Verlofkaart en -aanvraag via Werknemerloket

Verlofkaart in Werknemerloket

Binnen het Werknemerloket en de Werknemerloket app is de mogelijkheid opgenomen om de verlofkaart te tonen aan de medewerker. Deze verlofkaart wordt alleen getoond indien bij de werkgever naast het product Employee Self Service (500) ook het product Verlofkaart in ESS (510) geactiveerd is. Om gegevens te kunnen tonen moet vanzelfsprekend ook de verlofmodule zijn ingericht.

De verlofkaart is opgenomen onder HRM -> Verlofkaart.

Per jaar kan vervolgens de verlofkaart worden gedownload.

Verlofaanvraag via Werknemerloket

Het is mogelijk om vanuit het Werknemerloket of de Werknemerloket app verlof aan te vragen. Zo kan een werknemer op een eenvoudige manier zijn verlofzaken regelen. De verlofbehandelaar wordt direct via een e-mail op de hoogte gebracht en kan de aanvraag direct in Loket behandelen. Om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit dient het product Verlofaanvragen via ESS (787) op werkgeverniveau geactiveerd te worden. Ook dient er minimaal één gebruiker WG bij deze werkgever geactiveerd te zijn met minimaal de rechten Behandelen verlofaanvragen, Beheer HRM of Beheer verlofadministratie. Tevens dient minimaal het e-mailadres bij de gebruiker WG te zijn ingevuld. Zie stappen 1 en 7 m.b.t. de inrichting van de verlofmodule.

Het proces m.b.t de indienen en verwerken van de verlofaanvraag verloopt via de volgende stappen:

Stap 1 Verlofaanvraag indienen

Een werknemer kan in het Werknemerloket en/of via de Werknemerloket app een verlofaanvraag indienen. Op het startscherm kan een werknemer direct een verlofaanvraag indienen:

Ook onder HRM -> Verlof kan de verlofaanvraag worden ingediend.

Het aantal uren wordt eventueel automatisch bepaald o.b.v. het vastgelegde verlofpatroon in de verlofregeling of het vastgelegde arbeidspatroon op werknemerniveau.

Het soort Verlof betreft het totale saldo van het wettelijk en bovenwettelijk verlof bij elkaar opgeteld. Als deze soort wordt gekozen, zal (een deel van) de verlofaanvraag eerst worden afgeboekt van de verlofsoort die wettelijk gezien als eerste vervalt en vervolgens eventueel nog van de andere verlofsoort. Zijn beide verlofsoorten of één van beiden niet toereikend, dan komt het saldo in de min uit. Het is ook mogelijk om zelf te bepalen van welke verlofsoort (wettelijk of bovenwettelijk) de verlofaanvraag moet worden afgeboekt; deze afzonderlijke keuzemogelijkheden zijn ook beschikbaar onder Soort.

Het is niet mogelijk om bepaalde verlofsoorten niet zichtbaar te maken voor de werknemer. De werknemers zien alle verlofsoorten en we adviseren om bij een verlofaanvraag altijd te kiezen voor de soort Verlof, zodat de opname altijd goed gaat.

In het veld Opmerking kan een eigen opmerking bij de verlofaanvraag worden toegevoegd. Via de button Aanvragen wordt de verlofaanvraag verwerkt en wordt de verlofbehandelaar op de hoogte gebracht via een e-mailbericht.

Ingediende verlofaanvraag intrekken

Zolang de verlofaanvraag niet is behandeld, heb je nog de mogelijkheid om de verlofaanvraag in te trekken. Dit kan direct op de startpagina van het Werknemerloket onder het kopje Ingediende aanvragen. Hier klik je de ingediende verlofaanvraag aan en kies je voor Intrekken.

Ook via de menuoptie HRM -> Verlof -> Onder Overzicht verlofaanvragen kun je de ingediende verlofaanvra(a)g(en) raadplegen en intrekken. Als je de betreffende verlofaanvraag aanklikt en kiest voor Intrekken wordt de ingediende verlofaanvraag ingetrokken.

Na intrekking verandert de status naar Ingetrokken door aanvrager.

Let op!: de verlofbehandelaar krijgt hiervan geen e-mailbericht!

Stap 2 Verlofaanvraag behandelen in Loket.nl

Zodra er een verlofaanvraag via het Werknemerloket is ingediend, ontvangt de verlofbehandelaar een e-mailbericht (zie de inrichting hiervan in het artikel Instellen e-mailadres voor verlofaanvraag). De verlofbehandelaar kan het verlof nu in behandeling nemen in Loket of in de Werkgever app. De verlofbehandelaar zal de verlofaanvraag voorzien van de status Geaccepteerd of Geweigerd. Ook kan de verlofbehandelaar een opmerking toevoegen. In beide gevallen ontvangt de werknemer een e-mailbericht over de afwikkeling van de verlofaanvraag. Bij een geaccepteerde verlofaanvraag worden de verlofmutaties direct in het Werknemerloket verwerkt en inzichtelijk gemaakt op de verlofkaart.

Er zijn verschillende mogelijkheden om de verlofaanvraag in Loket te behandelen t.w.:

• Collectief op werkgeverniveau rechts bovenin van het scherm onder Verlofaanvragen: 

Hier selecteer je de verlofaanvraag door deze aan te vinken en vervolgens klik je op het icoon Goedkeuren of Weigeren.

• Op dienstverbandniveau:

Selecteer het dienstverband en ga naar HRM -> Verlofadministratie -> Verlofaanvraag.
Wanneer je op een ingediende verlofaanvraag klikt, kun je deze vervolgens accepteren/afkeuren.
Door op een verlofaanvraag te klikken kun je de velden Ingangsdatum, Einddatum en Aantal eenheden nog aanpassen. Ook kun je het veld Status aanpassen naar Geaccepteerd of Geweigerd. Verder is het mogelijk om een Opmerking behandelaar toe te voegen. Wordt er hierna gekozen voor toepassen dan wordt de verlofaanvraag bij een status Geaccepteerd definitief verwerkt in de verlofmodule. Bij een geweigerde status wordt er uiteraard niets doorgevoerd.

• In de Kalender:

Een verlofaanvraag kan tevens behandeld worden in Loket Classic m.b.v. de verlofkalender op het startscherm op werkgeverniveau (Snel naar ... -> Kalender)

Op de kalender staan per afdeling de medewerkers, waartoe de gebruiker die het overzicht oproept gemachtigd is, weergegeven. Per medewerker zijn de volgende situaties mogelijk zichtbaar:

Rood vakje: De medewerker heeft op de datum ziekteverzuim, de donkerrode bovenkant geeft aan dat het een openstaand verzuim geval betreft.

Groen vakje: De medewerker heeft op de datum een goedgekeurde verlofboeking staan. Het maakt hierbij niet uit welke verlofsoort geboekt wordt. Groen met rode bovenkant betreft een openstaande verlofaanvraag.

Blauw vakje met cijfer: De medewerker heeft bij arbeidstijd een afwijkend arbeidspatroon.

Oranje vakje: Verjaardag van de medewerker

Gele balk: Medewerker is gedurende de periode niet in dienst of niet op de betreffende afdeling werkzaam.

Door in de verlofkalender op de openstaande verlofaanvraag te klikken, opent zich het volgende vervolgscherm waarin de verlofaanvraag kan worden goedgekeurd of geweigerd en eventueel een opmerking aan kan worden toegevoegd:

In alle drie de gevallen zal de aanvrager van het verlof een e-mailbericht ontvangen over de afwikkeling van de verlofaanvraag.

In onderstaande video wordt het indienen van een verlofaanvraag door de werknemer en behandeling door de werkgever in Loket nader toegelicht: