Aan de slag met de overstap naar MijnLoket – fase 1: Start-klanten

Steeds meer kantoren bereiden zich voor op de overstap naar MijnLoket. Met deze werkinstructie lever je eenvoudig de eerste groep klanten aan die direct kan worden omgezet. Loket activeert daarna collectief de juiste producten en nodigt medewerkers automatisch uit voor MijnLoket.

Deze eerste fase richt zich op klanten die Werknemerloket nu gebruiken voor:

• Loonstroken en jaaropgaven
• Eventueel het personeelsdossier (ESS)
• Eventueel verlof in Loket, zonder verlofaanvragen
• Eventueel de verlofkaart in ESS, zonder verlofaanvragen

Kortom: klanten die overgaan naar MijnLoket Start. 

1. Vraag het klantoverzicht op

Vraag via de helpdesk een Excel-bestand op met daarin alle klanten in jullie omgeving. In dit overzicht zie je per klant onder andere:

• Medewerkers met een actief dienstverband en toegang tot Werknemerloket
• of personeelsdossier in ESS actief is
• of er in de verlofmodule gemuteerd is dit jaar
• Of de verlofkaart in Werknemerloket aan staat
• of er verlof is aangevraagd of declaraties zijn gedaan in Werknemerloket.

De kolommen Preboarding, Opleiding en Verstrekking mag je negeren.

Vraag het overzicht aan via de helpdesk met als onderwerp: Gebruik producten Loket.nl.

2. Selecteer de juiste klanten in het Excel-template

Gebruik het Excel-template. Het bestand bevat meerdere tabbladen. Die gebruik je om per klant aan te geven welke functionaliteit op dit moment gebruikt wordt.

Volg deze stappen:

1. Filter op de kolom WNLgebruikersActiefInJaar. Vink 0 uit. Je houdt dan alleen klanten over waarbij minstens één medewerker toegang heeft tot Werknemerloket.

2. Selecteer alleen klanten die géén gebruikmaken van:

   • Declaraties in Loket
   • Verlofaanvragen via ESS

   Alleen deze klanten komen in aanmerking voor MijnLoket Start.

3. Bekijk daarna of personeelsdossier en/of verlofkaart in ESS actief zijn. Deze bepalen welke extra producten worden geactiveerd.
4. Zet elke klant in het juiste tabblad. In elk tabblad staat al aangegeven:
   • Welke producten er worden geactiveerd
   • Voor welk type klant dit tabblad bedoeld is

Voorbeeld van de tabbladindeling:

• Blad 2a: Alleen loonstroken en jaaropgaven
• Blad 2b: Inclusief personeelsdossier
• Blad 3a: Inclusief verlof in Loket
• Blad 3b: Verlof in Loket én personeelsdossier
• Blad 4a: Inclusief verlofkaart in ESS
• Blad 4b: Verlofkaart én personeelsdossier
• Blad 5a: Alleen verlofkaart
• Blad 5b: Verlofkaart én personeelsdossier

Voorbeeld: zo werkt de filtering

3. Wat Loket doet na ontvangst

• Loket activeert de juiste MijnLoket-producten per klant
• Medewerkers met een actief dienstverband ontvangen automatisch een uitnodiging
• Hun toegang tot Werknemerloket wordt geblokkeerd

Deze producten worden standaard geactiveerd:

• MijnLoket
• MijnLoket Persoonsgegevens inzien
• MijnLoket Verzekeringen vergelijken

Afhankelijk van het gebruik:

• Personeelsdossier actief: ook MijnLoket Documenten
• Verlofkaart in ESS: ook MijnLoket Verlofkaart

4. Conversieregels

• Alleen medewerkers met een actief dienstverband ontvangen een uitnodiging
• Nieuwe medewerkers in Loket krijgen automatisch toegang tot MijnLoket
• Medewerkers die in 2025 uit dienst gaan behouden tijdelijk toegang tot Werknemerloket. Die toegang stopt per 1 oktober 2026
• Product 500 wordt automatisch verwijderd zodra de klant volledig is overgezet

5. Controleer vóór aanlevering

Zorg dat het bestand aan deze voorwaarden voldoet:

• Minimaal 20 klanten per tabblad
• De klanten zijn nog niet eerder overgezet naar MijnLoket
• Het bestand is opgeslagen als .xlsx

Lever het bestand daarna aan via de afgesproken route. Loket regelt de rest!