Inrichten workflow

Introductie
Met workflows zorg je ervoor dat aanvragen van medewerkers automatisch op de juiste plek terechtkomen. Dit kan gaan om een adreswijziging, declaratie of IBAN-wijziging. Via MijnLoket start de medewerker het proces en binnen Loket wordt geregeld wie welke taken moet uitvoeren. Hiermee voorkom je losse e-mails, onduidelijkheid en vertraging.

Wat is een workflow?
Een workflow is een reeks stappen die automatisch wordt gestart zodra een medewerker iets indient via MijnLoket. Per stap bepaal je wat er moet gebeuren:

• Notificatie: Iemand ontvangt een melding.

• Taak: Iemand krijgt een actie toegewezen in het takencentrum.

• Goedkeuren: Iemand moet de aanvraag eerst beoordelen.

Hiermee automatiseer je het proces, verminder je fouten en krijg je grip op alle openstaande taken.

Wie richt de workflows in?
Workflows worden ingericht in Loket. Afhankelijk van de afspraken met je kantoor, bepaal je wie verantwoordelijk is voor het inrichten van de workflows. Soms kan het kantoor alles voor je inrichten, maar in andere gevallen kun je zelf workflows inrichten of aanpassen, mits je daar de juiste rechten voor hebt gekregen.

Wil je workflows zelf instellen?
Als je van je kantoor de benodigde rechten hebt gekregen om workflows zelf in te richten, dan kun je dat doen in Loket:

Ga naar: Werkgever > Beheer > Workflows

Klik op een bestaande workflow, zoals ‘Declaratie medewerker’, of activeer een nieuwe. Elke workflow bestaat uit maximaal zes stappen. Per stap kies je:

• Wat er moet gebeuren (notificatie, taak of goedkeuring).

• Aan wie je de stap toewijst (gebruikers of rollen).

Gebruik bij voorkeur rollen voor maximale flexibiliteit. Heb je geen goedkeuring ingesteld, dan wordt de wijziging automatisch verwerkt zodra de medewerker deze indient.

Welke workflows zijn beschikbaar?
De volgende workflows zijn beschikbaar in Loket en kun je gebruiken met MijnLoket:

• Declaratie medewerker
• Update adres medewerker
• Update burgerlijke staat medewerker
• Update contactgegevens medewerker
• Update contactpersonen medewerker
• Update rekeningnummer (IBAN)
• Verlofaanvraag medewerker
• Intrekken goedgekeurde verlofaanvraag medewerker

Daarnaast zijn de volgende workflows beschikbaar in Loket met het product HR-processen:

• Contract verlengen
• Dienstverband beëindigen
• Werkgeversverklaring aanvragen

Wat levert het op?

• Snelle, automatische verwerking van aanvragen

• Minder handmatig werk voor jou én je kantoor

• Overzicht en grip – wie moet wat doen?

• Betere beveiliging en foutloos verwerken van wijzigingen

Zo ziet het eruit
Bekijk hieronder een demo van hoe workflows eruitzien in Loket:

Goed om te weten

• De inrichting van workflows gebeurt binnen Loket.

• Alleen als je van je kantoor de bevoegdheden hebt gekregen, kun je zelf workflows beheren.

Meer weten?
Wil je eerst weten hoe rollen binnen Loket werken? Lees meer over rollen aanmaken en koppelen