Uploaden documenten in werkgevers- en werknemersdossier (Qwoater)

Werkgeversdossier

Op werkgeverniveau kan een werkgeversdossier worden aangemaakt. Hiervoor ga je vanaf het startscherm van de werkgever naar HRM -> Werkgeversdossier. 
Via de knop Toevoegen verschijnt een uploadscherm waarin onder andere de categorie en het dossierbestand kan worden opgegeven. Nadat in dit scherm wordt gekozen voor Opslaan zal het document in het werkgeversdossier worden opgeslagen. Het is ook mogelijk om één of meerdere documenten (maximaal 10 met een maximale grootte van ongeveer 9,54 MB per bestand) vanaf je PC/desktop te slepen in het werkgevers- of werknemersdossier. Alle bestanden worden in dit geval naar dezelfde categorie geüpload. Ook de overige kenmerken (omschrijving jaar, vervaldatum etc.) worden voor alle geüploade documenten gevuld met dezelfde waarde. Na het uploaden kunnen voorgaande gegevens naar wens aangepast worden. 

Tijdens het toevoegen kun je er voor kiezen om een signaal (email) te laten versturen naar de werknemers met een Werknemerloket-account. Hierbij wordt rekening gehouden met de voorwaarde dat de werknemer wel toegang moet hebben tot de gekozen categorie. Kies je categorie waar een werknemer geen toegang tot heeft, dan kun het veld niet op Ja zetten.

Nadat de documenten in het dossier zijn geplaatst, zijn ze altijd weer beschikbaar voor download. Kies hiervoor een document in de lijst en druk vervolgens op download 

Werknemersdossier

Het werknemersdossier is voor wat betreft de werking identiek aan het werkgeverdossier. Het verschil is dat de documenten hier niet aan een werkgever maar aan een werknemer worden gerelateerd. Het werknemersdossier is opgenomen op werknemerniveau onder: HRM -> Werknemersdossier.

Ook hier heb je de mogelijkheid om tijdens het toevoegen een signaal naar de betreffende werknemer te sturen. Dit signaal wordt direct verstuurt na het opslaan van het nieuwe bestand.
De werknemer kan hierna het betreffende bestand bekijken in het Werknemerloket onder het kopje Dossier - Werknemersdossier.

Indicatie gelezen

Zowel bij het werkgevers- als het werknemersdossier kun je zien welke rol het bestand heeft gelezen. Elke rol heeft zijn eigen kleuricoon en is afgeleid van het niveau in Loket.nl:

De provider is geel, werkgever blauw, afdelingsmanager rood en de werknemer is in het groen aangegeven. Ook als het document wordt aangeklikt, is inzichtelijk welke rol welk document heeft gelezen:

Audittrail

Een audittrail geeft aan wie wat wanneer heeft gedaan. In dit geval kun je bijvoorbeeld zien wie het document heeft opgeslagen, geuploaded of welke gebruiker de audittrail heeft opgevraagd. Selecteer het document en klik op Audittrail en er verschijnt een pop-up scherm met de geschiedenis van het document.

Qwoater Direct

Sinds de release van 28 juli 2025 is de koppeling met Qwoater Direct toegevoerd. Hierdoor is het mogelijk om het betreffende document te openen via Qwoater Direct met alle voordelen van dien. 
Je kunt hiervoor gebruiken maken van de algemene button Document Hub of via de detailpagina van een document kiezen voor Document Hub. Hierdoor word je als gebruiker doorgeleid naar de site van Qwoater Direct, waarna je na een succesvolle inlog het document meteen kunt bewerken.