Declareren instellen

Introductie
Met MijnLoket kunnen medewerkers hun declaraties snel en foutloos indienen, geheel digitaal en zonder tussenkomst van HR. In dit artikel leggen we uit hoe je het declaratieproces efficiënt kunt inrichten, welke keuzes je als organisatie maakt, en wat je zelf kunt doen als je daar rechten voor hebt.

Waar begin je?
Voordat je het declaratieproces gaat inrichten, is het aan te raden om eerst intern duidelijke afspraken te maken:

• Welke kosten mogen medewerkers declareren (bijvoorbeeld lunch, thuiswerkvergoeding, kilometers)?

• Registreren we woon-werkverkeer op basis van kilometers, dagen, of een andere methode?

• Willen we onderscheid maken tussen verschillende groepen medewerkers (zoals buitendienst of medewerkers met een leaseauto)?

Door deze zaken vooraf helder te hebben, vermijd je verwarring en maak je het medewerkers gemakkelijker om de juiste keuze te maken.

Wie richt het in?
Declaraties worden ingesteld in Loket. Als werkgever bepaal je, samen met je kantoor, of je deze instellingen (gedeeltelijk) zelf mag doen, of dat het kantoor dit voor je inricht. Als je zelf toegang hebt gekregen, kun je de inrichting gedeeltelijk of volledig zelf uitvoeren.

Wat kun je inrichten of afstemmen?

• Declaratiesoorten kiezen: Hierbij kun je denken aan ‘kilometervergoeding’, ‘lunch onderweg’, of ‘thuiswerkvergoeding per dag’.

• Benamingen afstemmen: Zorg dat het duidelijk is voor medewerkers welke opties beschikbaar zijn.

• Verschillende sets per groep: Maak aparte declaraties voor specifieke functies.

• Goedkeuring via workflows: Bepaal samen met je kantoor wie iets goedkeurt en hoe dat proces eruitziet.

Wil je declaraties zelf instellen?
Heb je van je kantoor toegang gekregen tot Loket om componentensets te beheren? Dan kun je de declaratiesoorten en mutatiesets zelf inrichten. Zo werkt het:

1. Declaratiesoorten instellen

• Navigeer in Loket naar Beheer ➔ Componentensets.
• Klik op + Nieuwe componentenset.
• Selecteer als type: Loonresultaten.
• Geef de set een herkenbare naam, zoals Declaratieset medewerkers.
• Voeg de gewenste componenten toe (zoals 101 - kilometervergoeding).

2. Componentenset koppelen aan de administratie

• Ga naar Arbeidsvoorwaarden ➔ Administraties.
• Scroll naar beneden en selecteer bij Mutatieset ESS de juiste componentenset.

3. Afwijkende set per medewerker

• Wil je een medewerker een andere declaratieset toewijzen (bijvoorbeeld als ze geen reiskosten mogen indienen)? Dat werkt zo:
• Ga naar het Dienstverband van de medewerker.
• Klik op Toon meer bij het blok Kenmerken.
• Selecteer bij Mutatieset ESS de juiste, afwijkende componentenset.

Zo ziet het eruit voor de medewerker
In MijnLoket selecteert de medewerker een declaratiesoort, vult de datum en het bedrag in, uploadt eventueel een bonnetje en dient de aanvraag in. Alles wordt direct gekoppeld aan de juiste administratie en workflow.

Goed om te weten

• Je kantoor bepaalt of je componentensets zelf mag beheren.

• De inhoud van declaraties verschijnt automatisch in Loket.

• Zorg ervoor dat benamingen duidelijk en accuraat zijn, want ze zijn direct zichtbaar voor medewerkers.