Verlofopbouw o.b.v. uren vanuit de salarisverwerking

Naast de opties om verlof per kalenderjaar of maand op te bouwen, is het ook mogelijk om op basis van vooraf gedefinieerde uren, zoals gewerkte uren, ziekte-uren en meeruren, automatisch de verlofopbouw te bepalen. Je kunt ervoor kiezen om dit saldo op te bouwen in de verlofmodule of direct uit te betalen via de salarisstrook. Om dit in te regelen doorloop je de volgende stappen:

1. Instellen bij opbouw verlofregeling
2. Inrichten exportset verlofopbouw
3. Exportset koppelen aan administratie
4. Proces opbouw / uitbetaling vakantie uren
5. Technische afwikkeling

Stap 1: Instellen bij opbouw verlofregeling

Het inrichten van een verlofregeling kan zowel op providerniveau als op werkgeverniveau.

Providerniveau

Ga op providerniveau naar Providergegevens -> Verlofregelingen

Als je bij de opbouw van de verlofregeling bij Soort opbouw gekozen hebt voor Uren, kun je bij het veld Verlofuren direct uitbetalen kiezen voor Ja of Nee.

De keuze Ja regelt dat voor de aan de regeling gekoppelde werknemers het verlof direct worden uitbetaald op de loonstrook. Bij Nee wordt het saldo bijgeschreven op de verlofkaart. 

Werkgeverniveau

Ga op werkgeverniveau naar Arbeidsvoorwaarden -> Verlofregeling. Je kunt hier een nieuwe verlofregeling toevoegen en zelf inrichten met de relevante gegevens. Het is ook mogelijk om een al bestaande verlofregeling op providerniveau te kiezen. Klik dan op het menu achter de button Toevoegen en kies voor de optie Verlofregeling a.d.h.v. sjabloon.

 

Als je bij de opbouw van de verlofregeling bij Soort opbouw gekozen hebt voor Uren, kun je bij het veld Verlofuren direct uitbetalen kiezen voor Ja of Nee.

 

Stap 2: Inrichten componenten set verlofopbouw

Om te kunnen bepalen over welke uren de verlofopbouw of -uitbetaling moet gaan plaatsvinden, moet een componenten set verlofopbouw ingericht worden. Dit kan zowel op providerniveau als ook op werkgeverniveau. 

Providerniveau

Ga op providerniveau naar Providergegevens -> Sets -> Exportsets verlofopbouw. Via de button Toevoegen kan een exportset worden toegevoegd. Vervolgens kunnen bij het onderdeel Exportset verlofopbouw looncomponenten de gewenste componenten worden toegevoegd. De exportset zou er dan bijvoorbeeld zou uit kunnen zien:

In de exportset kunnen naast de meeste componenten uit de categorie Uren en Overwerk ook Eenheden worden geselecteerd waarbij op componentniveau de Dagen indicatie is gevuld.

Werkgeverniveau

Ga op werkgeverniveau naar Beheer -> Componenten set. Via de button Toevoegen kan een componenten set worden toegevoegd. Hierbij is het van belang dat bij Soort wordt gekozen voor Verlofopbouw.

Vervolgens kunnen bij het onderdeel Componenten de gewenste componenten worden toegevoegd. De componenten set zou er dan bijvoorbeeld zou uit kunnen zien: 

 

In de componenten set kunnen naast de meeste componenten uit de categorie Uren en Overwerk ook Eenheden worden geselecteerd waarbij op componentniveau de Dagen indicatie is gevuld.

 

Stap 3: Inrichten componenten set verlofopbouw

Bij de Administratie moet worden aangegeven welke componenten set van toepassing is.

Hierbij kan worden gekozen uit zowel componenten sets die op providerniveau als op werkgeverniveau zijn aangemaakt.

 

Stap 4: Proces opbouw of uitbetalen vakantie uren

Bij de salarisverwerking is nu de indicatie Verlofuren op basis van uren bepalen beschikbaar.

Zodra in een periode deze indicatie op Ja geplaatst gaat worden, zijn er onderstaande mogelijkheden:

1. Voor werknemers die gekoppeld zijn aan een verlofregeling met Soort opbouw Uren waarbij de indicatie Verlofuren direct uitbetalen op Nee staat, zal er op basis van de vastgelegde uren opbouw van vakantie uren berekend worden en op de verlofkaart getoond worden.
2. Voor werknemers die gekoppeld zijn aan een verlofregeling met Soort opbouw Uren waarbij de indicatie Verlofuren direct uitbetalen op Ja staat, zal er op basis van de vastgelegde uren in de variabele gegevens een variabele mutatie worden aangemaakt.

Beide methodieken worden hieronder verder toegelicht met behulp van onderstaande verlofregeling. Bij deze verlofregeling is een 40-urige werkweek van toepassing, zodat op basis van 260 dagen per jaar een fulltimer 260 x 8 = 2.080 normuren per jaar heeft.

Methode 1: Opbouw verlof op basis van uren

Bij werknemer A is in periode april 2024 in totaal 100 uren gewerkt en 10 uren ziek vastgelegd in de variabele gegevens. Op basis van de ingestelde componenten set verlofopbouw zal over 110 uren verlofopbouw plaatsvinden zodra bij de salarisverwerking van april de indicatie Verlofuren op basis van uren bepalen op Ja is uitgevoerd.

Wettelijk verlof:

160 / 2080 * 110 (totaal aantal uren volgens componenten set verlofopbouw) = 8,46 uren

Bovenwettelijk verlof:

40 / 2080 * 110 (totaal aantal uren volgens componenten set verlofopbouw) = 2,12 uren

Methode 2: Direct uitbetalen van uren

Bij werknemer B is in periode april 2024 in totaal 100 uren gewerkt en 10 uren ziek vastgelegd in de variabele gegevens. Op basis van de ingestelde componenten set verlofopbouw zal over 110 uren verlofuren worden berekend zodra bij de salarisverwerking van april de indicatie Verlofuren op basis van uren bepalen op Ja is uitgevoerd.

Wettelijk verlof:

160 / 2080 * 110 (totaal aantal uren volgens componenten set verlofopbouw) = 8,46 uren

Bovenwettelijk verlof:

40 / 2080 * 110 (totaal aantal uren volgens componenten set verlofopbouw) = 2,12 uren

 

De uitkomst van deze afzonderlijke uren worden bij elkaar opgeteld (10,58 uren) en met het looncomponent 67 UITB.VAK.UREN in de variabele gegevens geplaatst.

 

Als gevolg van deze mutatie zal in de salarisverwerking deze uren leiden tot een uitbetaling op de loonstrook met het looncomponent 68 VAKANTIEUREN.

 

LET OP!

Zodra bij een werknemer na het uitvoeren van het proces Verlofuren op basis van uren bepalen nog aanpassingen plaatsvinden in de urencomponenten die meetellen voor de verlofopbouw (componenten set verlofopbouw) zullen de looncomponenten UITB.VAK.UREN (067), na het opnieuw uitvoeren van de salarisverwerking met de indicatie Verlofuren op basis van uren bepalen niet automatisch worden overschreven!

In voorkomend geval adviseren wij, voorafgaand aan het uitvoeren van de salarisverwerking, de looncomponent UITB.VAK.UREN (067) weer de waarde "0" te geven. Het opnieuw uitvoeren van de salarisverwerking zorgt hierna voor een juist aantal op looncomponent UITB.VAK.UREN (067).

Krijg je de foutmelding Update verlof mislukt? Dan kunnen er  2 oorzaken zijn:

1. Er zijn negatieve (meer)uren bij een werknemer opgegeven.
2. Wanneer er al verlof is afgewikkeld voor een loonperiode waarin een werknemer in dienst zou zijn, maar daarna wordt een eerdere uit dienst datum gevuld.

Stap 5: Technische afwikkeling

Bruto netto

De looncomponenten UITB.VAK.UREN (067) (categorie uren) en VAKANTIEUREN (068) (categorie output) zijn bij alle cao’s beschikbaar. Ten behoeve van de franchiseberekening wordt bij de fondsen, waarin ook looncomponent UREN NAB.VERLF(027) wordt meegenomen, ook rekening gehouden met looncompo-nent UITB.VAK.UREN (067). Ook is component UITB.VAK.UREN (067) conform de voorschriften van het PGGM opgenomen in de deeltijdfactor PGGM (looncomponent 061) zodra een werknemer deelnemer is aan een PGGM fonds.

Aanlevering externe partijen:

Bij de externe partijen waar component UREN NAB.VERLF (027) wordt doorgegeven als verloonde / uitbetaalde uren (zoals in de Loonaangifte van de belastingdienst, APG schoonmaak en de ultimo fondsen van Syntrus Achmea), zal ook looncomponent UITB.VAK.UREN (067) worden meegenomen.

Grondslagen direct uitbetalen vakantiedagen:

Bij veel providers zijn er in Loket.nl grondslagen ingericht om voor oproepkrachten vakantie uren te kunnen uitbetalen. Bij een grondslag is het resultaat altijd in de vorm van geld en niet in de vorm van uren. Omdat bij veel externe partijen steeds meer de nadruk komt te liggen op uren en om ook de uitbetaalde verlofuren te betrekken in het bruto-netto traject en/of gegevensuitwisseling, adviseren wij om bij uitbetaling van verlofuren debovenstaande methodiek te gaan gebruiken in plaats van via grondslagen.

 

In onderstaande video wordt bovenstaand stappenplan nader toegelicht: