Handleiding journaal basis

Van iedere verloning die wordt verwerkt in Loket kan een journaal worden gemaakt.
Binnen Loket zijn er 3 mogelijkheden actief om naar jou wens te journaliseren.
Journaal basis (product 938), Journaalmodule (product 939) en Journaalprofiel (product 940)

In dit document behandelen we journaal basis. 
(Ga je voor de eerste keer kennis maken met de journaalmogelijkheden ga dan direct gebruik maken van de nieuwste manier van journaliseren met Journaalprofiel.)

Voor het gebruik van journaal basis moet je product 938 activeren.
Om met journaal basis te werken moet er wel een en ander worden ingericht. Eerst zul je grootboekrekeningen moeten creëren en deze koppelen aan componenten. Een zogeheten rekeningschema. Een rekeningschema kan worden opgebouwd op providerniveau. Het overervingssysteem wat in Loket bijvoorbeeld ook werkt voor cao -> loonmodel -> werkgeverniveau is ook bij de inrichting van de rekeningschema’s van toepassing. Dit betekent dus dat wanneer op loonmodel- of werkgeverniveau afwijkingen van toepassing zijn, alleen de afwijkingen op betreffend niveau vastgelegd dienen te worden. De rest wordt overgenomen van een hoger niveau. 

Het onderhouden van de grootboekrekeningen kan via de optie Providergegevens -> rekeningschema's en Werkgever -> Journaal basis.

Onder Grootboekrekening kan het grootboeknummer en de omschrijving worden vastgelegd. Vervolgens kan onder Koppeling grootboekrekening het looncomponent aan het grootboeknummer worden gekoppeld. De mutatie zal direct gevolgen hebben voor de journalisering van het betreffende jaar. Wil je de mutatie ook doorvoeren in voorgaande jaren, dan kan dit op administratieniveau, per kalenderjaar, worden gemuteerd via Adm -> Diversen -> Grootboekrekeningen.

Indien je het overzicht in een ander formaat wenst dan zijn er diverse mogelijkheden onder de optie Overzicht export journaal basis (verdicht).

Daarnaast kent Loket de mogelijkheid om de journaalposten in het formaat van diverse financiële systemen aan te maken. 

Verdelingseenheden.

Om de kosten toe te kennen aan een kostenplaats wordt er bij journaal basis gebruik gemaakt van verdelingseenheden. Op basis van de verdelingseenheid op werknemerniveau zal het standaard journaal opgebouwd worden. Middels de optie Journaal basis zijn diverse overzichten te raadplegen, zoals journalisering op verdelingseenheid of verdicht op grootboekrekeningnummer.

De verdelingseenheden kun je op werkgeverniveau creëren onder Beheer -> Tabellen -> Verdelingseenheid.

Als je deze hebt aangemaakt, kun je op werknemerniveau de kosten toewijzen aan een verdelingseenheid.

Het scherm Variabele gegevens bevat bij het invoeren een keuze Verdelingseenheid (zie onderstaand voorbeeld).

Indien je de loonkosten wilt verdelen, kun je per Verdelingseenheid Uren invoeren. Er kunnen dus Uren gewerkt (of één van de overige zgn. uren voor normuren) op bijvoorbeeld een verdelingseenheid Inkoop, Werkplaats, etc. worden ingevoerd. De verdelingseenheid die direct in het scherm Variabele gegevens wordt gepresenteerd, is de eenheid die standaard in het scherm Dienstverband voor de betreffende werknemer is vastgelegd. Hierop zullen de loonkosten van de werknemer worden geboekt als er geen nadere verdeling hoeft plaats te vinden. Op de standaard verdelingseenheid hoef je bij vaste werknemers in principe geen gewerkte uren vast te leggen. Deze uren worden via de actie Berekenen Uren bepaald. Wel kun je de overige uren vastleggen. Onder de afwijkende verdelingseenheden kun je wel de differentiatie van gewerkte uren vastleggen.

Bij de verdeling worden alle loonkosten in de journalisering verdeeld naar de verhouding van de uren voor normuren/deeltijdfactor. Welke uren hieronder vallen, kun je nagaan in het overzicht Inrichting salarisverwerking (een voorbeeld hiervan tref je onderstaand aan).

Het is niet mogelijk specifieke componenten buiten de verdeling te houden. We raden je aan uitsluitend de uren voor normuren deeltijdfactor (zie voorbeeld hiernaast) op de afwijkende verdelingseenheden te boeken.

Exporteren van journaalposten naar een financieel pakket.

Er bestaat in Loket een exportmogelijkheid voor een groot aantal financiële pakketten. Deze functionaliteit is bij een goedgekeurde run terug te vinden onder de optie Export journaal basis.

Op dit moment zijn er koppelingen/bestanden beschikbaar voor de hieronder vermelde financiële pakketten.