Preboarden inrichten

Introductie
Wil je nieuwe medewerkers soepel laten starten vóór de eerste werkdag? Met Preboarding in Loket verzamel je gemakkelijk en volledig digitaal alle benodigde gegevens. In dit artikel lees je welke producten en rechten je nodig hebt en hoe het werkt voor de medewerker.

Welke producten en rechten heb je nodig?
Voor het gebruik van Preboarding heb je de volgende producten nodig op werkgeverniveau in Loket:

• MijnLoket-Preboarding: Activeert het preboardingproces in combinatie met MijnLoket.
• Dossiervorming Qwoater (Lite of Extended): Noodzakelijk voor het uploaden van ID-bewijs en loonbelastingverklaring.

Benodigde rechten:

• Beheer dienstverbanden
• Beheer concept werknemers

Let op: in de autorisatiematrix moeten de categorieën Identiteit en Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen zijn aangevinkt voor de rol werknemer.

Hoe werkt het voor de medewerker?
Zodra de medewerker via Loket is uitgenodigd, ontvangt hij of zij een e-mail met een link om een MijnLoket-account aan te maken of in te loggen. Na het invullen van de geboortedatum krijgt de medewerker toegang tot het preboardingformulier in MijnLoket.

Het formulier begeleidt stap voor stap door het uitvragen van de benodigde gegevens. De medewerker maakt een foto van zijn of haar ID-bewijs, waarna de gegevens automatisch worden overgenomen.

Als nog niet alle gegevens direct kunnen worden ingevuld, kan de medewerker op een later moment verdergaan. Alles wordt tussentijds opgeslagen.

Handig om te weten

• Verwerkte gegevens: Na voltooien van de preboarding worden gegevens automatisch verwerkt in de HR-systemen van Loket.
• Veiligheid: Alle gegevensuitwisseling en opslag voldoet aan de laatste AVG-richtlijnen.

Wat levert het op?

• Minder losse e-mails of onvolledige aanleveringen
• Een gestroomlijnd proces vóór de eerste werkdag
• Meer rust en overzicht voor HR en administratie

Wat levert het op?

• Minder losse e-mails of onvolledige aanleveringen
• Een gestroomlijnd proces vóór de eerste werkdag
• Meer rust en overzicht voor HR en administratie