Workflows inrichten

Met workflows automatiseer je HR-processen en zorg je dat elke aanvraag direct bij de juiste persoon terechtkomt. In dit artikel lees je hoe workflows in Loket werken en hoe je ze slim inricht voor jouw klant.

Wat is een workflow?

Een workflow is een reeks stappen die automatisch start zodra een medewerker of gebruiker iets indient in MijnLoket of Loket, bijvoorbeeld een adreswijziging of declaratie. Je bepaalt zelf wie een taak krijgt, wie iets moet goedkeuren of wie alleen een notificatie ontvangt.

Zo automatiseer je het proces, voorkom je fouten en hoeven HR of het kantoor niet steeds handmatig in te grijpen.

Waar stel je workflows in?

Ga in Loket naar: Werkgever ➔ Beheer ➔ Workflows

Klik op een workflow die je wilt activeren, zoals ‘Declaratie medewerker’ of ‘Update adres medewerker’.

Hoe werkt het instellen?

Elke workflow bestaat uit maximaal zes stappen. Per stap kies je wat er moet gebeuren:

• Notificatie: iemand ontvangt een e-mail met een melding
• Taak: er komt een taak in het takencentrum (optioneel met e-mailmelding)
• Goedkeuren: de verantwoordelijke moet iets goedkeuren in het takencentrum

Wijs de actie toe aan een rol of een specifieke gebruiker. Een rol is flexibeler, omdat je die voor meerdere klanten kunt gebruiken.

Heb je geen goedkeuringsstap ingesteld? Dan wordt de wijziging automatisch verwerkt zodra de medewerker het indient.

Emailinstellingen per uitvoerder 

Je kunt in de workflow editor per uitvoerder instellen of er een e-mail verstuurd moet worden. Dit geeft je meer controle over de communicatie binnen workflows. In plaats van één algemene instelling voor alle uitvoerders, kun je nu per rol of type uitvoerder de schakelaar ‘E-mail sturen’ aan- of uitzetten.

Daarmee kun je er nu dus voor kiezen om de afdelingsmanager of een rol wél een e-mail te laten ontvangen terwijl dit voor de providergebruiker of werkgevergebruiker niet nodig is. 

Ga naar de betreffende stap in de workflow, selecteer de uitvoerders en gebruik de schakelaar naast elke uitvoerder om te bepalen of deze een e-mail ontvangt.

Handig om te weten:

• Bij een 'Notificatie-stap' verdwijnt de schakelaar omdat er bij een notificatie een e-mail wordt verstuurt. Hierbij kun je dus uitsluitend kiezen wie deze e-mail ontvangt. 
• Onder in het scherm zie je tot hoeveel e-mails er totaal verstuurd gaan worden met de inrichting. 

Welke workflows kun je activeren?

De volgende workflows zijn beschikbaar in Loket en kun je gebruiken met MijnLoket:

• Declaratie medewerker
• Update adres medewerker
• Update burgerlijke staat medewerker
• Update contactgegevens medewerker
• Update contactpersonen medewerker
• Update rekeningnummer (IBAN)

Daarnaast zijn de volgende workflows beschikbaar in Loket als Management Self Service:

• Contract verlengen
• Dienstverband beëindigen