Preboarding instellen

Met preboarding via MijnLoket verzamel je alle belangrijke gegevens vóór de eerste werkdag – digitaal, veilig en zonder losse documenten. In dit artikel lees je hoe je samen met je kantoor het proces slim inricht, welke gegevens je kunt opvragen en hoe je de voortgang volgt.

Welke gegevens wil je opvragen?

Voordat je een nieuwe medewerker uitnodigt, bepaal je welke gegevens je nodig hebt. Je kunt per medewerker flexibel kiezen uit:

• Persoonsgegevens (adres, telefoonnummer, e-mail)
• BSN
• IBAN-nummer
• ID-bewijs (automatisch uitgelezen)
• Loonheffingskorting en -verklaring
• Diploma’s of certificaten
• Rijbewijs of VOG
• Contactpersonen zoals een ouder of voogd bij het preboarden van medewerkers onder de 16

Zo verzamel je alleen de informatie die nodig is voor een goede start.

Hoe nodig je een medewerker uit?

Een nieuwe medewerker een uitnodiging sturen, doe je zo:

1. Ga in Loket naar HRM ➔ Concept werknemer
2. Klik op Werknemer uitnodigen
3. Vul de gegevens van de nieuwe medewerker in
4. Kies welke velden en documenten je wilt opvragen
5. Klik op Verzenden

Hoe volg je de voortgang?

Na het versturen van de uitnodiging kun je de status volgen in Loket via HRM ➔ Concept werknemer. Daar zie je:

• Welke medewerkers al (deels) iets hebben ingevuld
• Of het preboardingformulier compleet is
• Of documenten zijn geüpload

Je kunt hier ook een herinnering sturen of een uitnodiging intrekken als dat nodig is.

Wat ziet de medewerker?

De medewerker ontvangt een e-mail met een uitnodiging. Via MijnLoket vult hij of zij de gegevens in, maakt een foto van het ID-bewijs en kan alles tussentijds opslaan. MijnLoket laat zien welke velden nog openstaan en geeft een seintje als alles compleet is.

Goed om te weten

• Je kunt per medewerker zelf bepalen welke gegevens je uitvraagt
• Het kantoor zorgt voor de inrichting en activeert preboarding in Loket.nl
• Gegevens worden automatisch gekoppeld aan het dossier van de medewerker
• Onvolledige formulieren kunnen op elk moment worden aangevuld