Inrichting verlofmodule: Stap 4 Opbouwen verlofrechten

Introductie
In dit artikel lees je hoe je de opbouw van verlofrechten voor medewerkers kunt starten, zowel collectief als individueel. Het opbouwproces is essentieel voor het beheren van wettelijk en bovenwettelijk verlof, evenals ATV (Arbeidstijdverkorting).

Hoe werkt het?

1. Collectief opbouwen van verlofrechten

• Werkgeverniveau > Collectief > Verlof > Verlofopbouw volgens regeling

Voor medewerkers met een indienst- of uitdiensttreding gedurende het kalenderjaar, wordt de berekening naar rato uitgevoerd. Wijzigingen in de parttimefactor door het jaar heen worden hierbij eveneens meegenomen, evenals aanpassingen in de datum van het veld Aanstelling t/m.

Herberekening
Het collectief opbouwen kan meerdere keren per jaar uitgevoerd worden, waarbij het systeem automatisch een herberekening uitvoert in de volgende situaties:

• In of uit dienst gedurende het kalenderjaar
• Wijziging van arbeidsduur
• Wijziging in ploeguren bij gelijkblijvende afwijkende uren
• Aanpassingen in de datum Aanstelling t/m

De velden Ploeg en Afwijkende uren bevinden zich op werknemerniveau onder Dienstverband > Arbeidstijd.

Wijzig je de datum in- en/of uitdienst bij een werknemer? Dan waarschuwt Loket je bij het opslaan van deze mutatie met een pop-up Herrekenen verlofopbouw. Jouw mutatie heeft mogelijk gevolgen voor de verlofopbouw. Klik op de knop Herrekenen verlofopbouw om de verlofopbouw daadwerkelijk te herrekenen. In het vervolgscherm toont Loket je de oude en de nieuwe verlofopbouw. Als de nieuwe verlofopbouw akkoord is, klik je op de knop Toepassen om de herrekende verlofopbouw daadwerkelijk door te voeren.

Dezelfde functionaliteit van het herrekenen van de verlofopbouw kun je gebruiken wanneer je de arbeidsduur wijzigt. Ook dan kun je de verlofopbouw direct herrekenen op basis van de nieuwe situatie.

Wanneer je in het veld Dag verlofopbouw een specifieke dag voor verlofopbouw hebt ingesteld, vindt de automatische berekening plaats in de avond van die dag. Zonder deze instelling moet je de verlofregeling opnieuw toepassen om de juiste opbouw te waarborgen.

Voorbeelden:

• Medewerker De Winter, in dienst 1-1-2026, ploeg 1 (40 uur), werkt 40 uur (100%), uit dienst 17 maart 2026:
  • Wettelijk verlof per kalenderdag (2026): 160 uur/365 dagen = 0,4384 uren per dag
  • Aantal kalenderdagen binnen het dienstverband: 1-1-2026 t/m 17-3-2026 = 76 dagen
  • Parttime percentage is over de gehele periode:   40 uur /40 uur *100% = 100%
  • De berekening is dan als volgt:                      
  • 0,4384… uren per dag * 76 dagen * 100% = 33,32 uren wettelijk verlof
• Medewerker Tevreden, in dienst 1-1-2026, ploeg 1 (40 uur) werkt 16 uur (40%), gaat per 1-8-2026 32 uur (80%) werken:
  • Wettelijk verlof per kalenderdag (2026): 160 uur/365 dagen = 0,4384 uren per dag
  • Aantal kalenderdagen binnen het dienstverband: 1-1-2026 t/m 31-12-2026 = 365 dagen
  • Parttime % periode 1 (1-1-2026 t/m 31-7-2026): 16 uur / 40 uur * 100% = 40%
  • Parttime % periode 2 (1-8-2026 t/m 31-12-2026): 32 uur / 40 uur * 100% = 80%
  • Aantal kalenderdagen periode 1 (1-1-2026 t/m 31-7-2026): 212 dagen
  • Aantal kalenderdagen periode 2 (1-8-2026 t/m 31-12-2026): 153 dagen
  • De berekening is dan als volgt:
  • Periode 1: 0,4384… uren per dag * 212 dagen * 40% = 37,17 uren wettelijk verlof
  • Periode 2: 0,4384… uren per dag * 153 dagen * 80% = 53,65 uren wettelijk verlof
  • Totaal wettelijk verlof = 90,82 uren wettelijk verlof

2. Individuele opbouw van verlofrechten
Verlof kan individueel worden toegekend op dienstverbandniveau:

• Dienstverband selecteren > HRM > Verlofadministratie > Verlof WN

3. Opbouw verlof via importsheet
Gebruik de verlofmodule om verlofmutaties via een importsheet op werkgeverniveau te importeren:

• Werkgever > Collectief > Verlof > Importeren verlof

Een voorbeeldbestand is te downloaden bij de werkgever in Loket:

• Werkgever > Collectief > Verlof > Template voor importeren verlof

Ga naar de volgende stap -> Inrichting verlofmodule: Stap 5 Bepalen van de verlofsoorten