Conversie Journaal basis (938) naar Journaliseren (940)

Met deze conversietool gaan we je helpen om Journaal basis (938) om te zetten naar Journaliseren (940) (journaalprofiel)
Maak je gebruik van zgn. Externe applicaties (zie Salarisverwerking – Externe applicaties)  dan zullen deze in de conversie worden mee genomen.

Dit is de eerste stap om te komen tot één manier van journaliseren. 

Er zijn al een groot aantal relaties die met Journaliseren (product 940) werken. Voor hen is onderstaande niet van toepassing.

 

Hoe gaan we je helpen

Om de conversie uit te kunnen voeren heb je het recht “Applicatiebeheer provider” nodig.
Daarnaast moet het product Journaal basis (938) geactiveerd zijn bij de betreffende werkgever. Is dat het geval dan zal de betreffende werkgever in de selectie verschijnen. (zie later in deze handleiding)
Maak je geen gebruik van product journaal basis (938) maar van Journaliseren (940) dan hoeft er uiteraard geen conversie plaats te vinden. Dan werk je al op de nieuwe manier.

 

1.     Voorbereidende werkzaamheden

Leg E-mailadres vast

Zorg ervoor dat op providerniveau voor onderstaande Emailberichten een centraal Emailadres bestaat. Maak je van automatisch journaliseren gebruik dan is dit een voorwaarde.
Zie Providergegevens – Overig – Emailadressen.

 

 

Pas je Grootboekrekeningschema (Journaalprofiel) aan bij gebruik van Kostenplaatsen

Bij deze conversie wordt de inrichting van Journaal Basis overgenomen naar Journaalprofiel. In Journaal Basis kent Loket geen onderscheid tussen grootboekrekeningen met of zonder kostenplaatsen. Daarom wordt tijdens de conversie bij alle grootboekrekeningen standaard Kostenrekening = Ja opgenomen.  
Wil je onderscheid maken tussen grootboekrekeningen met en zonder kostenplaatsen dan kun je ingrijpen op het Rekeningschema Journaalprofiel voordat er enige conversie heeft plaatsgevonden.  Journaal Basis en Journaliseren maken namelijk gebruik van hetzelfde rekeningschema. Dit is dus al aanwezig voordat je conversie uitvoert. Zorg dus voordat je opdracht geeft tot conversie of componenten koppelt aan een grootboekrekening, dat je rekeningschema juist is ingericht.
(zie onderstaand voorbeeld)

 

Conversietool

Met de conversietool bieden we je de mogelijkheid om de overstap collectief voor een groep werkgevers in één keer uit te voeren.

 

2.      Administraties selecteren

Om de te converteren administraties  te selecteren is op Providerniveau een nieuw segment onder Collectief toegevoegd namelijk Conversie journaal basis – Conversie.

Hier heb je de mogelijkheid de te converteren administraties te selecteren.

Zoals je ziet is dit scherm vergelijkbaar met het scherm Collectief Verlonen. Een extra optie is Externe applicatie. Je kunt op deze manier ook per applicatie de conversie doorvoeren.

Je kunt o.b.v. de diverse criteria de groep werkgevers selecteren die je van Journaal Basis naar Journaliseren wilt converteren. De werkgevers die voldoen aan de criteria verschijnen in het vervolgscherm.

 

Let op,
Met de koppen boven de kolommen (zie hieronder) kun je de waardes in de kolom collectief muteren. Je kunt er niet op filteren of sorteren!

In het scherm met de geselecteerde werkgevers  kom je de volgende gegevens tegen:

• Clientnummer, Naam, Administratienummer
  Het nummer en de naam van betreffende Administratie. Maak je gebruik van administratienummers dan worden deze hier ook getoond. Hiermee wordt de administratie geïdentificeerd.
  
  
• Ander journaal
  We tonen hier het journaalproduct dat, naast Journaal basis (938)  ook aktief is. Dit kan zijn Journaalmodule (939) of Journaalprofiel (940) of Beiden.
  De conversie heeft uitsluitend betrekking op product 938 Journaal basis. 
  
  
• PeriodeAanvang
  Hier geef je aan met ingang van welke periode je van Journaliseren gebruik gaat maken.
  Als je met terugwerkende kracht nog gebruik wilt gaan maken van Journaliseren zorg er dan voor dat de journaalposten niet voor een 2e keer aan het financiële pakket worden aangeboden en dus dubbel in je financiële administratie terecht komen. Zet in dat geval 'automatisch exporteren' op nee en open handmatig de nog 'niet geëxporteerde journaalrun' in 'overzicht export journaalrun'.  Daar heb je de mogelijkheid om de journaalpost te 'markeren als geëxporteerd'.
  Als de journaalposten weer gelijk zijn met de journaalposten die je al eerder had geëxporteerd kun je weer het automatische exporteren vervolgen.  
  
  
• ExterneApplicatie
  Maak je in Journaal basis gebruik van een externe applicatie zoals Twinfield (oud) , Reeleezee of I-Muis dan verschijnt deze We nemen deze gegevens mee in de conversie. Je vindt deze terug onder Journaal – Journaalinrichting – Journaalapplicatie. Je kunt deze specifieke externe applicaties niet aanpassen.
  Maak je geen gebruik van een externe applicatie dan wordt hier standaard ‘Export per run’ gepresenteerd. Dit is een standaard Excel overzicht. In dat geval kun je de waarde wél aanpassen naar een ander exportformaat. Dit bestand wordt in dat geval uiteraard niet automatisch geëxporteerd. Onder Beheer – Journaal – Journaalinrichting kun je vervolgens de ontbrekende gegevens van betreffende applicatie aanvullen. Let op dat je hiervoor de juiste rechten hebt namelijk:  Beheer journaalapplicatie.
  
  
• SoortVerdeling
  Standaard presenteren we hier Factor. Op dienstverbandniveau nemen we de Verdelingseenheid over naar Kostenplaats en zetten hierbij de factor op 100.
  Wil je een verdeling van de kosten per medewerker dan kun je de kostenplaats vervolgens op dienstniveau toevoegen.
  Maak je voor jouw klanten normaliter gebruik van loonvariabelen op afwijkende Verdelingseenheden om je loonkosten te splitsen kies dan voor betreffende klant voor Normuren. Uiteraard nemen we dan ook de Verdelingseenheid over naar Kostenplaats.
  Kies je voor NormUren dan kun je een reeds aanwezige loonrun (vóór conversie) niet op de nieuwe manier journaliseren.
  Maak je gebruik van Factor dan is dat geen probleem.
  
  
• Converteren
  Bepaal of de administratie moet worden geconverteerd. Hier heb je de volgende mogelijkheden:
  • Ja; De administratie gaat mee in deze selectie
  • Nog niet; De administratie wordt nog niet meegenomen in de selectie . Je hebt de mogelijkheid om deze op een later moment alsnog te converteren
  • Uitsluiten; De administratie zal niet worden geconverteerd omdat deze bijvoorbeeld de Journaalmodule (Product 939) gebruikt. Deze wordt ook niet meer aangeboden om te converteren.
    Maak je voor bepaalde administraties al gebruik van Journaliseren dan kan je deze ook uitsluiten.

Administraties die reeds geconverteerd zijn of klaar staan voor conversie worden niet meer getoond.

 

3.      Conversie uit laten voeren

• Conversie button
  Hiermee geeft je de opdracht om de conversie uit te voeren.
  De conversie vindt ’s-Nachts plaats. Je kunt dus pas de volgende dag de resultaten beoordelen en voor betreffende klant gebruik maken van Journaliseren.
  
  

4.      Overzicht voortgang en resultaat

Nadat je de conversie hebt opgestart kun je de status van je opdracht en de reeds uitgevoerde conversies volgen. Hiervoor is een overzicht beschikbaar onder Provider – Overzichten provider – Administratie

 

Het conversieproces

 

5.      Converteren rekeningschema naar journaalprofiel

Bij de conversie gaat Loket beoordelen of de administratie een eigen rekeningschema heeft of dat gebruik wordt gemaakt van een rekeningschema dat op Loonmodelniveau of op Providerniveau is vastgelegd. Je kunt de huidige inrichting van Journaal basis eenvoudig terug vinden onder Salarisverwerking – Overzichten - Grootboekrekeningnummers werkgever. De letters in de laatste kolom geven de herkomst van inrichting aan.    

A             providerniveau
L             loonmodelniveau
W           werkgeverniveau

 

6.      Converteren verdelingseenheden naar kostenplaatsen 

Maak je gebruik van verdelingseenheden dan zullen deze worden geconverteerd naar Kostenplaatsen. Deze tref je vervolgens aan in het nieuwe journaalprofiel dat na conversie voor betreffende administratie van toepassing is.
De tabel verdelingseenheden tref je aan onder Beheer – Tabellen.

7.      Converteren van standaard verdeling naar journaalverdeling dienstverband 

Maak je gebruik van verdelingseenheden op dienstverbandniveau dan wordt de verdelingseenheid van betreffende dienstverband geconverteerd naar verdeling journaal (factor = 100)

Voor conversie

Na conversie

 

8.      Controle na conversie

Nadat je de conversie heeft plaatsgevonden kun je de status van de uitgevoerde conversies volgen. Hiervoor is een overzicht beschikbaar onder Provider – Overzichten provider – Administratie.
Je kunt dit overzicht in CSV, PDF en Excel ophalen en inzien.

Je zult zien dat de nieuwe rekeningschema’s op Provider-, Loonmodel- of Administratieniveau worden gedefinieerd, afhankelijk van waar de gegevens vóór conversie waren opgebouwd.

In het CSV-bestand kun je op een eenvoudige manier filteren en sorteren ter ondersteuning van je controles.
In de belangrijkste kolommen vindt je

• herkomst van het schema (Provider-, Loonmodel- of Administratieniveau) (A)
• status van de conversie (Gereed, Reeds aanwezig of Uitgesloten) (B)
• naam van de provider, loonmodel waar het rekeningschema is aangepast en naam aangeboden administraties. (C)
• cliëntnummer (D) en administratienummer (E)
• naam van het rekeningschema waarin de aanpassing heeft plaatsgevonden (F)
• geconverteerde externe applicatie (H)
• soort verdeling (Factor of Normuren) (I)
• periode ingang (J)
• traceren van het rekeningschema CAO (M), Loonmodel (N)
• fout (S) 
  • foutmelding:  deze dient te worden hersteld. Vervolgens zullen de betreffende werkgevers automatisch wordn geconverteerd
  • signaal: conversie heeft plaatsgevonden maar de betreffende looncomponenten zijn niet geconverteerd omdat deze geen journaalbesturing hebben. Deze componenten zijn op loonmodel- of administratieniveau toegevoegd en hebben daar een besturing (betaling/inhouding) mee gekregen. 
    Je moet deze componenten op dat betreffende niveau aan het journaalprofiel toevoegen.

 

Voorbeeld CSV

Voorbeeld PDF

Statussen:

• Conversie gereed
  Rekeningschema is toegevoegd
• Reeds gegevens aanwezig
  Rekeningschema is niet opnieuw aangemaakt
• Staat klaar voor conversie
  
  • Betreffende administratie is vandaag aangeboden en zal vannacht worden geconverteerd of
  • betreffende administratie is aangeboden maar er is een fout gesignaleerd in het betreffende journaalprofiel. 
• Administratie uitgesloten
  Je hebt aangegeven dat deze administratie niet in aanmerking hoeft te komen voor conversie.
• Signaal Alleen default verdelingseenheid aanwezig.
  Er is alleen Verdelingseenheid 0 (Algemeen) Deze wordt niet naar kostenplaats geconverteerd.
  Bestaat  de verdelingseenheid 0 met een naam <> Algemeen dan wordt deze wél geconverteerd.

 

9.      Product Journaliseren (940) wordt geactiveerd

Nadat het conversieproces is doorlopen zal het product Journaliseren (940) aan de beschikbare producten worden toegevoegd.

 

10.  Producten en Externe applicatie verwijderen!!

Bij de conversie worden de gegevens van de Externe applicatie mee overgenomen naar Journaalapplicatie. Heb je bij Externe applicaties de indicatie Automatisch exporteren op 'ja' staan dan nemen we deze instelling over naar de nieuwe situatie. Ook de boekingsperiode wordt mee overgenomen. Om te voorkomen dat ook de oude journaalpost nog aan de externe applicatie wordt aangeboden zetten we de indicatie Automatisch exporteren bij de Externe applicatie op "nee".

Om te voorkomen dat journaalposten nog via de oude en de nieuwe manier aan de financiële pakketten kunnen worden aangeboden adviseren we je om na conversie de Externe applicatie te verwijderen.
Ook product Financieel (49) kan worden verwijderd. Dit product heeft geen functie meer.

 

11.  Wordt product 938 (Journaal basis) verwijderd?

Het product Journaal basis (938) wordt niet in de conversie verwijderd. Je zou dan namelijk de historie van je journaliseringen (Journaal basis) niet meer terug kunnen zien.
We adviseren je echter om dit product, na een geslaagde conversie, niet meer te gebruiken. Muteer nog uitsluitend het nieuwe journaalprofiel en niet meer het oude rekeningschema.

 

12.  Wanneer moet conversie van Journaal basis (938)  naar Journaliseren (940) plaatsvinden?

• Journaal Basis wordt niet meer in Loket ondersteund. Dat betekent dat alle Journaal Basis relaties per april 2024 geconverteerd moeten zijn naar Journaalprofiel.
• Ook Journaalmodule wordt niet in Loket ondersteund. Hier komen we eind 2023/begin 2024 op terug.

 

13. FAQ

De FAQ en meer inzicht in het conversieproces tref je in een afzonderlijk document aan. Klik hier.