Rollen aanmaken en koppelen

Introductie
Wil je workflows gebruiken in Loket? Met workflows kun je per stap bepalen welke gebruiker een actie moet uitvoeren. Door gebruik te maken van rollen, wordt het toewijzen van verantwoordelijkheden geautomatiseerd en gestroomlijnd. In dit artikel lees je hoe je rollen aanmaakt, koppelt aan gebruikers en toepast binnen workflows om het proces efficiënt te maken.

Wat zijn rollen?
Rollen geven de verantwoordelijkheden van gebruikers binnen een organisatie weer, zoals HR, Directie of Salarisprofessional. Je koppelt een rol aan een gebruiker en gebruikt deze vervolgens in een workflow. Dit zorgt ervoor dat taken, goedkeuringen of meldingen automatisch naar de juiste persoon worden gestuurd, zonder dat je per werkgever handmatig alle gebruikers hoeft toe te wijzen.

Waarom rollen gebruiken?

• Taken komen direct bij de juiste persoon terecht.

• Fouten of vertragingen in het proces worden voorkomen.

• Je kunt de inrichting gemakkelijk hergebruiken bij andere klanten.

• Gevoelige informatie blijft beter afgeschermd.

Rollen aanmaken
Rollen worden aangemaakt op providerniveau, zodat ze beschikbaar zijn voor alle werkgevers die je beheert.

• Ga in Loket naar Provider > Beheer > Rollen.
• Klik op Nieuwe rol toevoegen.
• Geef de rol een herkenbare naam, zoals HR, Directie of Behandelaar declaratie.

Gebruik bij voorkeur overkoepelende benamingen zodat je rollen ook voor andere klanten kunt gebruiken.

Rollen koppelen aan gebruikers
Zodra de rollen zijn aangemaakt, koppel je ze aan gebruikers per werkgever. Voor gebruikers met toegang tot meerdere werkgevers geldt de ingestelde rol alleen voor de werkgever waarbij de rol is ingericht.

• Ga in Loket naar  Werkgever > Gebruikers > Rollen.
• Selecteer de gebruiker.
• Vink de rol(len) aan die je wilt toewijzen.

Let op: een gebruiker kan meerdere rollen hebben.

Rollen toepassen in workflows
Bij het inrichten van een workflow kies je per stap welke rol verantwoordelijk is voor een actie.

Voorbeelden:

• Goedkeuring declaratie: Directie

• Controle gewijzigde gegevens: Salarisprofessional

• Verwerking adreswijziging: HR

Ga in Loket naar  Werkgever > Beheer > Workflows. Open een workflow en wijs per stap een rol toe bij Taak, Goedkeuren of Notificatie.

Veelgebruikte rollen
Hieronder staan veelgebruikte rollen binnen workflows:

•HR

• Salarisprofessional

• Directie

• Financiën

• Behandelaar declaratie

• Afdelingsmanager

Wat levert het op?
Het werken met rollen binnen Loket verbetert de snelheid en structuur van processen, vermindert de kans op fouten, maakt het beheer en hergebruik van workflows eenvoudig en biedt overzicht over wie wat doet binnen het proces.