Inrichting verlofmodule: Stap 7: Instellen e-mailadres voor verlofaanvraag

Introductie
Met Loket kunnen medewerkers eenvoudig hun verlof aanvragen. Om ervoor te zorgen dat verlofbehandelaren direct op de hoogte zijn van de aanvragen, kun je e-mailmeldingen instellen. Dit kan op verschillende niveaus: dienstverband, afdeling en werkgever. We leggen je stap voor stap uit hoe je deze e-mailmeldingen instelt.

Hoe werkt het?

Instellen e-mailadres verlofaanvraag

Dienstverbandniveau
Wil je dat verlofaanvragen van een specifieke medewerker naar een bepaald e-mailadres worden verzonden? Stel het e-mailadres in via het startscherm van de medewerker (Overzicht > Dienstverbandgegevens > Meer > Kenmerken > Toon meer) of ga naar Dienstverband > Kenmerken > Toon meer. In het veld Email verlofaanvraag geef je vervolgens het e-mailadres van de verlofbehandelaar in. Dit kan zowel tijdens het aanmaken van een nieuwe medewerker bij een indiensttreding als ook op een later tijdstip.

Afdelingsniveau
Om verlofaanvragen door te sturen naar het e-mailadres van afdelingsmanager(s), stel je dit in op werkgeverniveau. Ga naar Beheer > Tabellen > Afdeling. Selecteer vervolgens de betreffende afdeling. In het veld Email verlofaanvraag geef je het e-mailadres van de verlofbehandelaar in.

Onderliggende afdeling: Als het veld Onderdeel van afdeling is gevuld met een “hoofdafdeling”, worden e-mails ook naar de verlofbehandelaar van die “hoofdafdeling” verzonden, mits er bij deze “hoofdafdeling” ook een e-mailadres is ingevuld onder Beheer > Tabellen > Afdeling.

Als er geen e-mailadres is ingevuld op afdelingsniveau, gaat de e-mail naar alle werkgevergebruikers met het recht Verlof behandelen. De afdelingsmanager ontvangt dan geen e-mail.

Werkgeverniveau
Voer het e-mailadres in bij de werkgevergebruiker onder "Gebruikers" om ervoor te zorgen dat verlofaanvragen naar de juiste werkgever gebruiker worden gestuurd.

Handig om te weten

• Scheidingsstekens: Bij meerdere e-mailadressen moet het scheidingsteken “;” zonder spaties worden gebruikt. Dit kan handig zijn indien de standaard verlofbehandelaar tijdelijk afwezig is bij vakantie of ziekte. Het is uiteraard ook mogelijk om een e-mailadres te wijzigen of te vervangen als de situatie dat noodzakelijk maakt.
• Loket stuurt alleen een e-mailmelding naar het hoogste instelniveau. Zorg er dus voor dat je het juiste recht Behandelen verlofaanvragen als autorisatie instelt voor de betreffende gebruiker.