alle looncomponenten en loonvariabelen zijn  standaard te declareren door de werknemer. Je dient eerst zelf te bepalen welke componenten hiervoor in aanmerking komen. De gewenste componenten worden opgenomen in een hiervoor speciaal aangemaakte export loonresultaten. Het is aan te bevelen om in de naamstelling van de exportset (bijvoorbeeld mutatieset ESS) te vermelden dat het om een exportset gaat ten behoeve van het declareren van loonvariabelen. Dit om verwarring met andere sets te voorkomen. Alle componenten die in de exportset worden gestopt zijn te selecteren door de werknemer in het Werknemerloket en zijn te verwerken in de variabele gegevens van een dienstverband.

Onderstaande schermprint geeft weer hoe een dergelijke set er uit zou kunnen zien.

Op werkgeversniveau kan via het tabblad Salarisverwerking -> Exportsets -> Exportset loonresultaten  een exportset ten behoeve van de mutaties worden aangemaakt die vervolgens bij de administratie van een werkgever geactiveerd kan worden als Mutatie set WNL (Werkgever -> Arbeidsvoorwaarden -> Administratie), zie onderstaande schermprint.

Zodra er een mutatieset wordt geactiveerd op werkgeverniveau, zoals hierboven beschreven, zal voor alle dienstverbanden de waarde Standaard gevuld worden bij Mutatie set WNL (selecteer Werknemer -> Start -> Mutatie set WNL).

Per dienstverband kan worden aangegeven of een dienstverband moet worden uitgesloten van muteren door de werknemer (hiervoor selecteer je de instelling n.v.t.) of kan er worden afgeweken van de geselecteerde set op werkgeverniveau en kan er worden gekozen voor een andere mutatieset op werknemersniveau. In bovenstaand voorbeeld kan de werkgever kiezen om op werknemersniveau af te wijken van de set ‘standaard’ en kiezen voor een andere set. Bijvoorbeeld voor de instelling ESS(2).

Stappenplan indienen declaraties /mutaties

Wanneer het accountants- administratiekantoor de activatie heeft uitgevoerd verschijnt in het werknemerloket in de menubalk aan de linkerzijde de optie ‘Mutatie/declaratie’.
Zie onderstaande schermafbeelding.

 Mutatie / Declaratie ->  Indienen

Datum:             kies de datum waarop de declaratie betrekking heeft. Wanneer je een declaratie wilt                                    indienen voor een dienstreis op 15 september 2017, is dit ook de ‘mutatiedatum’.

Betreft:             Kies de kostensoort van de declaratie

Waarde:           Bedrag van de declaratie

Bijlage:             Voeg een foto of bestand toe. Alle gangbare bestandsextensies zijn toegestaan

Opmerking:      Toelichting op de gemaakte kosten

Onderstaand voorbeeld laat een declaratie zien van gemaakte kosten voor een lunch onderweg in verband met een bezoek aan Accountantskantoor Pietje Puk op 9 september 2017;

Na het klikken op de knop ‘indienen’ krijg je een bevestiging dat de mutatie succesvol is ingediend en is de mutatie ‘open’ voor behandeling door de persoon die dit recht heeft in Loket (= mutaties behandelen). Openstaande mutaties worden door deze persoon behandeld en krijgen de status ‘goedgekeurd’ of ‘geweigerd’;

In onderstaande video wordt het indienen van een mutatie/declaratie door de werknemer nader toegelicht: