Inrichting verlofmodule: Stap 7: Instellen e-mailadres voor verlofaanvraag

Met het Werknemerloket kun je medewerkers de optie bieden om verlof aan te vragen. Om de verlofbehandelaar direct op hoogte te brengen van de aanvraag kun je een e-mailmelding instellen. Je hebt hiervoor een aantal mogelijkheden: 

• E-mailadres verlofaanvraag op dienstverbandniveau (hoogste niveau)
• E-mailadres verlofaanvraag op afdelingsniveau (middelste niveau)
• E-mailadres verlofaanvraag op werkgeverniveau (laagste niveau)

Let op: Loket stuurt alleen een e-mailmelding naar het hoogst ingestelde niveau. Het is mogelijk om meerdere e-mailadressen per niveau vast te leggen. Let daarbij op dat als scheidingssteken “;” gebruikt wordt en er geen spaties tussen de e-mailadressen en de “;” staan. Om de verlofaanvraag ook daadwerkelijk te kunnen afhandelen, moet je een gebruiker aanmaken in Loket met de juiste autorisatie Behandelen verlofaanvragen.

E-mailadres verlofaanvraag op dienstverbandniveau

Wil je dat een verlofaanvraag van één medewerker naar een bepaald e-mailadres wordt verzonden, dan stel je dit in op het startscherm (Dienstverband details) van de medewerker of tijdens het aanmaken van een nieuwe medewerker bij een indiensttreding.

E-mailadres verlofaanvraag op afdelingsniveau

Wil je dat de e-mailmelding van een verlofaanvraag binnenkomt bij de afdelingsmanager(s), dan stel je dit in op werkgeverniveau onder de menuoptie Beheer -> Tabellen. In het bovenste veld Afdeling kun je het e-mailadres invullen.

Onderliggende afdeling:

De mail gaat naar het adres wat is gevuld onder beheer tabellen > afdelingen. Staat onderliggende afdelingen op 'ja' dan gaat de mail ook daarheen.

Is er geen mailadres gevuld o afdelingsniveau, dan gaat de naar alle werkgevergebruikers die het recht 'verlof behandelen'. De afdelingsmanager krijgt dan geen mail.

Als het een aanvraag betreft van een werknemer gekoppeld aan een onderliggende afdeling, krijgt alleen de afdelingsmanager van de onderliggende afdeling een mail.

E-mailadres verlofaanvraag op werkgeverniveau

Wil je dat de e-mailmelding binnenkomt bij een werkgevergebruiker, dan stel je het e-mailadres in bij de werkgevergebruiker onder de menuoptie Gebruikers.

In onderstaande video wordt het instellen van de e-mailadressen voor de verlofaanvraag nader toegelicht: