Automatisch verwijderen gegevens

Introductie
In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) biedt Loket de mogelijkheid om loonoutputgegevens automatisch te verwijderen zodra ze ouder zijn dan zeven jaar. Dit artikel legt uit hoe je deze functionaliteit kunt instellen en gebruiken, zowel op provider- als administratieniveau.

Automatische verwijdering van loonoutputgegevens

• Loonoutputgegevens worden verwijderd per combinatie van administratie en jaar.

• Zodra een verloningsjaar meer dan zeven jaar verstreken is en de instelling voor automatische verwijdering is geactiveerd, worden die gegevens 's nachts tijdens automatische processen verwijderd.

• Indien er meerdere jaren zijn die geschoond moeten worden, kan dit proces over meerdere nachten verspreid worden om de continuïteit van andere processen niet te verstoren.

Gegevensgroepen die worden verwijderd

• Loonruns
• Loonrunresultaten (per werknemer)
• Stroken
• Betaalbestanden
• Loonaangiften
• Pensioenaangiften
• Journaalruns en resultaten
• Periodieke loonopgave (PLO)
• Werknemer cumulaties begin jaar
• Oude ABP en PGGM gegevens
• Dienstverbandgegevens van werknemers

Sinds 08-04-2021 worden dienstverbandgegevens van werknemers die langer dan zeven jaar uit dienst zijn ook verwijderd, mits de datum uit dienst correct is ingevoerd.
Als een persoon meerdere dienstverbanden heeft, worden de gegevens pas verwijderd na het verstrijken van de bewaartermijn van het meest recente dienstverband.

Instellingen voor automatische verwijdering
Op provider-niveau:

• Provider - Beheer - Providerinstellingen

Op administratieniveau:

• Administratie - Overzicht
Ja: Automatisch verwijderen
Nee: Niet automatisch verwijderen
Niet afwijkend: Volgt de keuze op provider-niveau

Standaardinstelling:

• Providerniveau: Nee

• Administratieniveau: Niet afwijkend. Wil je automatische verwijdering voor alle administraties, zet de instelling op provider-niveau op Ja.