FAQ conversie Journaal basis (938) naar Journaliseren (940)

Introductie

In dit artikel besteden we extra aandacht aan de conversie van het Journaal Basis naar Journaliseren binnen Loket. Hier leer je meer over hoe de conversie wordt uitgevoerd en hoe bepaalde foutmeldingen daarbij opgelost kunnen worden.

Administratie komt niet voor in het conversieoverzicht:

1. Product Journaal Basis: Controleer of de administratie het product Journaal Basis (938) ingeschakeld heeft.
2. Goedgekeurde verloning: Zorg ervoor dat er een goedgekeurde verloning in het actuele jaar aanwezig is.
3. Rekeningschema: Bevestig of er een rekeningschema bekend is voor de administratie.
4. Grootboekrekeningen: Controleer of er grootboekrekeningen op administratieniveau bekend zijn.

Welk journaal wordt gekoppeld?

Afhankelijk van de gedefinieerde niveaus waarop rekeningschema's zijn ingesteld, wordt een journaalprofiel geselecteerd. De keuzes zijn:

Administratieniveau: Het rekeningschema is hier gedefinieerd, dus een nieuw journaalprofiel is toegevoegd dat overeenkomt met de administratie.

Loonmodelniveau: Een nieuw journaalprofiel is op dit niveau beschikbaar voor alle geassocieerde administraties. Als er geen rekeningschema op administratieniveau is, wordt het LM-profiel gekozen.

Providerniveau: Het journaalprofiel is algemeen beschikbaar voor alle administraties.

Combinaties: Specifieke grootboekrekeningen op Loonmodel- of Administratieniveau kunnen afwijkingen bevatten die worden vastgelegd in het provider-gekoppelde journaalprofiel.

Worden alle verdelingseenheden naar kostenplaatsen geconverteerd?

• Conversie: Alle bestaande verdelingseenheden worden omgezet naar kostenplaatsen, behalve verdelingseenheid 0, tenzij deze een aangepaste omschrijving heeft.

Kan ik verdelingseenheden buiten de conversie houden? 

• Conversie: Het is niet mogelijk om verdelingseenheden buiten de conversie te houden. Deze worden direct via journaalverdeling aan medewerkers gekoppeld waarbij dezelfde verdelingseenheid is gekoppeld. Mochten er geen dienstverbanden aan een kostenplaats zijn gekoppeld dan kan de kostenplaats wél worden verwijderd. Indien er journaalresultaten bestaan op een kostenplaats dan mag deze uiteraard ook niet worden verwijderd.

Kan ik een cumulatieve journaalpost aanmaken over het gehele jaar? 

• Cumulatieve journaalposten: Bij de conversie kun je aangeven vanaf welke verloningsperiode je wilt starten met Journaliseren. Start je op periode 1, dan kun je een cumulatieve journaalpost vanaf die periode aanmaken.

Wat is de eerste loonrun die wordt gejournaliseerd als je meerdere runs in één verloningsperiode hebt?

• Eerste loonrun in een periode: Selecteer de 'Verloningsperiode vanaf'. Als er al een loonrun plaatsgevonden heeft, moet deze handmatig worden verwerkt en geëxporteerd voordat de tweede loonrun automatisch kan worden geëxporteerd.

Foutmeldingen

Foutmelding 215 (journaliseren is niet juist verlopen, neem contact op met de helpdesk)

• Oplossing: Controleer via het Overzicht journaalverdeling dienstverband(en) of medewerkers dubbel verdeeld zijn over een kostenplaats/kostendrager. Dit overzicht staat onder tabblad Journaliseren. 

Foutmelding: "Deze verdeling komt reeds voor bij administratie met cliëntnummer..."

• Oplossing: Ontkoppel de looncomponent van de grootboekrekening op Administratie- of Loonmodelniveau, waarna koppeling op provider- of loonmodelniveau mogelijk is.

Overzichten voortgang en resultaat

Provider

Foutmelding: De koppeling van looncomponent met grootboekrekening wijkt in Journaalprofiel (verdelingsschema)  af van de inrichting in Rekeningschema (rekeningschema detail).

• Afwijkende verdeling aanwezig: Pas het Journaalprofiel aan zodat het overeenkomt met het rekeningschema. Administraties worden automatisch bijgewerkt in de nachtelijke processen.

Loonmodel

Foutmelding: De koppeling van looncomponent met grootboekrekening wijkt in Journaalprofiel (verdelingsschema)  af van de afwijkende inrichting in Rekeningschema (zie onderstaande schermafbeelding.

• Afwijkende verdeling: Pas het Journaalprofiel aan zodat het overeenkomt met het rekeningschema. Admistraties worden automatisch geselecteerd.

Administratie

Foutmelding: De koppeling van looncomponent met grootboekrekening wijkt in Journaalprofiel (verdelingsschema)  af van de afwijkende inrichting in Rekeningschema (zie onderstaande schermafbeelding.

• Afwijkende verdeling: Bij afwijkingen in het journaalprofiel tegenover het rekeningschema, pas het journaalprofiel aan. Administraties worden automatisch opgenomen.